5.1 Le requérant doit signifier un avis de différend (formule 1) à tous les participants et au conseil d’administration de l’OLG et doit déposer cet avis, accompagné des certificats de signification (formule 2) et des frais initiaux de dépôt, auprès du Bureau du président.
5.2 Une partie intimée doit signifier une réponse (formule 3) au requérant, à tout autre participant et au conseil d’administration de l’OLG dans les 10 jours suivant le jour où elle a reçu l’avis de différend. Elle doit également déposer la réponse, les certificats de signification et ses frais initiaux de dépôt auprès du Bureau du président dans les trois jours qui suivent la signification de la réponse aux autres participants et à l’OLG.
5.3 Si certaines ou toutes les parties intimées ont une réponse identique, elles peuvent déposer une réponse conjointe et verser les frais initiaux de dépôt et les frais d’arbitrage exigés d’une seule partie. Le tribunal ordonnera à ces parties intimées de répartir tous frais d’arbitrage supplémentaires entre elles, s’il le juge approprié.
5.4 Le Bureau du président ne nomme un tribunal que lorsque tous les participants qui sont ou pourraient raisonnablement être des requérants ou des parties intimées ont déposé un avis de différend ou une réponse, selon le cas, et ont payé tous les frais applicables.
5.5 Lors de l’arbitrage, une partie à l’arbitrage ne peut présenter de preuve ou faire de présentation au sujet d’un fait pertinent qui n’est pas contenu dans l’avis de différend ou la réponse sans la permission du tribunal. Celui-ci peut donner sa permission selon les conditions qu’il le juge appropriées.
6.1 L’avis de différend, la réponse et tout autre document peuvent être signifiés et déposés en main propre, par messagerie, par télécopieur ou par courrier ordinaire. Tout document signifié au représentant d’une partie est considéré avoir été signifié à la partie elle-même. Les documents ou tout autre matériel déposés aux fins de l’arbitrage doivent être signifiés à toutes les parties.
6.2 Un document est réputé signifié le jour où il est reçu par l’autre partie ou son représentant. Les documents signifiés par courrier ordinaire sont réputés avoir été signifiés le 5e jour après avoir été postés.
6.3 Le Bureau du président doit recevoir tous les documents déposés au cours de ses heures normales de travail (8 h 30 – 17 h). Les documents déposés en dehors des heures normales de travail sont réputés avoir été déposés le jour ouvrable suivant.
7.1 Les parties qui parviennent à une résolution du différend dans les 45 jours suivant la signification de l’avis de différend doivent signifier un avis de résolution (formule 4) au conseil d’administration de l’OLG et déposer cet avis auprès du Bureau du président dans les trois jours suivant la résolution du différend.
8.1 Dans les trois jours qui suivent la réception de l’avis de différend, l’OLG fait savoir au Bureau du président s’il a mené une enquête sur la question en litige et, le cas échéant, si l’enquête est terminée.
8.2 Si l’enquête de l’OLG est en cours, l’arbitrage et toute autre mesure exigée par les présentes règles sont suspendus jusqu’à ce que :
8.3 L’OLG doit remettre immédiatement au Bureau du président les résultats de toute enquête terminée et le résumé des principales constatations.
8.4 Si l’enquête de l’OLG est en cours, le Bureau du président en informe toutes les parties. Il doit également remettre à toutes les parties des copies des résultats de l’enquête et du résumé des principales constatations dans les trois jours qui suivent le jour où il a reçu ces documents. Les résultats de l’enquête et le résumé des constatations sont déposés auprès du tribunal dès que celui-ci est constitué.