Les titulaires de licence doivent disposer d’un système de point de vente (PdV) dans le magasin autorisé. Le système de PdV doit, au minimum, enregistrer toutes les transactions de cannabis dans le magasin autorisé et être intégré automatiquement à la plateforme de soumission des données pour les points de vente.

En 2024, la CAJO et la Société ontarienne du cannabis (SOC) ont mis en place la plateforme de soumission des données pour les points de vente pour vous aider à réduire votre fardeau réglementaire, à la fois en simplifiant vos exigences en matière de déclaration du cannabis et en améliorant sa précision. En vertu de la Norme 8.6 des Normes du registrateur, tous les détaillants autorisés de l’Ontario sont tenus d’utiliser un système de PdV en magasin qui est entièrement intégré à la plateforme automatisée de soumissions des données pour les PdV.

Comment ça marche

La plateforme automatisée de soumission des données pour les PdV extrait, normalise et valide automatiquement les données que vous avez déjà dans votre système. Cela se fait par le biais d’une interface de programmation d’applications (API) entre votre système de PdV et la plateforme automatisée de soumission des données pour les points de vente. La SOC traite les données extraites et les partage avec la CAJO, tout en vous informant des éventuelles erreurs. 
La plateforme automatisée de soumission des données pour les PdV élimine la nécessité de préparer et de soumettre des rapports mensuels et améliore l’exactitude des données soumises afin de mieux répondre aux exigences réglementaires provinciales et fédérales en matière de rapports.

Votre fournisseur de PdV doit configurer votre système de manière à ce que les données requises pour les rapports réglementaires provinciaux et fédéraux soient automatiquement extraites directement de votre système de PdV en magasin. Vous êtes tenu de vous assurer que le système de PdV que vous utilisez est configuré et intégré à la plateforme automatisée de soumission des données pour les PdV. Contactez votre fournisseur pour confirmer le tout, conformément à vos obligations réglementaires.

Une fois traitées par la SOC, les données requises pour les rapports provinciaux et réglementaires seront disponibles pour les rapports réglementaires fédéraux. La SOC remplit les rapports exigés par Santé Canada.
L’intégration de votre système de PdV à la plateforme de données du PdV vous permet de répondre aux exigences réglementaires provinciales et fédérales en matière de rapports.

Une liste des fournisseurs de points de vente qui sont entièrement intégrés à la plateforme automatisée de soumission des données pour les points de vente est disponible ici. Pour de plus amples renseignements sur celle-ci, envoyez un courriel à OntarioCannabisDataReporting@ocs.ca.

Sécurité des données

La plateforme automatisée de soumission des données pour les PdV vous enverra automatiquement une notification d’erreur de rapprochement de données si les données envoyées par votre système PdV ne sont pas compatibles avec la plateforme. La ou les notifications listeront les erreurs de rapprochement des données que vous devez résoudre.

Des erreurs de rapprochement de données peuvent être générées pour plusieurs raisons, notamment des problèmes de continuité des données (p. ex. erreur de saisie, transfert invalide) et des problèmes techniques (p. ex. un problème avec le système de PdV).Une liste des messages d’erreur de rapprochement des données est disponible sur la page Web du grossiste de la SOC (anglais seulement).

Il est important que vous traitiez rapidement toute ’erreur en lien avec les données dont vous êtes avisé afin de maintenir l’exactitude et la conformité des données. Si vous avez des questions sur des messages d’erreur spécifiques, contactez votre fournisseur de PdV.

La CAJO valide les données entrantes pour garantir le respect par les détaillants de leurs obligations réglementaires. Si nos efforts de validation identifient des problèmes, nous pouvons vous contacter directement pour les résoudre.

REMARQUE : La plateforme automatisée de soumission des données pour les PdV envoie des notifications d’erreur chaque semaine. Une fois que vous avez résolu une erreur, veuillez prendre en compte le temps nécessaire pour que la SOC valide la correction. Ce délai peut faire en sorte que l’erreur continue d’apparaître dans la liste d’erreurs de la semaine suivante. S’il vous plaît, soyez patients. Une fois les nouvelles données traitées et validées, l’erreur devrait se résoudre et vous recevrez une notification indiquant le changement de statut de Nouveau/Existant à Résolu. 

Continuez à résoudre toutes les nouvelles notifications d’erreur que vous recevez. 

Qu’est-ce que je dois faire?

• Examinez toutes les notifications d’erreur de rapprochement de données que vous recevez et résolvez-les dès que possible afin d’assurer l’exactitude et la conformité des données.
• Si vous avez besoin d’aide pour corriger certaines erreurs de rapprochement de données, nous vous recommandons de collaborer avec votre fournisseur de PdV.
• Si vous avez de la difficulté à résoudre les erreurs avec votre fournisseur de PdV, veuillez informer l’équipe du service à la clientèle de la SOC en appelant le 1 877 627-1627.

REMARQUE : Pour le moment, une seule personne-ressource peut recevoir des courriels d’erreur de rapprochement des données pour chaque autorisation de magasin de vente au détail de cannabis. Pour mettre à jour votre les coordonnées de cette personne, veuillez communiquer avec l’équipe du service à la clientèle de la SOC en appelant le 1 877 627-1627.

Besoin d’aide?

Si vous avez des questions concernant des messages d’erreur spécifiques, ou si vous avez une accumulation d’erreurs non résolues, veuillez contacter directement votre fournisseur de PdV. 

Pour plus d'informations, consultez : Plateforme de soumission des données sur les points de vente de cannabis : notifications d’erreur (Foire aux questions)

Pour vos questions concernant vos exigences réglementaires :

• Consultez les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis.
• Contactez votre inspecteur de la CAJO. Si vous ne savez pas qui est votre inspecteur local, ou si vous avez égaré ses coordonnées, veuillez communiquer avec compliance@agco.ca en mentionnant l’adresse de votre magasin pour être mis en contact avec celui-ci.
• Communiquez avec le service à la clientèle de la CAJO à customer.service@agco.ca.

Fermeture d’un magasin autorisé

Si vous êtes titulaire d’une autorisation de magasin de vente au détail de cannabis et que vous fermez définitivement un magasin autorisé, vous devez informer la CAJO de votre intention de fermer par :

• Un avis à la CAJO par le biais de la matrice d’avis de la CAJO,
• La soumission d’une demande d’annulation d’une modification d’autorisation sur le portail en ligne iCAJO.

Si vous vendez du cannabis à un autre titulaire d’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis, vous devez :

• notifier par écrit la vente à la CAJO dans le cadre de la demande d’annulation d’une modification d’autorisation sur le portail en ligne iCAJO. 

Une fois que la demande d’annulation de l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis a été soumise et que les deux parties ont reçu une correspondance écrite de la CAJO indiquant si l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis est en cours de suspension ou si des propositions de révocation ou de suspension de l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis ou de la licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis ont été émises, et que les parties procèdent à la transaction de vente, les deux parties doivent documenter avec précision la transaction de vente et d’achat de cannabis de la manière suivante :

• Le titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui ferme son magasin doit enregistrer la vente de cannabis comme un transfert sortant entre magasins dans son système de PdV, en identifiant le numéro d’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis du titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui achète le cannabis pour indiquer à qui le cannabis est vendu. Cette opération doit être effectuée avant l’annulation de l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis.
• Le titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui achète le cannabis doit enregistrer l’achat comme un transfert entrant entre magasins dans son système de PdV une fois qu’il l’a transporté dans son magasin, en indiquant le numéro autorisation de magasin de vente au détail de cannabis du titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui vend le cannabis afin de préciser l’endroit où le cannabis a été acheté.
  • Remarque : L’acheteur et le vendeur sont tous deux tenus de s’assurer que le stock correspond au contrat de vente avant que le cannabis ne soit transporté vers le magasin de vente au détail de l’acheteur.

Pour connaître les étapes réglementaires et opérationnelles détaillées à suivre avant de fermer un magasin de vente au détail, veuillez consulter les sections « Demande d’annulation d’une licence/d’une autorisation » et « Ventes de stocks entre exploitants » du présent guide.

Transfert d’une autorisation de magasin de vente au détail de cannabis

Lorsqu’une autorisation de magasin de vente au détail de cannabis est transférée, tout stock de cannabis existant est transféré avec l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis. Chaque titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis impliqué dans le transfert de l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis doit documenter avec précision les stocks de cannabis entrants et sortants dans leurs systèmes de points de vente respectifs.

Une fois que le transfert de l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis a été approuvé par le registrateur, le titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui détenait précédemment l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis et le titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui détient désormais l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis doivent chacun enregistrer la transaction dans leur système de PdV.
Lorsque la demande de transfert est prête à être approuvée, la CAJO fournit au demandeur des conseils sur les étapes suivantes : 

• Le titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui reçoit l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis recevra un nouveau numéro d’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis.
• Le titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui reçoit le nouveau numéro d’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis doit communiquer ce numéro au titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui transfère l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis.
• Le titulaire d’une licence d’exploitation pour vente au détail de cannabis qui transfère l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis enregistrera le stock de cannabis qui reste dans le magasin autorisé en tant que transfert inter-magasins sortant dans son système de PdV. Le nouveau numéro d’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis sera utilisé en tant que destinataire de l’inventaire transféré. Cette opération doit être effectuée avant que la demande de transfert ne soit approuvée.
• Une fois la demande de transfert approuvée, la licence d’exploitation pour vente au détail qui reçoit l’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis (AMVD) l’obtiendra par courriel. Le nouveau titulaire de l’AMVD doit contacter la Société ontarienne du cannabis (SOC) pour conclure un accord commercial et demander à son fournisseur de point de vente (PdV) d’intégrer son système de point de vente en magasin à la plateforme de soumission de données de la SOC. Une fois le système de point de vente intégré, l’AMVD doit enregistrer le stock de cannabis entrant comme un transfert intermagasins dans son système de point de vente, en indiquant l’ancien numéro de l’AMVD comme source du transfert.

Pour connaître en détail les étapes réglementaires et exploitantes requises pour les transferts d’autorisation de magasin de vente au détail de cannabis, veuillez vous reporter à la section «  Transférer une autorisation de magasin de vente au détail » de ce guide.

Veuillez vous référer à la section Directives de saisie des données pour la vente de graines de cannabis pour les instructions sur la saisie des données dans un système de PdV des Directives de la CAJO sur saisie des données pour la vente de graines de cannabis : module d’apprentissage en ligne , comme indiqué dans la section Ressources utiles de ce guide.

Vue d’ensemble

Dans le cadre du processus global de suivi de la CAJO visant à assurer le respect des normes, des lois et règlements du registrateur, les titulaires de licence doivent se conformer aux obligations minimales de notification au registrateur, comme il est indiqué dans le document de la CAJO Exigences relatives aux rapports réglementaires – Cannabis (Matrice d’avis). Ces normes comprennent (mais sans s’y limiter) :

• l’obligation de signaler les cas de perte ou de vol de produits;
• les modifications de la présentation du magasin;
• les défaillances des systèmes de surveillance;
• l’obligation de fournir l’adresse de votre site Web à la CAJO et veiller à ce qu’elle reste à jour.

Les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis (Norme 1.6) exigent que les exploitants se conforment à ces exigences de notification, notamment en respectant les délais de soumission prescrits.

Selon la norme 8.1.10, qui est entrée en vigueur le 30 juin 2022, les exploitants de magasins autorisés de vente au détail de cannabis sont tenus de faire le suivi des accords et de l’acceptation de tout article, avantage ou service (en vertu de la norme 6.5) au moyen du modèle du rapport réglementaire sur le cannabis en vertu de la norme 8.1.10 de la CAJO. Ces documents, comme tous les autres documents énumérés dans la norme 8.1, doivent être fournis à la CAJO sur demande.

Q : Quelle est la méthode de destruction approuvée par la CAJO?

R : Il n’existe aucune méthode approuvée, mais la méthode de votre choix doit respecter la norme 3.0 du registrateur.

Q : Si je désire utiliser mon stock à des fins de présentation, puis-je le faire par l’intermédiaire d’un rajustement du stock?

R : Non, tout produit utilisé à des fins de présentation doit être acheté à un coût supérieur à 0 $.

Q : Puis-je utiliser à des fins de présentation un article mis de côté en vue de sa destruction?

R : Non, tout produit utilisé à des fins de présentation doit être saisi comme information de vente, et son prix doit être supérieure à 0 $.

Q : Puis-je retirer des produits du stock à un coût de 0 $ à des fins personnelles?

R : Non, tous les produits de cannabis doivent être saisis comme information de vente, et leur prix doit être supérieur à 0 $. Fournir gratuitement des produits de cannabis à du personnel contrevient à la norme 6.3 : « Les titulaires de licence ne peuvent pas fournir gratuitement du cannabis ou des accessoires de cannabis, ni offrir quelque autre chose ou avantage que ce soit, à titre d’incitation à l’achat de cannabis ou d’un accessoire de cannabis ».

Q : Si un client retourne un produit, mais que celui-ci est perdu avant d’être rajouté au stock, comment doit-on saisir les données?

R : Suivez ces trois étapes :

• Traitez le retour selon les instructions fournies dans la partie Retour d’un client des Lignes directrices sur la saisie de données de suivi du cannabis.
• Retirez le produit du stock et consignez-le comme perte ou vol selon les instructions fournies dans la partie Perte ou vol du cours intitulé Lignes directrices sur la saisie de données de suivi du cannabis.
• Avisez la CAJO de l’incident en un jour ouvrable.

Pour obtenir plus de renseignements sur la plateforme de soumission des données des points de vente, envoyez un courriel à l’adresse suivante : OntarioCannabisDataReporting@ocs.ca 

Pour obtenir plus de renseignements sur les exigences en matière de déclaration des données relatives au cannabis en Ontario, envoyez un courriel à l’adresse suivante : cannabisreporting@agco.ca  

• Cours d’apprentissage électronique : Lignes directrices sur la saisie de données de suivi du cannabis (clé de licence : 8444-6196-1617-3306) – Ce module d’apprentissage en ligne sur la saisie des données de la CAJO est conçu pour aider les détaillants à comprendre comment saisir les données de vente au détail dans leur système de point de vente et maintenir des enregistrements précis et cohérents pour une variété de types de saisie de données. Pour obtenir plus de renseignements sur l’accès au cours, voir ces instructions. 
• Ontario Cannabis Store Wholesale Learn  (anglais seulement) – Ce site Web fournit aux détaillants autorisés de l’Ontario des renseignements sur la façon de travailler avec la société ontarienne de cannabis (SOC).

La CAJO et la SOC s’engagent à garantir la vente sûre et responsable du cannabis en Ontario et continueront d’ajuster les processus pour refléter des solutions durables et évolutives.