3.1 L’AOB conserve une copie des rapports préparés par ses organismes membres comme cela est exigé à “5.2”.
3.2 L’AOB ouvre un compte en fiducie désigné consolidé (CFDC) au nom de ses organismes membres pour l’administration de tous les fonds générés par les activités de jeux de bienfaisance mises sur pied dans la salle de bingo. Le CFDC doit posséder les caractéristiques suivantes :
3.3 L’AOB fournit des détails sur le CFDC aux autorités compétentes.
3.4 Pour chaque CFDC, l’AOB tient au moins les comptes du grand livre général suivants :
3.5 En plus de tenir un journal général, l’AOB prépare un journal des recettes quotidien. Ce journal doit renfermer au moins les renseignements suivants :
À la fin de chaque mois, l’information financière figurant dans chaque journal des recettes quotidien sert au calcul des chiffres pour le journal général.
3.6 Le rapprochement bancaire est effectué à l’aide du relevé bancaire du CFDC reçu à la fin de chaque mois. Il faut vérifier tous les dépôts, ainsi que tous les chèques tirés sur les comptes et les retraits effectués. Il faut pouvoir rendre compte de tous les éléments du relevé bancaire.
3.7 Quatre membres véritables de différents titulaires de licence qui sont des organismes membres de l’AOB sont désignés pour administrer le CFDC.
3.8 Le rapprochement bancaire doit être examiné et approuvé chaque mois par au moins deux membres véritables de différents titulaires de licence qui sont des organismes membres de l’AOB.
3.9 L’AOB fournit aux autorités compétentes les rapports de l’association d’organismes de bienfaisance.
3.10 Le titulaire de licence et l’AOB veillent à ce que tous les retraits de leurs comptes de loterie en fiducie désignés respectifs ou des CFDC soient faits par chèque ou par transfert électronique de fonds pour le paiement des dépenses comme l’autorise le registrateur ou pour l’utilisation des produits nets selon ce qui est approuvé dans la demande de licence.
3.11 Le titulaire de licence et l’AOB s’assurent qu’il n’y a pas de transferts entre un compte de loterie en fiducie désigné ou un CFDC et un compte général de résultats.