Les organismes qui présentent une demande de licence de tombola municipale doivent suivre les procédures ci-dessous :
- Il faut présenter une demande dûment remplie en se servant de la formule préparée par le registrateur. La demande doit être accompagnée de tous les documents à l’appui.
- La demande dûment remplie doit fournir entre autres les renseignements suivants :
- l’endroit, la date et l’heure où le tirage doit avoir lieu (on peut se servir des programmes d’événements sportifs dans le cas des tirages 50/50 devant être effectués au cours de ce genre d’événements);
- le prix des billets et un échantillon de ceux-ci;
- s’il y a lieu, les droits de licence, lesquels ne doivent pas excéder le maximum établi par le registrateur;
- le nombre total de billets à mettre en vente;
- les règles du tirage et de la remise des prix;
- si la valeur de l’ensemble des prix est d’au moins 10 000 $, on exige une lettre de crédit irrévocable d’une banque ou d’un établissement financier, libellée à l’ordre de la municipalité, pour la pleine valeur au détail de tous les prix devant être décernés, y compris les taxes, en vigueur pour une période minimale de 45 jours après la date d’expiration de la licence (pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 3.6.7 « Cautionnements financiers » et à 3.6.8 « Lettres de crédit »);
- si la valeur de l’ensemble des prix est inférieure à 10 000 $, les municipalités peuvent exiger un cautionnement financier;
- une copie des reçus, des factures, des bons de commande, des actes de vente ou des lettres d’intention pour les prix de 500 $ ou plus (y compris les cas où la valeur d’un certain nombre d’un article représente plus de 500 $) appuyant la valeur au détail des prix, en plus des taxes, afin que l’autorité compétente puisse calculer les droits de licence et le montant nécessaire pour le cautionnement financier, s’il est exigé;
- la traduction intégrale de l’information devant être imprimée sur les billets et utilisée dans la publicité (si elle est dans une langue autre que l’anglais) et une copie du texte dans les langues en question;
- une explication détaillée de la façon dont on traitera les ventes par carte de crédit et carte de débit, ainsi que les chèques impayés;
- la date limite pour les ventes de billets qui seront payés par chèques et cartes de crédit et de débit;
L’autorité compétente peut aussi exiger :
- un plan de gestion et un budget pour la tombola;
- un plan détaillé pour la vente de billets, indiquant entre autres où, quand et comment les billets seront vendus;
- tout autre document jugé nécessaire par la municipalité.
- Chaque demande doit comporter une description de tous les services devant être obtenus de chaque fournisseur afin de permettre à l’autorité compétente de déterminer si le fournisseur en question doit être inscrit en vertu de la Loi de 1992 sur la réglementation des jeux. (Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 3.4.3 « Inscription ».)
- La demande et les documents qui l’accompagnent doivent être présentés à l’autorité compétente municipale au cours de la période précisée par l’autorité compétente. La publicité, la promotion et la vente de billets de tombola ne peuvent débuter que lorsque la municipalité a délivré la licence de tombola.
- Une fois la licence octroyée, les demandes de modification des renseignements indiqués sur une demande de licence doivent être présentées par écrit et porter la signature d’un membre autorisé de l’organisme. L’autorité compétente ne prendra ces demandes en considération que si la vente des billets n’a pas débuté. De plus, elle n’acceptera pas les demandes faites oralement.
Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 5.5.1 « Modification des licences de tombolas ».