Rapports des ventes au détail

Rapports - Lignes directrices et spécifications

Ce chapitre fournit des renseignements détaillés pour aider les exploitants de magasins autorisés de vente au détail de cannabis à satisfaire à leurs exigences en matière de rapports périodiques et d’incidents, fédéraux et les rapports sur les ventes. Les rapports fédéraux et les rapports sur les ventes doivent être soumis mensuellement, tandis que les rapports périodiques et les rapports fondés sur les incidents doivent être soumis au besoin.

Rapports périodiques et fondés sur les incidents de la CAJO

La CAJO a des exigences de notification spécifiques, telles que définies dans le document « Regulatory Reporting Requirements - Cannabis ». Ces notifications sont soumises par l’intermédiaire du portail en ligne iCAJO et comprennent (sans toutefois s’y limiter) la déclaration des cas de produits perdus ou volés, des modifications à l’aménagement des magasins et des défaillances des systèmes de surveillance.

Les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis (norme 1.6) exigent que les exploitants se conforment à ces exigences de notification, y compris le respect des délais requis pour la déclaration.

Lignes directrices et spécifications
Modèle de rapport réglementaire périodique (MS Excel)

Rapports fédéraux mensuels

La CAJO recueille des données auprès des détaillants pour appuyer le système fédéral de suivi du cannabis, établi en vertu de l’article 81 de la Loi sur le cannabis (Canada). Les exploitants doivent s’assurer qu’ils suivent, rapportent et soumettent correctement les données transactionnelles et de vente requises par leur compte iCAJO au plus tard le 5 de chaque mois.

Ces renseignements sont partagés avec la Société ontarienne du Cannabis (SOC), où les données sur les ventes en gros et en ligne de la SOC seront compilées avec les données sur les ventes des détaillants privés et soumises à Santé Canada et à Statistique Canada, au nom de l’Ontario.

Lignes directrices et spécifications
Modèle de rapport mensuel fédéral (MS Excel)

Rapports mensuels sur les ventes

Vous êtes également tenu de soumettre des rapports de vente mensuels pour chaque magasin autorisé par l’intermédiaire du portail en ligne iCAJO au plus tard le 5 de chaque mois. Ces rapports de ventes comprennent les données requises par la CAJO pour appuyer l’assurance de conformité réglementaire.

Ces données chevauchent les données commerciales demandées aux détaillants par la SOC. En tant que tel, vous pouvez choisir de consentir à ce que la CAJO partage les rapports de ventes mensuels avec la SOC en votre nom, en cliquant sur le champ de consentement du modèle de rapport mensuel des ventes. Si vous ne donnez pas votre consentement à la CAJO pour partager les rapports mensuels des ventes, la CAJO ne partagera pas les données et vous devrez peut-être prendre d’autres dispositions directement avec la SOC.

Lignes directrices et spécifications
Modèle de déclaration mensuelle des ventes (MS Excel)

Line of Business: 

Rapports réglementaires périodiques

Présentation

La Loi de 2018 sur les licences liées au cannabis et le Règlement de l’Ontario 468/18 confèrent au registrateur le pouvoir d’établir des normes qui régissent les éléments suivants :

  • les locaux, équipements et installations du magasin, y compris la surveillance et la sécurité;
  • la prévention des activités illégales;
  • les activités de publicité et de promotion;
  • la formation sur la consommation et la vente responsable de cannabis;
  • la protection des actifs;
  • la tenue des dossiers et mesures visant à assurer la confidentialité et la sécurité des dossiers;
  • la conformité au système fédéral de suivi du cannabis.

Ces normes sont décrites dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis. Les titulaires de licence doivent se conformer aux Normes du registrateur ainsi qu’à toutes les lois et à tous les règlements applicables, y compris la Loi de 2017 sur le contrôle du cannabis, la Loi de 2018 sur les licences liées au cannabis et le Règlement de l’Ontario 468/18.

Dans le cadre du processus global de surveillance de la CAJO, visant à assurer la conformité aux normes du registrateur, les lois et règlements, tous les titulaires de licence sont tenus de se conformer aux obligations minimales de notification au registrateur, telles que décrites dans la matrice établie de notification de la CAJO. La matrice de notification de la CAJO exige que les titulaires de licence soumettent les rapports périodiques et les rapports d’incidents suivants :

Rapports réglementaires Calendrier Responsabilisation et présentation
Rapport sur les écarts dans les soldes de stocks (quantités par enregistrement et résultats hebdomadaires de l’inventaire physique) Dès que possible (dans les 24 heures suivant la prise de connaissance des écarts)
  • Exploitant titulaire d’une licence; OU

  • Gérant de magasin de vente au détail titulaire d’une licence

Rapport sur les produits de cannabis détruits Au plus tard le 5e jour du mois suivant
  • Exploitant titulaire d’une licence; OU

  • Gérant de magasin de vente au détail titulaire d’une licence

Rapport sur tous les transferts entre magasins de produits du cannabis (entrants et sortants) Au plus tard le 5e jour du mois suivant
  • Exploitant titulaire d’une licence; OU
  • Gérant de magasin de vente au détail titulaire d’une licence

Rapport sur les écarts dans les soldes des stocks

Comme l’exige l’article 8.2 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis, les titulaires de licence doivent :

  • effectuer un dénombrement physique complet de tous les produits de cannabis sur une base hebdomadaire au minimum ou sur demande de la CAJO;

  • tenir un journal des résultats de l’inventaire physique et informer la CAJO dès que possible (dans les 24 heures suivant la prise de connaissance d’une anomalie) de toutes les anomalies décelées entre les résultats hebdomadaires de l’inventaire physique et la quantité de stocks correspondante par enregistrement à la date de l’inventaire.

Si des écarts sont notés/décelés sur la base des résultats de l’inventaire physique hebdomadaire, les titulaires de licence doivent également préparer et soumettre un rapport sur les écarts dans les soldes des stocks à la CAJO. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section A du « Rapport périodique réglementaire » du présent document.

Rapport sur les produits de cannabis détruits

Comme l’exige l’article 3.1 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis les titulaires de licence doivent détruire ou rendre inutilisables les produits de cannabis qui ne sont pas admissibles à la vente et qui ne peuvent être retournés à la Société ontarienne du cannabis.

Comme l’exige l’article 3.3 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis, les titulaires de licence doivent détruire chaque mois (au minimum) les produits du cannabis qui ne sont pas admissibles à la vente.

Comme l’exige l’article 8.1.2.d des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis, les titulaires de licence doivent tenir et conserver des dossiers pendant au moins trois (3) ans sur tous les produits de cannabis détruits.

Les titulaires de licence doivent préparer un rapport sur les produits de cannabis détruits pour toutes les destructions de produits de cannabis effectuées au cours d’un mois donné et doivent soumettre leur rapport à la CAJO au plus tard le cinquième jour du mois suivant. La présentation de ce rapport réglementaire n’est pas requise si aucune destruction de produits du cannabis n’a eu lieu au cours du mois de déclaration. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section B des « Rapports périodiques réglementaires ».

Rapport sur tous les transferts entre magasins de produits du cannabis (entrants et sortants)

Comme l’exige l’article 4.2 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis, les titulaires de licence qui détiennent plus d’une autorisation de magasin de détail peuvent transférer des produits du cannabis entre leurs magasins de vente au détail. Les Normes stipulent en outre que tous les mouvements de produits de cannabis entre magasins doivent être consignés dans des registres.

Les titulaires de licence doivent préparer un rapport sur tous les transferts entre magasins de produits du cannabis pour tous les transferts entre magasins (entrants et sortants) effectués au cours du mois et soumettre ce rapport à la CAJO au plus tard le cinquième jour du mois suivant. La présentation de ce rapport réglementaire n’est pas requise si aucun transfert entre magasins (entrant ou sortant) de produits de cannabis n’est effectué au cours du mois de déclaration. Pour plus d’informations, reportez-vous aux sections C et D des « Rapports périodiques réglementaires - Lignes directrices », du présent document.

Le present document (connu sous le nom de « Guide de déclaration ») fournit aux titulaires de licence des lignes directrices et des spécifications détaillées pour les aider à se conformer à leurs obligations en matière de notification et de déclaration au registrateur, conformément à la matrice de notification.

Les titulaires de licence doivent lire et comprendre le contenu du présent Guide de déclaration avant d’exploiter un magasin de détail de cannabis. Un exemplaire de ce guide doit être conservé dans le magasin en tout temps et doit être facilement accessible par le personnel responsable du magasin à des fins de référence au besoin.

Rapports périodiques réglementaires

A. Modèle de rapport normalisé nº 1 - Rapport sur les écarts dans les soldes des stocks (au livre par rapport aux résultats hebdomadaires du dénombrement physique)

Description Type de champ Directives détaillées
Catégorie de produit Texte

Identifiez le type de catégorie de produit de cannabis déclaré comme suit :

  • Cannabis séché
  • Cannabis pré-roulé
  • Huile de cannabis
  • Capsules
  • Graines de cannabis.
Unité de gestion de stock du produit (UGS)

Alpha

Numérique

Il s’agit de l’identificateur de produit unique attribué à chaque produit de cannabis vendu par La Société ontarienne du cannabis aux titulaires de licence. Les systèmes d’inventaire permanent des titulaires de licence doivent faire référence à l’UGS spécifique fournie par la SOC et ne doivent utiliser aucun autre identificateur de produit du cannabis.
Code universel de produit (CUP) Numérique
  • Il s’agit du « code universel de produit » applicable à une taille ou un format particulier d’une UGS en particulier.
  • Un CUP est composé de chiffres qui constituent le code à barres utilisé pour numériser un article au point de vente.
  • Les codes CUP de chaque article seront fournis aux titulaires de licence avant le lancement des magasins autorisés..
Unité de mesure (UDM) Texte Il s’agit de la norme de l’unité ou des systèmes d’unités au moyen de laquelle la quantité de stock pour chaque UGS est exprimée ou comptabilisée. La même unité de mesure que celle dans laquelle chaque UGS a été achetée auprès de la SOVC doit être utilisée.
Solde au livre Numérique Il s’agit du volume total ou de la quantité de chaque UGS en stock, tel qu’il est consigné aux livres (registres d’inventaire permanent) à la date de l’inventaire physique.
Solde par inventaire physique hebdomadaire Numérique Il s’agit du volume total ou de la quantité de chaque UGS en fonction des résultats de l’inventaire physique.
Différence (écart) Numérique Il s’agit de la différence de volume ou de quantité (excédentaire ou manquant) entre les éléments 3 et 4 pour chaque UGS.
Commentaires/Disposition Texte Utilisez ce champ pour décrire la cause ou le motif de l’écart décelé et la disposition prise pour ajuster les soldes des stocks en conséquence.

B. Modèle nº 2 - Rapport sur les produits de cannabis détruits

Description Type de champ Directives détaillées
Catégorie de produit Texte

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de gestion de stock du produit (UGS)

Alpha

numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Code universel de produit (CUP) Numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de mesure (UDM) Texte Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Quantité détruite Numérique

Indiquez le volume total ou la quantité d’une UGS détruite au cours d’un mois civil donné.

Date de la destruction Numérique Indiquez la date exacte (aaaa/mm/jj) où le produit de cannabis a été détruit.
Heure où la destruction a été faite Numérique Au format 24 heures (00 h 00 - 23 h 59), indiquez l’heure exacte à laquelle la destruction du produit de cannabis a été faite.
Méthode de destruction Texte

Décrivez la méthode utilisée pour détruire les produits du cannabis qui sont jugés inadmissibles à la vente ou inadmissibles à être retournés à la SOVC. Comme l’exige l’article 3.1 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis, les titulaires de permis doivent utiliser une méthode de destruction qui :

 

  1. est conforme à toutes les lois et à tous les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux applicables, y compris les lois sur la protection de l’environnement qui s’appliquent à l’endroit où ils sont détruits; et
  2. n’expose aucune personne à la fumée ou aux vapeurs de cannabis.
Faite par Texte

Si elle est effectuée par le titulaire de licence, indiquer le nom et le poste ou titre du personnel autorisé qui supervise la destruction des produits de cannabis jugés inadmissibles à la vente ou inadmissibles à être retournés à la SOVC. Le personnel autorisé peut être soit le gérant titulaire d’une licence, soit l’exploitant de magasin de vente au détail titulaire d’une licence, conformément à l’article 3.2 des Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

 

Si la destruction du produit de cannabis est effectuée par un tiers fournisseur de services sous contrat, indiquer le nom de l’entreprise ainsi que le nom et le titre de son représentant autorisé. Joignez une copie du certificat de destruction lorsque vous soumettez ce rapport à la CAJO.

Raison de la destruction Texte Expliquez ou décrivez la raison pour laquelle les produits de cannabis sont jugés inadmissibles à la vente ou inadmissibles à être retournés à la SOVC et donc détruits.

C. Modèle nº 3A - Rapport sur les transferts inter-magasins de produits du cannabis - entrants

Description Type de champ Directives détaillées
Catégorie de produit Texte

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de gestion de stock du produit (UGS)

Alpha

numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Code universel de produit (CUP) Numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de mesure (UDM) Texte Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Quantité reçue Numérique Indiquez le volume total ou la quantité totale d’UGS reçues des transferts inter-magasins entrants au cours d’un mois civil donné. Ne déclarez pas, à la rubrique « Quantité reçue », les transferts inter-magasins entrants au cours d’un mois civil donné qui sont encore en transit et qui n’ont pas encore été physiquement reçus le dernier jour de ce mois. Déclarez-les dans le mois suivant lorsque les stocks transférés ont été physiquement reçus.
Date de réception Numérique Indiquez la date exacte (aaaa/mm/jj) lorsque les transferts entrants d’UGS inter-magasins sont reçus physiquement et accusés réception ou signés par le magasin récepteur.
Reçu par Texte Indiquez le nom et le poste ou titre du personnel autorisé qui a accusé réception et validé la réception de chaque transfert inter-magasins entrant d’UGS.
Magasin à l’origine du transfert Texte et Numérique Indiquez le nom exact et complet et le nº d’autorisation du magasin à l’origine du transfert ou de la source des transferts entrants d’UGS.

D. Modèle nº 3B - Rapport sur les transferts inter-magasins de produits du cannabis - sortants

Description Type de champ Directives détaillées
Catégorie de produit Texte

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de gestion de stock du produit (UGS)

Alpha

numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Code universel de produit (CUP) Numérique

Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe

Unité de mesure (UDM) Texte Voir modèle nº 1 pour la description/définition connexe
Quantité transférée Numérique Indiquez le volume total ou la quantité totale des transferts inter-magasins sortants d’UGS au cours d’un mois civil donné. Ne déclarez pas, à la rubrique « Quantité transférée », les transferts sortants entre magasins au cours d’un mois civil donné qui sont encore en transit et qui n’ont pas encore été physiquement reçus et dont le magasin destinataire n’a pas accusé réception le dernier jour de ce mois. Déclarez-les dans le mois suivant lorsque les stocks transférés ont été physiquement reçus et qu’un accusé de réception a été envoyé par le magasin récepteur.
Date du transfert Numérique Indiquez la date exacte (aaaa/mm/jj) à laquelle les transferts sortants entre UGS sont physiquement reçus, signés et approuvés par le magasin récepteur.
Magasin récepteur Texte et Numérique Indiquez le nom exact et complet et le numéro d’autorisation du magasin récepteur ou du destinataire des transferts inter-magasins sortants des UGS, ainsi que le nom et le poste ou titre du personnel autorisé du magasin qui a accusé réception et signé la réception du transfert des stocks.

Autres lignes directrices et spécifications générales en matière de présentation de rapports

Tous les titulaires de licence doivent se conformer aux lignes directrices et aux spécifications générales supplémentaires suivantes lorsqu’ils préparent et remplissent les rapports réglementaires susmentionnés :

  • Ne modifiez pas les en-têtes de colonne et descriptions dans aucun des modèles de rapport. (ne modifiez pas la langue utilisée dans les modèles de rapport, n’ajoutez pas de colonnes et ne fusionnez pas de cellules).
  • Des lignes supplémentaires peuvent être ajoutées au besoin pour saisir ou comptabiliser des postes d’inventaire supplémentaires. Toutefois, ne supprimez pas les lignes inutilisées ou non remplies.
  • Ne rapportez que l’information selon les exigences de chaque modèle de rapport. Ne fournissez pas de renseignements supplémentaires qui ne sont pas requis dans le modèle de rapport.

Veuillez-vous assurer que le nom de fichier respecte le format CRSA#_AGCO_MMAA, selon lequel :

CRSA# : le numéro d’autorisation du magasin de vente au détail;

MM: le mois;

AA: l’année.

Soumettez vos rapports périodiques et vos rapports d’incidents

  1. Date de présentation des rapports
    Tous les titulaires de licence sont tenus de remplir avec exactitude et de soumettre à la CAJO les rapports périodique et d’incidents, selon les besoins, en respectant le calendrier de présentation applicable, comme indiqué dans ce qui précède..
  2. Défaut de présentation à temps
    Le défaut de soumettre des rapports périodiques ou des rapports d’incidents exacts et complets dans les délais prescrits constitue une violation des Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis et peut entraîner des mesures réglementaires.
  3. Méthode de présentation
    Tous les titulaires de licence doivent téléverser et soumettre leurs rapports périodiques et leurs rapports d’incidents à la CAJO en ligne par le portail iCAJO. Pour plus d’informations, veuillez consulter la page Renseignements iCAJO .

 

Line of Business: 

Rapports mensuels sur les ventes

EXIGENCES DE RAPPORT

  • Remplissez le Rapport mensuel des ventes de cannabis pour chaque mois civil, conformément à la section des définitions des données sur les ventes et aux instructions décrites dans le présent document.
  • Détails des ventes quotidiennes et des stocks en main ordonnés par UGS de produit assigné ou utilisé par le magasin de vente au détail pour les accessoires de cannabis qui sont achetés auprès de fournisseurs autres que la SOC.
  • N’apportez aucune modification au modèle de rapport. Cela comprend la suppression de lignes, la modification de la langue, l’ajout de colonnes ou la fusion de cellules.
  • Assurez-vous que toutes les données contenues dans le rapport mensuel des ventes de cannabis s’étendent de 0 h 01 le premier jour du mois civil à 23 h 59 le dernier jour du mois civil (par exemple, un rapport soumis au plus tard le 5 juin doit contenir des données au niveau des unités de gestion des stocks (UGS) pour chaque transaction traitée chaque jour du 1er mai au 31 mai).
  • Soumettez un rapport mensuel des ventes de cannabis par l’intermédiaire du portail en ligne iCAJO au plus tard à 23 h 59 le 5e jour de chaque mois civil (voir les exigences de soumission), qu’il y ait eu ou non des changements de ventes au cours du mois civil.
  • Déclarez les produits vendus chaque jour dans le rapport mensuel des ventes de cannabis sur la base des unités :
    • Une unité est un terme utilisé pour décrire l’unité de base d’un produit. Par exemple, si un produit est acheté par un détaillant sous la forme d’une caisse de 12 unités, cette caisse aurait un total de 12 unités. Lorsqu’ils font rapport à la CAJO chaque mois, les magasins autorisés doivent consigner et soumettre leurs chiffres d’inventaire en fonction du nombre total de chacun d’entre eux ayant une UGS spécifique.
  • Les exploitants titulaires d’une licence doivent s’assurer que leurs magasins de vente au détail de cannabis titulaires d’une licence soumettent un rapport mensuel des ventes de cannabis une fois que leurs autorisations ont été délivrées, peu importe le statut de leur licence (p. ex. suspendue ou révoquée).

Les exploitants peuvent envisager d’utiliser un système de point de vente (PDV) qui s’intègre ou s’interface avec un système d’inventaire permanent électronique ou logiciel qui suit tous les produits qu’un magasin autorisé achète, entrepose ou vend.  

Les lignes directrices énumérées ci-dessous doivent être suivies lors du calcul des valeurs soumises sur le modèle du Rapport mensuel fédéral sur le cannabis :

  • Le Rapport mensuel des ventes de cannabis détaille les ventes quotidiennes et les stocks en main classés par l’UGS des produits de la Société ontarienne du cannabis (SOC) pour les produits et accessoires de cannabis achetés auprès de la SOC.
  • Les détaillants titulaires d’une licence recevront l’UGS des produits de la SOC pour chaque produit qu’ils vendent de la SOC dans le cadre d’un catalogue de produits fréquemment mis à jour. Les points de vente et les systèmes d’inventaire dans les magasins de vente au détail de cannabis autorisés devraient utiliser le code à barres du code universel des produits (CUP) comme identificateur secondaire.
  • Les systèmes doivent exporter les quantités en stock d’ouverture pour chaque UGS de produits à compter de 0 h 01 le premier jour du mois de déclaration. Les lignes suivantes doivent inscrire les quantités vendues chaque jour avec leur prix de vente au détail associé.
  • Entrez les données dans « Prix de vente démarqué ($) » et « Quantité vendue - Unités démarquées » lorsqu’une transaction a lieu à un prix autre que son prix de vente au détail régulier.
  • Un magasin de vente au détail de cannabis agréé n’est tenu de déclarer et de soumettre que les informations relatives aux UGS de produits qu’il a en stock au cours d’un mois civil donné.
  • Après la saisie des stocks d’ouverture, les données sur les ventes ne sont requises que pour les produits dont les transactions ont lieu un jour donné au cours du mois de déclaration.
  • Rapportez les UGS des produits dans la même quantité et la même mesure de chacun des produits dans lesquels ils ont été achetés.
  • Dans le cas où un magasin de vente au détail de cannabis autorisé n’a pas de chiffre à entrer dans le rapport, entrez une valeur de zéro (0) dans la cellule. Lorsque vous déclarez les stocks d’ouverture, entrez la valeur zéro (0) dans « Quantité vendue - Unités régulières » et « Quantité vendue - Unités démarquées ».
  • Lors de la saisie des données dans le rapport mensuel des ventes de cannabis, des caractères spéciaux (signes du dollar, virgules, décimales) peuvent être utilisés dans les colonnes relatives à la valeur mais pas dans les colonnes relatives aux unités.
  • Déclarez tous les montants en dollars canadiens ($CAN).

Veuillez-vous assurer que le nom de fichier respecte le format CRSA#_OCS_MMAA, selon lequel :

CRSA# : le numéro d’autorisation du magasin de vente au détail;

MM: le mois;

AA: l’année.

EXIGENCES EN MATIÈRE DE PRÉSENTATION

Les magasins de vente au détail de cannabis titulaires d’une licence doivent soumettre leurs rapports dûment remplis par l’intermédiaire du portail en ligne iCAJO le cinquième jour de chaque mois civil. Avec votre consentement, la CAJO partagera votre rapport rempli avec la SOC afin de permettre aux exploitants titulaires d’une licence de satisfaire à leurs obligations en matière de rapports en vertu de leur contrat de détaillant SOC d’une manière plus simple.

Les magasins de vente au détail de cannabis titulaires d’une licence qui ne consentent pas à partager leur rapport dûment rempli doivent prendre les dispositions nécessaires pour soumettre ce rapport directement à la SOC, en communiquant avec les Services à la clientèle de la SOC au 1 877 627‑1627. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le Guide du détaillant de la SOC.

DÉFINITIONS DES DONNÉES SUR LES VENTES

Les magasins de vente au détail de cannabis titulaires d’une licence doivent faire le suivi de toutes les transactions de vente de produits et d’accessoires de cannabis achetés auprès de la SOC et faire rapport à ce sujet. Le rapport mensuel des ventes de cannabis comprend les éléments de données associés aux produits de cannabis et aux accessoires ou stocks de cannabis reçus par un magasin autorisé, expédiés ou vendus par celui-ci.

Le tableau suivant détaille les éléments de données requis dans le rapport mensuel des ventes de cannabis, en plus des définitions et des formules :

Data Element Definition Formula
Nom du magasin de détail déclarant - Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel des ventes de cannabis
Numéro d’autorisation de magasin de détail - Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel des ventes de cannabis
Période de rapport (AAAA/MM) - Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel des ventes de cannabis

Date de la vente

(AAAA-MM-JJ)

Date à laquelle une transaction pour une UGS particulière a eu lieu au cours du mois civil. -
Code à barres/CUP

Il s’agit du « code universel de produit », code unique attribué aux produits de cannabis et aux accessoires de cannabis achetés à la SOC. Le système du magasin autorisé doit faire référence au code à barres du produit fourni par la SOC dans son système d’inventaire permanent.

 

Pour les accessoires de cannabis achetés auprès de fournisseurs autres que la SOC, il s’agit du code à barres unique fourni par le fournisseur, tel qu’imprimé sur l’étiquette ou l’emballage du produit.

-
UGS de la SOC

Il s’agit de l’identificateur de produit unique (« unité de gestion de stock »)attribué aux produits de cannabis achetés auprès de la SOC. Les magasins autorisés doivent faire référence aux UGS fournies par la SOC dans leur système d’inventaire permanent.

 

Pour les accessoires de cannabis achetés auprès de fournisseurs autres que la SOC, il s’agit de l’identificateur de produit unique (« unité de gestion de stock ») assigné ou utilisé par le magasin de vente au détail.

-
Prix de vente au détail ($)

Le prix de vente au détail régulier, excluant la taxe de vente, qu’un magasin autorisé fixe pour chaque unité (représentée par UGS) qu’il met en vente.

(Prix de vente au détail) = (Valeur affectée à une UGS en particulier)
Quantité vendue - Unités régulières Le nombre total d’unités vendues chaque jour par un magasin autorisé au cours du mois civil. (Quantité vendue - Unités régulières) = (Toutes les unités d’une UGS donnée vendues chaque jour au cours d’un mois civil)
Prix de vente démarqué ($) Le prix, excluant la taxe de vente, qu’un magasin autorisé fixe pour chaque unité (représentée par son UGS) qui a été escompté ou démarqué et mis en vente pendant le mois civil. (Prix de vente démarqué) = (Valeur affectée à une UGS en particulier qui a été démarquée)
Quantité vendue - Unités démarquées Le nombre total d’unités vendues chaque jour par un magasin autorisé qu’il a choisi d’escompter ou de démarquer pendant le mois civil. (Quantité vendue - Unités démarquées) = (Toutes les unités d’une UGS donnée vendues chaque jour au cours d’un mois civil qui ont été escomptées ou démarquées)
Ventes au détail - Valeur totale ($) La valeur au détail totale, excluant la taxe de vente, d’une unité particulière (identifiée par l’UGS) vendue par un magasin autorisé chaque jour pendant le mois civil. (Ventes au détail - Valeur totale) = [(Quantité vendue - Unités ordinaires) * (Prix de vente au détail)] + [(Quantité vendue - Unités démarquées) * (Prix de vente démarqué)]]
Stocks - Unités disponibles Le nombre total d’unités en main pour chaque UGS qu’un magasin autorisé possède à la fin de chaque journée au cours du mois civil.

Stocks en fin de journée = (stocks quotidiens d’ouverture, par unités) - (quantité vendue pour ce jour, par unités)

RAPPORT MENSUEL DES VENTES DE CANNABIS

Une copie téléchargeable du modèle de Rapport mensuel des ventes de cannabis est disponible sur iCAJO.

Line of Business: 

Rapports mensuels au fédéral

Pour participer au Système de suivi du cannabis du gouvernement du Canada - les exploitants de magasins de vente au détail titulaires d’une licence doivent s’assurer qu’ils suivent, déclarent et soumettent des données relatives aux ventes et aux stocks de cannabis à la CAJO sur une base mensuelle. Pour ce faire, les exploitants peuvent envisager d’utiliser un système de point de vente (PDV) qui s’intègre ou s’interface avec un système d’inventaire permanent électronique ou logiciel qui suit tous les produits de cannabis qu’un magasin autorisé achète, stocke ou vend.

EXIGENCES DE RAPPORT

Les lignes directrices énumérées ci-dessous doivent être suivies lors du calcul des valeurs soumises sur le modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis :

  • Les produits de cannabis commandés ou achetés au cours d’un mois civil de déclaration, mais qui n’ont pas été physiquement reçus par le magasin autorisé avant le mois suivant, ne peuvent être déclarés que lorsque le produit est effectivement signé et physiquement reçu dans les stocks du magasin autorisé.
  • Les produits de cannabis retournés à la Société ontarienne du cannabis (SOC) sont la responsabilité et la propriété du magasin autorisé jusqu’à ce que la SOC les reçoive physiquement. Si un magasin autorisé retourne des produits de cannabis à la SOC et que la SOC ne les reçoit pas avant la fin du mois civil de déclaration, le magasin autorisé doit rendre compte de ces produits et les déclarer à la rubrique « Retours à la SOC » du mois suivant, au cours duquel la SOC les a reçus et en a accusé réception.
  • Les produits du cannabis doivent être déclarés dans le modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis dans la même quantité et la même mesure pour chacun des produits dans lesquels ils ont été achetés;
    • Une unité est un terme utilisé pour décrire l’unité de base d’un produit. Par exemple, si un produit est acheté par un détaillant sous la forme d’une caisse de 12 unités, cette caisse aurait un total de 12 unités. Lorsqu’ils font rapport à la CAJO chaque mois, les magasins autorisés doivent consigner et soumettre leurs chiffres d’inventaire en fonction du nombre total de chacun d’entre eux ayant une UGS spécifique. Les quantités (par unité) doivent être inscrites dans les colonnes Unités du modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis.
  • Si un magasin autorisé n’a pas de chiffre à entrer dans le rapport, il doit inscrire une valeur de zéro (0) dans la cellule. Par exemple, un magasin de vente au détail de cannabis n’a reçu aucun retour de produits de la part des clients au cours d’un mois civil donné. Dans ce cas, il n’y a pas de valeur à rapporter, donc la valeur entrée dans la colonne «Retours des clients» est zéro (0).
  • Un magasin autorisé n’est tenu de déclarer et de soumettre que les renseignements sur les produits de cannabis ou les unités de gestion de stock (UGS) qu’il a en stock dans le mois civil donné. Il n’est pas tenu de déclarer tous les produits ou UGS de cannabis qu’il a achetés au cours de l’historique de ses activités, chaque mois.

Veuillez-vous assurer que le nom de fichier respecte le format CRSA#_FED_MMAA, selon lequel :

CRSA# : le numéro d’autorisation du magasin de vente au détail;

MM: le mois;

AA: l’année.

EXIGENCES DE SOUMISSION

Les magasins de vente au détail de cannabis titulaires d’une licence doivent soumettre leurs rapports dûment remplis par l’intermédiaire de leur compte iCAJO au plus tard le 5e jour de chaque mois civil. Toutes les données contenues dans le modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis doivent s’étendre de 0 h 01 le premier jour du mois civil à 23 h 59 le dernier jour du mois civil.
Les rapports doivent être soumis peu importe qu’il y ait eu des ventes ou des variations de stocks au cours du mois civil.

DÉFINITIONS DES DONNÉES

Les magasins de vente au détail autorisés doivent faire le suivi de toutes les transactions pertinentes concernant les produits du cannabis qu’ils achètent auprès de la SOC et en faire rapport. Les magasins autorisés devraient utiliser l’unité de gestion des stocks de produits (UGS) de la SOC comme référence clé dans leur système de PDV et de suivi des stocks. Les exploitants titulaires d’une licence recevront l’UGS des produits de la SOC pour chaque produit qu’ils achètent de la SOC dans le cadre d’un catalogue de produits fréquemment mis à jour. Les systèmes de point de vente et d’inventaire dans les magasins de vente au détail de cannabis autorisés devraient utiliser le code à barres/code universel de produit (CUP) comme identificateur secondaire.

Les magasins autorisés doivent faire le suivi de toutes les transactions pertinentes concernant les produits du cannabis qu’ils achètent auprès de la SOC et en faire rapport. Le modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis comprend deux ensembles de renseignements :

  • Renseignements généraux (entrés dans le deuxième onglet du modèle sur Excel du rapport mensuel fédéral sur le cannabis) : Il s’agit d’éléments de données qui ne suivent pas directement le mouvement des stocks de cannabis, mais qui sont requis aux fins de la déclaration fédérale. Ces renseignements sont propres au nombre d’employés employés à la fin du mois civil par le magasin autorisé. Les employés sont définis comme des personnes qui, au cours de la période de référence, étaient employées à l’installation déclarante, quel que soit le nombre d’heures travaillées. Les définitions des champs de données requis sont les suivantes :
Élément de donnée Définition
Gestion Comprend les cadres supérieurs et intermédiaires
Administration Comprend les employés des services financiers, commerciaux, administratifs, de bureau, de supervision et de soutien
Ventes Comprend les ventes au détail et en gros et les employés du service à la clientèle
Production Comprend les employés de supervision, de production et de main-d’œuvre générale
Autres Comprend tous les autres employés
  • Renseignements mensuels sur les produits (entrés dans le premier onglet du modèle sur Excel du rapport mensuel fédéral sur le cannabis) : Il s’agit des éléments de données associés aux produits ou aux stocks de cannabis reçus par un magasin autorisé. Le tableau de la (des) page(s) suivante(s) détaille les éléments de données requis figurant dans le modèle de rapport fédéral mensuel sur le cannabis, en plus des définitions et des formules :
Élément de donnée Définition Formule
Nom du magasin de détail déclarant - Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel fédéral sur le cannabis
Numéro d’autorisation de magasin de détail - Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel fédéral sur le cannabis
Ville - Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel fédéral sur le cannabis
Période de rapport (AAAA/MM) Il s’agit du « code universel de produit », code unique attribué aux produits de cannabis achetés à la SOC. Le système du magasin autorisé doit faire référence au code à barres du produit fourni par la SOC dans son système d’inventaire permanent. Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel fédéral sur le cannabis
Code à barres/CUP Il s’agit du « code universel de produit », code unique attribué aux produits de cannabis achetés à la SOC. Le système du magasin autorisé doit faire référence au code à barres du produit fourni par la SOC dans son système d’inventaire permanent. -
UGS de la SOC Il s’agit de l’identificateur de produit unique attribué aux produits de cannabis achetés auprès de la SOC. Les magasins autorisés doivent faire référence aux UGS fournies par la SOC dans leur système d’inventaire permanent. -
Stock initial - Unités Il s’agit du niveau de stock ou du volume de produit, dans chaque cas, d’un produit ou d’une UGS en particulier au début d’un mois civil. Stock initial = Stock de clôture du mois dernier (Remarque: Basé sur le rapport final du mois précédent soumis à la CAJO)
Stock initial - Valeur Il s’agit de la valeur totale comptable, nette de la taxe de vente, des stocks ou de chacun des stocks d’un produit ou d’une UGS en particulier au début d’un mois civil. Stock initial = Stock de clôture du mois dernier (Remarque: Basé sur le rapport final du mois précédent soumis à la CAJO)
Quantité achetée - Unités Il s’agit du nombre total de chaque UGS achetées et effectivement signées et physiquement reçues dans les stocks au cours d’un mois civil pour une UGS donnée. Ce chiffre ne doit pas comprendre les stocks commandés/achetés, mais non physiquement reçus par le magasin autorisé à la fin du mois de déclaration.

(Quantité achetée) = (Toutes les UGS achetées d’une UGS donnée au cours du mois civil déclaré.)

Les retours, destructions et pertes de produits ne doivent pas être pris en compte pour ce calcul. Cela comprend tous les achats des mois précédents.

Quantité achetée - Valeur Il s’agit de la valeur totale comptable, excluant la taxe de vente, de chacun des articles achetés et effectivement et physiquement reçus et signés dans les stocks au cours d’un mois civil pour une UGS donnée. Ce chiffre ne doit pas inclure les stocks commandés ou achetés mais non physiquement reçus par le magasin autorisé à la fin du mois de déclaration.

(Quantité achetée) = (La valeur totale comptable de tous les articles achetés d’une UGS ou d’un produit donné au cours du mois civil déclaré.)

Les retours, destructions et pertes de produits ne doivent pas être pris en compte pour ce calcul. Cela comprend tous les achats des mois précédents.

Retours des clients - Unités

 

Il s’agit du nombre total d’UGS retournées par les clients à un magasin de détail au cours d’un mois civil donné, en unités. Cette valeur ne doit tenir compte que des retours de clients et non des retours vers la SOC.

(Retours des clients) = (Tous les retours en unités, d’un produit donné, au cours d’un mois civil.)

Tout retour à la SOC ne doit pas être pris en compte dans ce calcul et, étant donné qu’un retour du client doit entraîner une destruction, le retour initial doit être pris en compte dans ce calcul.

Retours des clients - Valeur Il s’agit de la valeur totale au détail, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée retournée par les clients à un magasin de détail au cours d’un mois civil donné. Cette valeur ne doit tenir compte que des retours de clients et non des retours vers la SOC.

(Retours des clients) = (La valeur au détail de tous les produits retournés en unités, d’un produit donné au cours d’un mois civil.)

Tout retour à la SOC ne doit pas être pris en compte dans ce calcul et, étant donné qu’un retour du client doit entraîner une destruction, le retour initial doit être pris en compte dans ce calcul.

Autres ajouts - Unités

Le nombre total d’une UGS donnée dans chaque unité ajoutée au stocks d’un magasin de vente au détail de cannabis qui ne relève pas de la portée de l’achat ou des retours des clients, plus la variance liée à l’excédent du stock physique. Il peut s’agir, par exemple, de produits livrés à un point de vente autorisé à la suite d’une expédition excédentaire, ou la réception de produits transférés depuis un autre magasin autorisé appartenant au même exploitant titulaire d’une licence (transfert entrant entre magasins).

 

Les écarts d’excédent de stocks non comptabilisés ou non rapprochés détectés à partir des résultats de l’inventaire hebdomadaire des stocks doivent également être déclarés comme faisant partie de ce nombre total.

(Autres ajouts) = (Tous les produits unitaires, d’un produit de cannabis donné, qui sont reçus par un magasin de vente au détail de cannabis et qui ne sont pas un achat ou un retour.)
Autres ajouts - Valeur

La valeur comptable totale, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée dans chaque unité ajoutée au stocks d’un magasin de vente au détail de cannabis qui ne relève pas de la portée de l’achat ou des retours des clients, plus la variance liée à l’excédent du stock physique. Il peut s’agir, par exemple, de produits livrés à un point de vente autorisé à la suite d’une expédition excédentaire, ou la réception de produits transférés depuis un autre magasin autorisé appartenant au même exploitant titulaire d’une licence (transfert entrant entre magasins.

(Autres ajouts) = (Toutes les unités d’un produit donné qui sont comptabilisés dans un magasin de vente au détail et reçus par des moyens légaux.)
Quantité vendue - Unités

Il s’agit du nombre total d’une UGS donnée vendue aux clients par un magasin autorisé au cours d’un mois civil donné.

Les stocks de cannabis d’une UGS donnée utilisée à l’interne pour des présentations sensorielles doivent être comptabilisés et déclarés comme faisant partie de la quantité vendue, conformément aux Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

(Quantité vendue) = (Toutes les unités d’UGS vendues au cours d’un mois civil + produits de cannabis utilisés dans les magasins de vente au détail pour les étalages sensoriels.)
Quantité vendue - Valeur

Il s’agit de la valeur totale au détail, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée vendue aux clients par un magasin autorisé au cours d’un mois civil donné.

Les stocks de cannabis d’une UGS donnée utilisée à l’interne pour des présentations sensorielles doivent être comptabilisés et déclarés comme faisant partie de la quantité vendue, conformément aux Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

(Quantité vendue) = (Toutes les unités d’une UGS, enregistrées dans le nombre total d’unités vendues au cours d’un mois civil + produits de cannabis utilisés pour les présentations sensorielles.)
Quantité détruite - Unités

Il s’agit du nombre total de chacune des UGS qui ont été détruites conformément aux Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

Les produits de cannabis détruits qui ont été utilisés pour des présentations sensorielles ne devraient pas être inclus dans la quantité partielle détruite pour éviter un double comptage. Veuillez noter que les produits de cannabis utilisés pour les étalages sensoriels doivent être déclarés à la rubrique Quantité vendue.

(Quantité détruite) = (Toutes les unités d’un produit ou d’une UGS donnée détruites dans les locaux d’un magasin de détail de cannabis au cours d’un mois civil.)
Quantité détruite - Valeur

Il s’agit de la valeur totale comptable, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée qui a été détruite conformément aux Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

Les produits de cannabis détruits qui ont été utilisés pour des présentations sensorielles ne devraient pas être inclus dans la quantité partielle détruite pour éviter un double comptage. Veuillez noter que les produits de cannabis utilisés pour les étalages sensoriels doivent être déclarés à la rubrique Quantité vendue

(Quantité détruite) = (Valeur totale comptable de toutes les unités d’une UGS ou d’un produit détruit dans les locaux d’un magasin de détail de cannabis au cours d’un mois civil.)
Quantité perdue/volée - Unités Le nombre total d’unités d’une UGS donnée qui sont volées ou perdues au cours d’un mois civil. (Quantité perdue/volée) = (Quantité de chacun des produits ou UGS volés au cours d’un mois civil) + (Quantité d’un produit ou UGS perdu au cours d’un mois civil.)
Quantité perdue/volée - Valeur La valeur comptable, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée qui fait l’objet d’un vol ou qui est perdue au cours d’un mois civil. (Quantité perdue/volée) = (La valeur comptable de chacun des produits ou UGS volés au cours d’un mois civil) + (Chacun des produits ou UGS perdus au cours d’un mois civil.)
Retours à la SOC - Unités Le nombre total d’UGS d’un produit admissible qui est retourné à la SOC et physiquement reçu et accusé de réception par la SOC, enregistré numériquement par unité, par un magasin autorisé au cours d’un mois civil.

(Retours) = (Nombre total de chaque UGS retournée à un magasin de détail de cannabis, au cours d’un mois civil.)

Ce calcul devrait tenir compte de tous les produits admissibles au retour à la SOC, tel qu’indiqué dans le Guide du détaillant de la SOC.

Retours à la SOC - Valeur

Valeur comptable totale, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée d’un produit admissible qui est retournée à la SOC, qui la reçoit physiquement et en accuse réception, enregistrée numériquement comme telle, par un magasin autorisé dans un mois civil.

(Retours) = (Chaque unité d’un produit donné ou d’une UGS qui est retourné à un magasin de vente au détail de cannabis.)

Ce calcul devrait tenir compte de tous les produits admissibles au retour à la SOC, comme l’indique le Guide du détaillant de la SOC.

Autres réductions - Unités

Cela comprend toute réduction des stocks de produits d’un magasin autorisé (c.-à-d. les UGS, les ruptures de stocks physiques), comptabilisée numériquement dans chaque cas, qui ne fait pas partie de la portée des produits vendus, des produits détruits, des produits perdus ou volés, ou des retours à la SOC.

 

Les écarts de stocks manquants non comptabilisés décelés à partir des résultats du dénombrement physique hebdomadaire des stocks et des transferts de produits à un autre magasin autorisé appartenant au même exploitant titulaire d’une licence (transfert sortants entre magasins) doivent également être déclarés comme faisant partie de ce nombre total.

(Autres réductions) = (Toutes les unités d’un produit donné qui ne sont pas comptabilisées dans un magasin de vente au détail dans un mois civil.)
Autres réductions - Valeur

La valeur comptable totale, excluant la taxe de vente, de toute réduction d’UGS d’un magasin autorisé pour un produit donné qui n’entre pas dans la portée du produit vendu, détruit, perdu ou volé, ou retourné à la SOC.

 

Les écarts de stocks manquants non comptabilisés ou non rapprochés décelés à partir des résultats du dénombrement physique hebdomadaire des stocks et des transferts de produits à un autre magasin autorisé appartenant au même exploitant titulaire d’une licence (transfertste sortants entre magasins) doivent également être déclarés comme faisant partie de ce nombre total.

(Autres réductions) = (La valeur totale comptable de tous les articles d’un produit donné qui ne sont pas comptabilisés dans un magasin de détail dans un mois civil.)
Stock final - Unités Il s’agit du niveau de stocks ou du volume de produit, en unités, d’un produit ou d’une UGS en particulier à la fin d’un mois civil. Stock final = (stocks d’ouverture du mois courant) + (achats du mois courant) + (retours du mois courant) + (retours du mois courant) - (retours du mois courant à la SOC) - (ventes du mois courant) - (destructions du mois courant) - (vols ou pertes de produits du mois courant) + (autres ajouts du mois courant) - (autres réductions du mois courant)
Stock final - Valeur Il s’agit de la valeur totale comptable, excluant la taxe de vente, des stocks ou de chacun des stocks d’un produit ou d’une UGS en particulier à la fin d’un mois civil. Stock final = (stocks d’ouverture du mois courant) + (achats du mois courant) + (retours du mois courant) + (retours du mois courant) - (retours du mois courant à la SOC) - (ventes du mois courant) - (destructions du mois courant) - (vols ou pertes de produits du mois courant) + (autres ajouts du mois courant) - (autres réductions du mois courant)
Line of Business: