Rapports réglementaires périodiques

Présentation

La Loi de 2018 sur les licences liées au cannabis et le Règlement de l’Ontario 468/18 confèrent au registrateur le pouvoir d’établir des normes qui régissent les éléments suivants :

  • les locaux, équipements et installations du magasin, y compris la surveillance et la sécurité;
  • la prévention des activités illégales;
  • les activités de publicité et de promotion;
  • la formation sur la consommation et la vente responsable de cannabis;
  • la protection des actifs;
  • la tenue des dossiers et mesures visant à assurer la confidentialité et la sécurité des dossiers;
  • la conformité au système fédéral de suivi du cannabis.

Ces normes sont décrites dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis. Les titulaires de licence doivent se conformer aux Normes du registrateur ainsi qu’à toutes les lois et à tous les règlements applicables, y compris la Loi de 2017 sur le contrôle du cannabis, la Loi de 2018 sur les licences liées au cannabis et le Règlement de l’Ontario 468/18.

Dans le cadre du processus global de surveillance de la CAJO, visant à assurer la conformité aux normes du registrateur, les lois et règlements, tous les titulaires de licence sont tenus de se conformer aux obligations minimales de notification au registrateur, telles que décrites dans la matrice établie de notification de la CAJO. La matrice de notification de la CAJO exige que les titulaires de licence soumettent les rapports périodiques et les rapports d’incidents suivants :

Rapports réglementaires Calendrier Responsabilisation et présentation
Rapport sur les écarts dans les soldes de stocks (quantités par enregistrement et résultats hebdomadaires de l’inventaire physique) Dès que possible (dans les 24 heures suivant la prise de connaissance des écarts)
  • Exploitant titulaire d’une licence; OU

  • Gérant de magasin de vente au détail titulaire d’une licence

Rapport sur les produits de cannabis détruits Au plus tard le 5e jour du mois suivant
  • Exploitant titulaire d’une licence; OU

  • Gérant de magasin de vente au détail titulaire d’une licence

Rapport sur tous les transferts entre magasins de produits du cannabis (entrants et sortants) Au plus tard le 5e jour du mois suivant
  • Exploitant titulaire d’une licence; OU
  • Gérant de magasin de vente au détail titulaire d’une licence

Rapport sur les écarts dans les soldes des stocks

Comme l’exige l’article 8.2 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis, les titulaires de licence doivent :

  • effectuer un dénombrement physique complet de tous les produits de cannabis sur une base hebdomadaire au minimum ou sur demande de la CAJO;

  • tenir un journal des résultats de l’inventaire physique et informer la CAJO dès que possible (dans les 24 heures suivant la prise de connaissance d’une anomalie) de toutes les anomalies décelées entre les résultats hebdomadaires de l’inventaire physique et la quantité de stocks correspondante par enregistrement à la date de l’inventaire.

Si des écarts sont notés/décelés sur la base des résultats de l’inventaire physique hebdomadaire, les titulaires de licence doivent également préparer et soumettre un rapport sur les écarts dans les soldes des stocks à la CAJO. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section A du « Rapport périodique réglementaire » du présent document.

Rapport sur les produits de cannabis détruits

Comme l’exige l’article 3.1 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis les titulaires de licence doivent détruire ou rendre inutilisables les produits de cannabis qui ne sont pas admissibles à la vente et qui ne peuvent être retournés à la Société ontarienne du cannabis.

Comme l’exige l’article 3.3 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis, les titulaires de licence doivent détruire chaque mois (au minimum) les produits du cannabis qui ne sont pas admissibles à la vente.

Comme l’exige l’article 8.1.2.d des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis, les titulaires de licence doivent tenir et conserver des dossiers pendant au moins trois (3) ans sur tous les produits de cannabis détruits.

Les titulaires de licence doivent préparer un rapport sur les produits de cannabis détruits pour toutes les destructions de produits de cannabis effectuées au cours d’un mois donné et doivent soumettre leur rapport à la CAJO au plus tard le cinquième jour du mois suivant. La présentation de ce rapport réglementaire n’est pas requise si aucune destruction de produits du cannabis n’a eu lieu au cours du mois de déclaration. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section B des « Rapports périodiques réglementaires ».

Rapport sur tous les transferts entre magasins de produits du cannabis (entrants et sortants)

Comme l’exige l’article 4.2 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis, les titulaires de licence qui détiennent plus d’une autorisation de magasin de détail peuvent transférer des produits du cannabis entre leurs magasins de vente au détail. Les Normes stipulent en outre que tous les mouvements de produits de cannabis entre magasins doivent être consignés dans des registres.

Les titulaires de licence doivent préparer un rapport sur tous les transferts entre magasins de produits du cannabis pour tous les transferts entre magasins (entrants et sortants) effectués au cours du mois et soumettre ce rapport à la CAJO au plus tard le cinquième jour du mois suivant. La présentation de ce rapport réglementaire n’est pas requise si aucun transfert entre magasins (entrant ou sortant) de produits de cannabis n’est effectué au cours du mois de déclaration. Pour plus d’informations, reportez-vous aux sections C et D des « Rapports périodiques réglementaires - Lignes directrices », du présent document.

Le present document (connu sous le nom de « Guide de déclaration ») fournit aux titulaires de licence des lignes directrices et des spécifications détaillées pour les aider à se conformer à leurs obligations en matière de notification et de déclaration au registrateur, conformément à la matrice de notification.

Les titulaires de licence doivent lire et comprendre le contenu du présent Guide de déclaration avant d’exploiter un magasin de détail de cannabis. Un exemplaire de ce guide doit être conservé dans le magasin en tout temps et doit être facilement accessible par le personnel responsable du magasin à des fins de référence au besoin.

Rapports périodiques réglementaires

A. Modèle de rapport normalisé nº 1 - Rapport sur les écarts dans les soldes des stocks (au livre par rapport aux résultats hebdomadaires du dénombrement physique)

Description Type de champ Directives détaillées
Catégorie de produit Texte

Identifiez le type de catégorie de produit de cannabis déclaré comme suit :

  • Cannabis séché
  • Cannabis pré-roulé
  • Huile de cannabis
  • Capsules
  • Graines de cannabis.
Unité de gestion de stock du produit (UGS)

Alpha

Numérique

Il s’agit de l’identificateur de produit unique attribué à chaque produit de cannabis vendu par La Société ontarienne du cannabis aux titulaires de licence. Les systèmes d’inventaire permanent des titulaires de licence doivent faire référence à l’UGS spécifique fournie par la SOC et ne doivent utiliser aucun autre identificateur de produit du cannabis.
Code universel de produit (CUP) Numérique
  • Il s’agit du « code universel de produit » applicable à une taille ou un format particulier d’une UGS en particulier.
  • Un CUP est composé de chiffres qui constituent le code à barres utilisé pour numériser un article au point de vente.
  • Les codes CUP de chaque article seront fournis aux titulaires de licence avant le lancement des magasins autorisés..
Unité de mesure (UDM) Texte Il s’agit de la norme de l’unité ou des systèmes d’unités au moyen de laquelle la quantité de stock pour chaque UGS est exprimée ou comptabilisée. La même unité de mesure que celle dans laquelle chaque UGS a été achetée auprès de la SOVC doit être utilisée.
Solde au livre Numérique Il s’agit du volume total ou de la quantité de chaque UGS en stock, tel qu’il est consigné aux livres (registres d’inventaire permanent) à la date de l’inventaire physique.
Solde par inventaire physique hebdomadaire Numérique Il s’agit du volume total ou de la quantité de chaque UGS en fonction des résultats de l’inventaire physique.
Différence (écart) Numérique Il s’agit de la différence de volume ou de quantité (excédentaire ou manquant) entre les éléments 3 et 4 pour chaque UGS.
Commentaires/Disposition Texte Utilisez ce champ pour décrire la cause ou le motif de l’écart décelé et la disposition prise pour ajuster les soldes des stocks en conséquence.

B. Modèle nº 2 - Rapport sur les produits de cannabis détruits

Description Type de champ Directives détaillées
Catégorie de produit Texte

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de gestion de stock du produit (UGS)

Alpha

numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Code universel de produit (CUP) Numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de mesure (UDM) Texte Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Quantité détruite Numérique

Indiquez le volume total ou la quantité d’une UGS détruite au cours d’un mois civil donné.

Date de la destruction Numérique Indiquez la date exacte (aaaa/mm/jj) où le produit de cannabis a été détruit.
Heure où la destruction a été faite Numérique Au format 24 heures (00 h 00 - 23 h 59), indiquez l’heure exacte à laquelle la destruction du produit de cannabis a été faite.
Méthode de destruction Texte

Décrivez la méthode utilisée pour détruire les produits du cannabis qui sont jugés inadmissibles à la vente ou inadmissibles à être retournés à la SOVC. Comme l’exige l’article 3.1 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis, les titulaires de permis doivent utiliser une méthode de destruction qui :

 

  1. est conforme à toutes les lois et à tous les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux applicables, y compris les lois sur la protection de l’environnement qui s’appliquent à l’endroit où ils sont détruits; et
  2. n’expose aucune personne à la fumée ou aux vapeurs de cannabis.
Faite par Texte

Si elle est effectuée par le titulaire de licence, indiquer le nom et le poste ou titre du personnel autorisé qui supervise la destruction des produits de cannabis jugés inadmissibles à la vente ou inadmissibles à être retournés à la SOVC. Le personnel autorisé peut être soit le gérant titulaire d’une licence, soit l’exploitant de magasin de vente au détail titulaire d’une licence, conformément à l’article 3.2 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

 

Si la destruction du produit de cannabis est effectuée par un tiers fournisseur de services sous contrat, indiquer le nom de l’entreprise ainsi que le nom et le titre de son représentant autorisé. Joignez une copie du certificat de destruction lorsque vous soumettez ce rapport à la CAJO.

Raison de la destruction Texte Expliquez ou décrivez la raison pour laquelle les produits de cannabis sont jugés inadmissibles à la vente ou inadmissibles à être retournés à la SOVC et donc détruits.

C. Modèle nº 3A - Rapport sur les transferts inter-magasins de produits du cannabis - entrants

Description Type de champ Directives détaillées
Catégorie de produit Texte

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de gestion de stock du produit (UGS)

Alpha

numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Code universel de produit (CUP) Numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de mesure (UDM) Texte Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Quantité reçue Numérique Indiquez le volume total ou la quantité totale d’UGS reçues des transferts inter-magasins entrants au cours d’un mois civil donné. Ne déclarez pas, à la rubrique « Quantité reçue », les transferts inter-magasins entrants au cours d’un mois civil donné qui sont encore en transit et qui n’ont pas encore été physiquement reçus le dernier jour de ce mois. Déclarez-les dans le mois suivant lorsque les stocks transférés ont été physiquement reçus.
Date de réception Numérique Indiquez la date exacte (aaaa/mm/jj) lorsque les transferts entrants d’UGS inter-magasins sont reçus physiquement et accusés réception ou signés par le magasin récepteur.
Reçu par Texte Indiquez le nom et le poste ou titre du personnel autorisé qui a accusé réception et validé la réception de chaque transfert inter-magasins entrant d’UGS.
Magasin à l’origine du transfert Texte et Numérique Indiquez le nom exact et complet et le nº d’autorisation du magasin à l’origine du transfert ou de la source des transferts entrants d’UGS.

D. Modèle nº 3B - Rapport sur les transferts inter-magasins de produits du cannabis - sortants

Description Type de champ Directives détaillées
Catégorie de produit Texte

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de gestion de stock du produit (UGS)

Alpha

numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Code universel de produit (CUP) Numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de mesure (UDM) Texte Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Quantité transférée Numérique Indiquez le volume total ou la quantité totale des transferts inter-magasins sortants d’UGS au cours d’un mois civil donné. Ne déclarez pas, à la rubrique « Quantité transférée », les transferts sortants entre magasins au cours d’un mois civil donné qui sont encore en transit et qui n’ont pas encore été physiquement reçus et dont le magasin destinataire n’a pas accusé réception le dernier jour de ce mois. Déclarez-les dans le mois suivant lorsque les stocks transférés ont été physiquement reçus et qu’un accusé de réception a été envoyé par le magasin récepteur.
Date du transfert Numérique Indiquez la date exacte (aaaa/mm/jj) à laquelle les transferts sortants entre UGS sont physiquement reçus, signés et approuvés par le magasin récepteur.
Magasin récepteur Texte et Numérique Indiquez le nom exact et complet et le numéro d’autorisation du magasin récepteur ou du destinataire des transferts inter-magasins sortants des UGS, ainsi que le nom et le poste ou titre du personnel autorisé du magasin qui a accusé réception et signé la réception du transfert des stocks.

Autres lignes directrices et spécifications générales en matière de présentation de rapports

Tous les titulaires de licence doivent se conformer aux lignes directrices et aux spécifications générales supplémentaires suivantes lorsqu’ils préparent et remplissent les rapports réglementaires susmentionnés :

  • Ne modifiez pas les en-têtes de colonne et descriptions dans aucun des modèles de rapport. (ne modifiez pas la langue utilisée dans les modèles de rapport, n’ajoutez pas de colonnes et ne fusionnez pas de cellules).
  • Des lignes supplémentaires peuvent être ajoutées au besoin pour saisir ou comptabiliser des postes d’inventaire supplémentaires. Toutefois, ne supprimez pas les lignes inutilisées ou non remplies.
  • Ne rapportez que l’information selon les exigences de chaque modèle de rapport. Ne fournissez pas de renseignements supplémentaires qui ne sont pas requis dans le modèle de rapport.

Veuillez-vous assurer que le nom de fichier respecte le format CRSA#_AGCO_MMAA, selon lequel :

CRSA# : le numéro d’autorisation du magasin de vente au détail;

MM: le mois;

AA: l’année.

Soumettez vos rapports périodiques et vos rapports d’incidents

  1. Date de présentation des rapports
    Tous les titulaires de licence sont tenus de remplir avec exactitude et de soumettre à la CAJO les rapports périodique et d’incidents, selon les besoins, en respectant le calendrier de présentation applicable, comme indiqué dans ce qui précède..
  2. Défaut de présentation à temps
    Le défaut de soumettre des rapports périodiques ou des rapports d’incidents exacts et complets dans les délais prescrits constitue une violation des Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis et peut entraîner des mesures réglementaires.
  3. Méthode de présentation
    Tous les titulaires de licence doivent téléverser et soumettre leurs rapports périodiques et leurs rapports d’incidents à la CAJO en ligne par le portail iCAJO. Pour plus d’informations, veuillez consulter la page Renseignements iCAJO .

 

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