Étapes à suivre pour obtenir une autorisation préliminaire :

1. Le demandeur soumet une lettre d’intention au registrateur déclarant son intention d’exploiter un hippodrome.
2. Le registrateur fait parvenir au demandeur les formulaires de demande requis ainsi que l’information et les exigences relatives à l’obtention d’une autorisation préliminaire.
3. Le demandeur soumet tous les documents requis pour l’étape 1 décrits à l’annexe A.
4. Les documents sont évalués par l’administration pour :
   
   1. déterminer une estimation préliminaire des droits de licence comme l’exige le paragraphe 12(3) de la Loi;
   2. faire une évaluation préliminaire de l’exhaustivité des documents.
   3. Le demandeur est avisé par lettre des droits exigés et de toute autre exigence en matière de dépôt de documents. Remarque : les droits constituent une estimation des frais des demandes de renseignements. À toute étape de l’enquête, en particulier à la réception de nouveaux documents soumis sur la propriété et le financement, le registrateur peut déterminer que toute partie inutilisée des droits payés sera remboursée au demandeur à la fin de l’enquête.

• la soumission d’une partie ou de la totalité des documents énumérés à l’étape 2 de l’annexe A, Documents requis;
• le consentement du demandeur à ce que la demande fasse l’objet d’un forum public;
• l’engagement à construire de nouvelles installations selon les normes et à la satisfaction l’administration;
• la déclaration de tout nouvel investisseur ou propriétaire en vue d’une enquête de diligence raisonnable;
• l’approbation des dates de courses;
• l’approbation des plans de sécurité de la zone de l’avant-dernier droit par l’administration;
• l’approbation du plan d’entretien de l’hippodrome par l’administration;
• l’état de préparation de la piste – les documents attestant que la piste est prête pour les courses et qu’elle a été inspectée et approuvée par les groupes locaux de professionnels du cheval et par l’administration.

Le registrateur collabore avec le demandeur pour fixer la date de soumission de certaines exigences selon les conditions relatives aux jalons du plan de projet soumis à la CAJO.

Étapes à suivre pour obtenir une autorisation finale

Le demandeur travaille avec le registrateur et l’administration pour satisfaire aux conditions établies dans la lettre d’autorisation préliminaire. Le registrateur peut à tout moment exiger d’autres documents, au besoin, pour s’assurer de la capacité du demandeur à détenir une licence.

L’autorisation finale de la licence est émise sous forme de lettre et précise certaines conditions que le demandeur doit accepter. Selon l’époque de l’année, l’autorisation finale peut être émise avec la licence physique à la fin du mois de décembre de chaque année successive.

Le registrateur peut à tout moment décider :

• de refuser de délivrer la licence;
• de suspendre un dossier, s’il détermine que la demande ne doit pas être traitée.

Délivrance d’une licence physique

Une licence physique est délivrée en décembre de l’année où l’hippodrome prévoit entrer en service, lui permettant ainsi d’exercer ses activités. Il incombe à l’exploitant de l’hippodrome de présenter une demande de renouvellement de licence tous les ans.

Changement de propriétaire

En vertu de la Loi, le registrateur a le pouvoir de changer le statut d’une licence comme suit :

• tout nouveau propriétaire et tous les nouveaux dirigeants et administrateurs faisant partie de la structure de propriété d’une entreprise détenant une licence d’exploitation d’un hippodrome doivent faire l’objet d’un réexamen par la CAJO et d’une enquête de diligence raisonnable en plus d’être réputés aptes à détenir une licence par le registrateur;
• toute entreprise détenant une licence d’exploitation d’un hippodrome ayant apporté des modifications à ses dispositions financières doit faire l’objet d’un réexamen par la CAJO et d’une enquête de diligence raisonnable, en plus d’être réputée apte à détenir une licence par le registrateur.

Voici la liste des documents et des renseignements à soumettre à l’administration de la CAJO pour faire une demande de licence d’exploitation d’un hippodrome si l’hippodrome n’était pas en activité pendant la dernière période de délivrance de licence ou si le demandeur n’a pas reçu l’autorisation préliminaire de la part du registrateur.

Prenez note que des documents supplémentaires pourraient être exigés à la discrétion du registrateur.

Étape 1 (Processus pour obtenir l’autorisation préliminaire)

• Formulaires de demande de licence de la CAJO :
  1. Demande de licence d’exploitation d’un hippodrome (Formulaire 04051);
  2. Renseignements personnels (Formulaire 04053) – à remplir par tous les dirigeants, administrateurs, actionnaires et principaux employés du demandeur;
  3. Renseignements sur l’entreprise (Formulaire 04000) – à remplir lorsqu’un l’actionnaire est une personne morale.
• les documents (p. ex. les statuts constitutifs, les lettres patentes, les conventions entre actionnaires, etc.) et la description (y compris l’organigramme) de l’entreprise du demandeur proposé, y compris les renseignements sur le financement et les renseignements financiers. Ces documents fournissent suffisamment d’information pour permettre une enquête sur les sources;
• la preuve de propriété du terrain ou la lettre d’engagement du bailleur du terrain s’il n’en est pas propriétaire. Une lettre d’intention est nécessaire si la propriété ou la location du terrain n’est pas établie;
• la description des biens matériels, y compris l’inspection des installations;
• la correspondance provenant de la municipalité locale attestant que le zonage de l’hippodrome permet son exploitation et que les installations respectent toutes les normes de sécurité-incendie, de santé et de sécurité;
• la correspondance provenant de l’association ou du groupe représentant les professionnels du cheval de la région qui énonce sa position concernant la demande;
• un calendrier proposé des dates de courses, y compris le genre de courses (courses de chevaux de race Standardbred, de race Thoroughbred ou de race quarter horse);
• Le plan d’activités de l’hippodrome proposé qui, à l’étape préliminaire, doit comprendre :
  1. la table des matières de la version finale du plan d’activités;
  2. le plan de projet pluriannuel, y compris les activités préalables et le suivi, les dates précises des jalons, etc.;
  3. les budgets de fonctionnement prévus, y compris les activités préalables et le suivi;
  4. la structure de gestion proposée.

Étape 2 (Processus pour obtenir l’autorisation finale)

Une dernière liste d’exigences est présentée dans les conditions relatives à l’autorisation préliminaire d’une licence et peut comprendre ce qui suit :

• le plan d’activités de l’hippodrome proposé qui doit être peaufiné pour comprendre :
  1. les prévisions en matière de recettes et de dépenses;
  2. les fonds de bourse prévus et une description du mécanisme de distribution de la bourse précisant les contrôles et les procédures nécessaires à sa gestion;
  3. le calendrier des paris interhippodromes avec la description de la gamme de produits et de leur source;
  4. les autres services auxiliaires ou le divertissement et les paris se tenant à l’hippodrome;
  5. le taux de commission prévu.
• une étude de marché axée sur les projections financières et économiques ainsi que sur les incidences sur l’industrie des courses de chevaux qui portera sur :
  1. l’approvisionnement en chevaux;
  2. l’assistance prévue;
  3. les dépenses par personne;
  4. les paris;
  5. le profil démographique de la zone de chalandise immédiate.
• si elles n’ont pas déjà été soumises, la preuve de propriété du terrain ou la lettre d’engagement du bailleur du terrain s’il n’en est pas propriétaire;
• la preuve d’un contrat avec l’association de professionnels du cheval locale de la région pour démontrer l’établissement d’une relation;
• la correspondance provenant de l’Agence canadienne du pari mutuel qui énonce sa position concernant la demande;
• les dates de courses approuvées – un calendrier des dates de courses devant public et interhippodromes comprenant les heures de départ et les produits;
• si elle n’a pas déjà été soumise, la correspondance provenant de la municipalité locale attestant que le zonage de l’hippodrome permet son exploitation et que les installations respectent toutes les normes de sécurité-incendie, de santé et de sécurité;
• l’approbation du plan de sécurité de la zone de l’avant-dernier droit et du paddock par l’administration;
• l’approbation du plan d’entretien de l’hippodrome par l’administration;
• l’approbation du plan de sécurité-incendie par l’administration;
• la liste des principaux employés proposés, y compris leur enquête de diligence raisonnable;
• la liste des officiels de courses proposés, y compris la preuve qu’ils sont titulaires d’une licence et qu’ils sont accrédités, le cas échéant, ainsi que leur enquête de diligence raisonnable, si nécessaire.

Les documents soumis à la CAJO sont de nature confidentielle et privée, à moins d’indication contraire. Ils sont également assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31.

Les formulaires et d’autres renseignements sont accessibles sur le site Web de la CAJO portant sur les courses de chevaux à l’adresse : www.agco.ca/fr/

Le format électronique est à privilégier pour la soumission de documents.

Tous les documents doivent être soumis à l’attention de :

Jessica Harvie
Coordonnatrice de la délivrance des licences
416 326-0863
jessica.harvie@agco.ca

Si vous avez des questions concernant le présent document, veuillez communiquer avec Jessica Harvie.