Les présentes modalités s’appliquent à tous les titulaires de licence de loterie, sauf ceux qui mettent sur pied et administrent des activités de jeux de bienfaisance assujetties aux Modalités régissant les activités de jeux de bienfaisance mises sur pied et administrées dans des salles de bingo avec mises en commun (4241F).
Association d’organismes de bienfaisance (AOB)—association formée de tous les titulaires de licence qui mettent sur pied des activités de bingo et d’autres loteries dans des salles de bingo ou d’autres sites de jeu de bienfaisance.
Compte de loterie en fiducie désigné (CLFD)—compte désigné comme un compte en fiducie par l’établissement financier où il est détenu par un titulaire de licence de loterie et dans lequel sont déposés les produits des activités mises sur pied et administrées en vertu de licences de loterie, conformément aux présentes modalités.
Compte en fiducie désigné consolidé (CFDC)—compte désigné comme un compte en fiducie par l’établissement financier où il est détenu par une association d’organismes de bienfaisance et dans lequel sont déposés les produits des activités mises sur pied et administrées en vertu de licences de loterie, conformément aux présentes modalités.
Transfert électronique de fonds (TÉF)—système technologique qui permet à une association d’organismes de bienfaisance d’effectuer en toute sécurité le virement électronique des produits de loterie pour déposer de l’argent dans un compte de loterie en fiducie, pour payer des dépenses ou pour répartir les produits nets entre les bénéficiaires admissibles ou entre les comptes de loterie en fiducie des organisations membres.
4.1 Les titulaires de licence décident, en fonction de leurs actes constitutifs et sous réserve d’une entente avec leur institution financière, d’avoir recours ou non au transfert électronique de fonds (TÉF). Le TÉF peut être utilisé :
4.2 Le titulaire de licence ou l’AOB déterminent, en collaboration avec leur institution financière, le montant maximal pouvant être transféré par voie électronique à partir de chaque compte de loterie en fiducie désigné ou chaque CLFD ou CFDC au cours d’une certaine période.
4.3 Une AOB obtient l’autorisation par écrit de chaque organisme membre qui est d’accord avec l’utilisation du TÉF. Chaque organisme participant qui désire recevoir des fonds par voie électronique fournit à l’AOB son information bancaire approuvé par deux signataires autorisés, pour chaque CLFD.
4.4 Si l’AOB ou le titulaire de licence désirent payer des dépenses ou répartir les produits nets générés par les activités de loterie en ayant recours au TÉF, ils obtiennent l’information bancaire du bénéficiaire et la conservent dans leurs dossiers.
4.5 Le titulaire de licence ou l’AOB s’assurent que le système de TÉF de leur institution financière possède les caractéristiques suivantes :
4.6
4.7 Les titulaires de licence et l’AOB ont recours aux applications logicielles fournies ou aux logiciels exigés par leur institution financière pour établir leurs dossiers de TÉF et pour transférer les fonds par voie électronique.
4.8 Le titulaire de licence ou l’AOB s’assurent qu’il y a suffisamment de fonds dans le compte avant d’effectuer un transfert.
4.9 Le titulaire de licence ou l’AOB fournissent régulièrement les dossiers de TÉF à leur institution financière.
4.10 Le transfert de fonds est autorisé par voie électronique par deux des membres véritables désignés pour administrer le TÉF.
4.11 Le dossier de TÉF est fourni à l’institution financière dans les deux jours ouvrables suivant sa création en vue de procéder au transfert. Le titulaire de licence ou l’AOB tiennent un registre pour la confirmation du transfert de fonds.
4.12 Le titulaire de licence ou l’AOB obtiennent de l’institution financière des rapports résumant les renseignements des dossiers. Ces rapports comprennent au moins ce qui suit :
4.13 Le titulaire de licence ou l’AOB s’assurent que dans les trois (3) jours ouvrables de la réception des rapports de l’institution financière, ceux-ci sont examinés et signés par un des membres véritables désignés pour administrer les TÉF qui n’a pas apposé sa signature sur l’autorisation initiale du transfert de fonds. Le signataire autorisé prépare un rapport sommaire indiquant toute anomalie dans le rapport reçu de l’institution financière et le soumet au conseil d’administration du titulaire de licence ou de l’AOB lors d’une réunion tenue dans les 90 jours.
L’association d’organismes de bienfaisance (AOB) agit au nom de ses organismes membres qui étaient ou sont titulaires d’une licence pour la mise sur pied et l’administration d’activités de loterie dans la salle de bingo.
2.1 Le paiement des prix, des droits et des autres frais, ainsi que le remboursement des menues dépenses sont effectués à même les produits des activités de loterie mises sur pied dans la salle de bingo.
2.2 Tout de suite après l’activité de loterie, le titulaire de licence dépose les produits nets générés par la mise sur pied de toutes les activités de loterie dans un compte de loterie en fiducie désigné (CLFD). Les fonds provenant d’autres sources ne sont pas déposés dans ce compte.
2.3 Le titulaire de licence ne dépasse pas le niveau de dépenses prescrit par le registrateur. Si cela se produit, le titulaire de licence fournit aux autorités compétentes une explication par écrit et un plan visant à ramener ses dépenses au niveau prescrit.
2.4 Tout de suite après l’activité de loterie, l’AOB dépose les produits nets générés par la mise sur pied de toutes les activités de loterie dans un compte en fiducie désigné consolidé (CFDC). Les fonds provenant d’autres sources ne sont pas déposés dans le CFDC.
3.1 Les titulaires de licence conservent une copie des rapports qu’ils doivent remettre aux autorités compétentes.
3.2 Les titulaires de licence ouvrent un CLFD pour l’administration de tous les fonds générés par les activités de loterie. L’AOB ouvre un CFDC au nom de ses organismes membres pour l’administration de tous les fonds générés par les activités de loterie mises sur pied dans la salle de bingo. Le CLFD et le CFDC doivent posséder les caractéristiques suivantes :
3.3
3.4 Pour chaque CLFD, les titulaires de licence tiennent au moins les comptes du grand livre général suivants :
3.5 Pour chaque CFDC, l’AOB tient au moins les comptes du grand livre général suivants :
3.6 En plus de tenir un journal général, le titulaire de licence prépare un journal des recettes quotidien. Ce journal doit renfermer au moins les renseignements suivants :
3.7 En plus de tenir un journal général, l’AOB prépare un journal des recettes quotidien. Ce journal doit renfermer au moins les renseignements suivants :
3.8 Le rapprochement bancaire est effectué à l’aide du relevé bancaire du CLFD ou du CFDC reçu à la fin de chaque mois. Il faut vérifier tous les dépôts, ainsi que tous les chèques tirés sur les comptes et les retraits effectués. Il faut pouvoir rendre compte de tous les éléments du relevé bancaire.
3.9
3.10 Le titulaire de licence et l’AOB préparent à l’intention de leur conseil d’administration respectif un rapport financier mensuel qui résume toutes les activités de loterie et opérations sur le CLFD ou le CFDC. Le rapport porte sur tout le mois.
3.11 Le rapprochement bancaire du CLFD doit être examiné et approuvé chaque mois par au moins deux membres véritables du titulaire de licence.
3.12 Le rapprochement bancaire du CFDC doit être examiné et approuvé chaque mois par au moins deux membres véritables de différents titulaires de licence qui sont des organismes membres de l’AOB.
3.13 Le titulaire de licence et l’AOB veillent à ce que tous les retraits de leur CLFD ou CFDC respectif soient faits par chèque ou par transfert électronique de fonds pour le paiement des dépenses comme l’autorise le registrateur ou pour l’utilisation des produits nets selon ce qui est approuvé dans la demande de licence.
3.14 Le titulaire de licence et l’AOB s’assurent qu’il n’y a pas de transferts entre un CLFD ou un CFDC et un compte général de résultats.
5.1
5.2 Après chaque activité de loterie, les titulaires de licences fournissent à l’AOB un rapport financier indiquant les résultats détaillés de chaque activité de loterie. Ce rapport doit renfermer au moins les renseignements suivants :
5.3
5.4 Les organismes membres de l’AOB sont responsables de tout déficit résultant de l’exploitation d’une activité de loterie par une des organismes membres, et le déficit est indiqué dans le rapport financier. Les déficits résultant d’actes posés par l’exploitant de salle de bingo ou ses employés sont la responsabilité de l’exploitant. Les montants manquants sont versés à l’organisme membre mettant sur pied l’activité de jeux de bienfaisance et sont inclus dans le dépôt net pour l’activité en question.
5.5 S’il est tenu de le faire, le titulaire de licence dépose ses états financiers auprès de l’autorité compétente dans les 180 jours de la fin de l’exercice.
5.6 Chaque titulaire de licence dépose auprès de l’autorité compétente les rapports sur le respect des modalités qu’exige le registrateur dans les 180 jours de la fin de l’exercice du titulaire de licence.
5.7 Dès que l’AOB a déposé les rapports auprès de l’autorité compétente, elle en met des copies à la disposition de ses organismes membres.
6.1 Les titulaires de licence peuvent choisir de rembourser les menues dépenses de leurs membres véritables.
6.2 Après avoir payé toutes les dépenses admissibles, l’AOB divise les produits qui restent au prorata entre ses organismes membres en fonction du nombre d’activités de jeux de bienfaisance mises sur pied par chacune d’elles au cours de la période sur laquelle porte le rapport. La part de chaque organisme membre est réduite du montant des déficits dont elle est responsable.
7.1 Seuls les titulaires de licence qui mettent sur pied des activités de bingo ou de billets à fenêtres dans les villes frontalières où la majorité des joueurs sont Américains peuvent accepter que les feuilles de bingo ou les billets à fenêtres soient payées en argent américain.
7.2
7.3
7.4 Toutes les dépenses sont payées en argent canadien seulement et les fonds proviennent du CLFD ou du CFDC en dollars canadiens.
7.5 On utilise le taux de change acheteur quotidien fixé par les banques à charte pour calculer les recettes brutes rajustées. Ce renseignement est obtenu tous les jours. Les dépenses sont calculées en fonction des recettes brutes rajustées.
7.6 Tous les joueurs qui achètent des feuilles de bingo ou des billets à fenêtres en argent américain reçoivent leurs prix dans cette devise, et les fonds proviennent des recettes ou du CLFD ou du CFDC en dollars américains.