10.1 Chaque exploitant consigne les renseignements suivants au sujet des feuilles de bingo :
10.2 Chaque exploitant fait l’inventaire du nombre de feuilles de bingo après chaque activité de bingo et fait le rapprochement de ces inventaires tous les mois.
10.3 Chaque exploitant fait en sorte que le rapprochement mensuel de l’inventaire mentionné à 10.2 soit terminé au plus tard le 5e jour du mois faisant suite au mois pour lequel le rapport a été préparé.
10.4 Chaque exploitant conserve les dossiers suivants en ce qui a trait aux activités de bingo :
10.5 Chaque exploitant conserve les dossiers suivants relativement au matériel de jeu :
10.6 Chaque exploitant prépare chaque mois un rapport financier précisant les recettes générées dans la salle de bingo par l’exploitant de salle de bingo ou toute tierce partie avec laquelle l’exploitant de salle de bingo a signé un contrat ou qu’il autorise à fournir des biens et services à des fins de vente aux joueurs dans la salle de bingo ou dans une salle adjacente.
10.7 Les recettes mentionnées à 10.6 englobent les recettes de toutes les sources, notamment les commissions provenant de la vente de produits de la Société des loteries et des jeux de l’Ontario, de nourriture et de boissons, y compris les concessions exploitées par l’exploitant de salle de bingo ou par une tierce partie, les recettes générées par la vente d’autres biens ou services fournis aux clients et les recettes découlant de la présence des joueurs, notamment les revenus tirés de la publicité.
10.8 Le rapport mentionné à 10.6 est signé par un signataire autorisé de l’exploitant de salle de bingo ayant vérifié si le rapport était exact et est fourni à l’association d’organismes de bienfaisance tous les mois.
10.9 Sur demande de l’association d’organismes de bienfaisance, l’exploitant fournit des copies des déclarations qu’il a produites pour la taxe sur les produits et services et la taxe de vente au détail en vue de confirmer les recettes mentionnées à 10.6. Si l’exploitant ne vend pas de biens ou de services directement aux joueurs, il fournit à l’association d’organismes de bienfaisance des documents suffisants pour qu’elle puisse vérifier les renseignements fournis au sujet de ces ventes.
10.10 L’exploitant est responsable de tout coût devant être assumé pour fournir les documents décrits à 10.6 et 10.9.
10.11 Chaque exploitant de salle de bingo instaure un système de contrôle interne.
10.12 Le système de contrôle interne instauré par le l’exploitant de salle de bingo fournit une garantie raisonnable de ce qui suit :
10.13 On peut exiger qu’un exploitant fasse vérifier son système de contrôle interne par un cabinet d’experts comptables indépendant pour s’assurer qu’il répond aux critères énoncés à 10.12. Le rapport préparé par le cabinet est fourni au registrateur sur demande de ce dernier.
10.14 Le rapport mentionné à 10.13 indique si les procédures appropriées sont en place pour assurer la réalisation des objectifs liés au contrôle interne décrits à 10.12 et signale toute insuffisance.
10.15 Les dossiers devant être conservés en vertu de l’article 10 le sont pendant au moins quatre ans.