Tombolas électroniques : délivrance de licences

Cette page a pour objectif d’aider les personnes qui présentent une demande de licence pour l’exploitation d’une tombola électronique. Les fournisseurs qui souhaitent s’inscrire auprès de la CAJO doivent consulter la page intitulée ​fournisseurs pour les jeux de bienfaisance.

Le registrateur a mis en place un nouveau cadre de réglementation des tombolas électroniques qui permettra aux organismes de bienfaisance ou aux organisations religieuses admissibles d’obtenir une licence pour la mise sur pied et l’exploitation de tombolas électroniques en Ontario.

Les tombolas électroniques désignent l’utilisation d’ordinateurs pour la vente de billets, la sélection des gagnants et la remise des prix dans le cadre d’une tombola pourvue d’une licence et exploitée par un organisme de bienfaisance.

Pour des renseignements sur le nouveau cadre de réglementation des tombolas électroniques et sa mise en œuvre progressive, veuillez consulter ce ​Bulletin D’information No.81.

Si vous avez déjà soumis une demande de permis pour une tombola électronique, veuillez passer à l’étape 3.

Avant la tombola

DÉTERMINATION DE L’ADMISSIBILITÉ À UNE LICENCE DE JEUX À DES FINS DE BIENFAISANCE

L’admissibilité de votre organisme est déterminée par l’autorité compétente à qui vous présentez votre demande. L’enregistrement à titre d’organisme de bienfaisance auprès de l’Agence du revenu du Canada ou la constitution en tant qu’organisme sans but lucratif ne garantissent pas l’admissibilité à l’obtention d’une licence.

Votre organisme peut être admissible s’il répond aux conditions suivantes :

  • de soulager la pauvreté;
  • de faire avancer l’éducation;
  • de faire avancer la religion;
  • de faire bénéficier la collectivité;
  • il s’est livré à des activités conformes à ses objectifs de bienfaisance pendant au moins une année;
  • il est situé en Ontario;
  • il est un organisme sans but lucratif.

Les organismes qui favorisent uniquement les intérêts privés de leurs membres ne sont pas admissibles à une licence de loterie. Parmi ces organismes, citons :

  • les organismes tenant des activités récréatives et sportives pour adultes;
  • les équipes sportives individuelles;
  • les syndicats ou regroupements d’employés;
  • les clubs sociaux;
  • les associations professionnelles;
  • les groupes politiques, gouvernementaux, de pression ou militants.

Afin de nous permettre de déterminer votre admissibilité, veuillez joindre à votre demande une copie de chaque document applicable se rattachant à votre fondation ou à votre organisme de bienfaisance (voir ci-dessous).

  • les lettres patentes;
  • les règlements administratifs;
  • l’acte constitutif;
  • la charte;
  • l’acte de fiducie;
  • l’acte de constitution ou les statuts, signés au besoin;
  • l’avis d’enregistrement de l’Agence du Revenu du Canada, si votre organisme est enregistré;
  • la description détaillée des programmes ou des services (leur nature, la façon dont ils sont offerts, les coûts particuliers, les documents à l’appui, etc.);
  • le budget de fonctionnement actuel;
  • les états financiers vérifiés du dernier exercice;
  • la liste des membres du conseil d’administration et leurs coordonnées;
  • la liste annuelle mise à jour des membres du conseil d’administration;
  • les modifications apportées aux documents constitutifs et au statut accordé par l’Agence du Revenu du Canada (y compris les modifications, les ajouts, les remises en vigueur, les révocations et les dissolutions);
  • les états financiers annuels vérifiés (voir la section Présentation des rapports du formulaire ​ Modalités – Licence de tombola).

Si vous croyez que votre organisme de bienfaisance est admissible à la lumière des renseignements ci-dessus, passez à l’étape 1. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec la CAJO au : 416 326‑8700, ou sans frais en Ontario au : 1 800 522‑2876. 

ÉTAPE 1 : PLANIFICATION INITIALE DE LA TOMBOLA

Voici les éléments dont vous devez tenir compte lorsque vous planifiez votre activité :

  • Le lieu de l’activité :
    • À quel endroit l’activité aura-t‑elle lieu?
    • Le propriétaire a-t‑il consenti à la tenue de l’activité de jeu à des fins de bienfaisance?
  • Les conséquences ou les risques entraînés si l’installation est visée par un permis d’alcool.
  • Le choix d’un fournisseur de biens ou de services relatifs au jeu inscrit auprès de la CAJO pour la fourniture du système de tombola électronique.

ÉTAPE 2 : EXAMEN DES MODALITÉS APPLICABLES

Veuillez vous assurer de bien lire et comprendre les modalités applicables avant de présenter votre demande à la CAJO. Les titulaires de licence de tombolas électroniques doivent se conformer aux modalités suivantes :

ÉTAPE 3 : LISTE DE VÉRIFICATION DE L’ADMISSIBILITÉ ET DEMANDE DE LICENCE

Avant de remplir une demande de licence, veuillez consulter les exigences relatives aux demandes de licences de tombola délivrées par le registrateur des alcools et des jeux . 

Le processus d’admissibilité et de demande de licence auprès de la CAJO nécessite au moins six-semaines.

Envoyez le formulaire de demande et tous les documents à l’appui (voir ci‑dessous) par courriel à lotterylicensing@agco.ca, ou par la poste au service à la clientèle à l’adresse suivante : 

Service à la Clientèle
Avenue Sheppard Est, bureau 200
Toronto, Ontario
M2N 0A4

Si vous soumettez votre demande par courriel, faites parvenir les originaux numérisés. Si vous le faites par le poste, envoyez des photocopies de ceux-ci.

Ci-dessous se trouve la liste de vérification des documents nécessaires à l’appui de votre demande de licence de tombola électronique. L’autorité compétente pourrait vous demander de fournir des renseignements supplémentaires.

  • Remplissez le formulaire général de demande en cliquant ici.
  • Une copie de l’avis municipal. Vous devez aviser la municipalité par écrit de votre intention de faire une demande de licence de tombola électronique et fournir une copie de cet avis écrit à la CAJO avec votre demande.
  • Les règles du jeu de la tombola électronique.
  • Un échantillon de billet.
  • La liste des activités prévues.
  • Un plan des lieux indiquant l’endroit où seront vendus les billets.
  • Une lettre de crédit de soutien irrévocable payable au Ministre des Finances pour les tombolas à prix fixe d’une valeur de plus de 10 000 $, excepté pour les tirages électroniques moitié-moitié, qui ne nécessitent pas de lettre de crédit, à moins qu’elle ne soit exigée par l’autorité compétente.
  • Les rapports financiers relatifs aux licences de tombola en suspens  (voir la section Présentation des rapports du Licence de tombola) (tirage).
  • Les rapports financiers en suspens relatifs à d’autres activités de jeu à des fins de bienfaisance.

La CAJO exige un avis écrit d’au moins deux semaines pour toute modification apportée à une demande. Toutefois, la modification ne sera pas automatiquement approuvée et pourrait ne pas être permise.

La façon dont votre organisme utilisera les produits nets doit être décrite dans la demande. Par conséquent, vous devez dresser la liste des projets ou des postes auxquels serviront les produits nets. Ils doivent correspondre aux objectifs de votre organisme, conformément à vos documents constitutifs, et non à votre énoncé de mission ni à vos objectifs de bienfaisance.

Les licences expirées ne peuvent être ni modifiées ni annulées. Si vous modifiez votre demande de licence avant de la soumettre à l’autorité compétente, les signataires de la demande ainsi que les autres signataires des documents doivent parapher toutes les modifications dans chacun des documents. Si vous modifiez votre demande de licence après l’avoir soumise, les modifications doivent être présentées par écrit sur le papier à en-tête de votre organisme et signées par les signataires de la demande. De plus, vous devez y joindre les documents visés par les modifications.​  

ÉTAPE 4 : PAIEMENT DES DROITS DE LICENCE

Le montant des droits d’une licence de tombola électronique représente un pour cent de la valeur totale des prix à décerner.

  • Le paiement doit être fait au Ministre des Finances.
  • Des frais administratifs sont perçus pour les chèques retournés par la banque.

Pendant la tombola

ÉTAPE 5 : TENUE DE LA TOMBOLA

En cas de problème pendant la tombola, le titulaire de licence doit aviser le registrateur. Les avis doivent être conformes à la ​matrice d’avis relatifs aux tombolas électroniques.  

Des inspecteurs de la CAJO pourraient être présents à votre activité pour s’assurer que les exigences liées à la licence sont respectées, notamment que :

  • votre licence de tombola électronique est visible;
  • les exploitants des tombolas connaissent les modalités (étape 2);
  • la CAJO a approuvé le système de tombola électronique (solution);
  • les règles de jeu peuvent être consultées par le public;
  • la vente des billets commence et se termine conformément à la licence de loterie;
  • les documents de publicité et de marketing ne sont pas trompeurs;
  • les résultats des tirages sont confirmés;
  • les bénévoles ne vendent pas de billets aux personnes mineures;
  • le personnel de la tombola sait comment référer les clients à la ligne ontarienne d’aide sur le jeu problématique.

Après la tombola

ÉTAPE 6 – CONCLUSION DE LA TOMBOLA

Une fois l’activité terminée, le titulaire de la licence est chargé de présenter des rapports à la CAJO.

Si un incident s’est produit avant ou pendant la tombola électronique pourvue d’une licence, le titulaire de la licence doit remplir un ​rapport de conformité à la suite d’une tombola électronique, comme le prévoit la ​matrice d’avis relatifs aux tombolas électroniques, et comme précisé à l’étape 5.

Le titulaire de la licence doit fournir à l’autorité compétente un rapport financier contenant les résultats de la tombola dans le formulaire prescrit :

Les documents suivants doivent être joints au rapport financier :

  • une copie de tous les bordereaux de dépôt liés à l’activité;
  • la liste des gagnants;
  • le compte rendu des problèmes de conformité, s’il y a lieu, au moyen du rapport de conformité à la suite d’une tombola électronique.

Remarques :

  • Le rapport financier doit être rempli dans les 30-jours suivant la date du dernier tirage. L’autorité compétente peut demander les documents supplémentaires jugés nécessaires pour confirmer la validité de certains détails liés à l’activité, comme les reçus pour chacune des dépenses engagées.
  • Le titulaire de la licence doit inscrire dans le rapport financier tous les prix qui ont été donnés. La valeur des prix donnés ne doit pas être déduite des recettes brutes.
  • Lorsqu’on lui demande, le titulaire de la licence doit fournir les états financiers vérifiés à l’autorité compétente dans les 120-jours suivant la demande ou dans tout autre délai imposé par l’autorité compétente.
  • Les renseignements sur l’utilisation des produits nets doivent être communiqués à la CAJO.
  • Les produits doivent être déposés dans le compte de loterie en fiducie.