9.1 Le titulaire de la licence doit conserver un dossier dans lequel figurent les numéros de série des billets, leur distribution, les noms des vendeurs, le nombre de talons et les sommes reçus, le nombre de billets non vendus ou retournés afin de faire le rapprochement comptable de tous les billets et de l’argent reçu à la fin de chaque tombola.
9.2 Le titulaire de la licence doit conserver tous les billets non vendus et les talons des billets vendus pendent une période de un an à compter de la date du dernier tirage.
9.3 Le titulaire de la licence doit obtenir des reçus pour toutes les dépenses engagées.
9.4 Le titulaire de la licence doit conserver un dossier détaillé sur l’utilisation du produit de la tombola.
9.5 Le titulaire de la licence doit tenir à jour et conserver les livres, dossiers et autres documents à l’appui de tous les rapports ou états financiers pendant au moins quatre (4) ans.
9.6 Le titulaire de la licence doit donner accès aux agents nommés par l’autorité compétente et à tous les agents de la paix à tous les livres et dossiers relatifs à la mise sur pied de la tombola et les remettre à l’autorité compétente sur demande. Cette dernière peut conserver ces documents aux fins de vérification ou d’enquête