Q. Qu’est-ce que la plateforme de soumission des données sur les points de vente (PdV)?
En 2024, la CAJO et la Société ontarienne du cannabis (SOC) ont lancé une plateforme automatisée de soumission des données qui s’intègre au système de PdV de chaque magasin de vente au détail de cannabis.
Ce système en ligne de soumission des données remplace la nécessité de soumettre manuellement des rapports de vente mensuels intégrés au format Excel à la CAJO à des fins réglementaires.
Q. Comment cela fonctionne-t-il?
R. Les données des détaillants sont automatiquement soumises directement à la plateforme de soumission des données sur les PdV via le système en magasin du détaillant.
La plateforme avertit également automatiquement les détaillants en cas d’erreurs dans leurs données.
Q. Comment savoir si mon fournisseur de point de vente est intégré à la plateforme de soumission des données sur les PdV de la SOC?
R. Vous pouvez vérifier si votre fournisseur est intégré à la plateforme des données sur les PdV en consultant la liste des fournisseurs de PdV sur le site Web de la SOC à l’adresse suivante : Liste des fournisseurs de point de vente – OCS Wholesale (anglais seulement).
Q. La plateforme de soumission des données sur les PdV envoie-t-elle automatiquement des notifications d’erreurs de données?
R. Oui. La plateforme de soumission des données sur les PdV avertit automatiquement les détaillants en cas d’erreurs. La plateforme génère automatiquement des courriels signalant les erreurs de rapprochement des données qui nécessitent une résolution aux détaillants de cannabis autorisés.
Q. À quelle fréquence les notifications d’erreurs de données sont-elles envoyées?
R. La plateforme envoie aux détaillants des courriels automatiquement générés à un rythme hebdomadaire, le mardi, provenant de l’adresse donotreply@ocs.ca
Q. Pourquoi est-ce que je reçois une notification d’erreur de données?
R. Les erreurs de rapprochement des données sont envoyées dans le cadre de la plateforme de soumission des données sur les points de vente, qui reçoit automatiquement les données de votre système de PdV conformément aux exigences réglementaires provinciales et fédérales en matière de soumission.
Les notifications indiquent toutes les erreurs de rapprochement des données qui doivent être résolues pour votre magasin.
Pour garantir l’exactitude de vos données, examinez les erreurs de rapprochement des données que vous recevez et apportez les ajustements nécessaires dès que possible.
Q. Existe-t-il une liste expliquant la signification de chaque erreur de données?
R. Un guide expliquant la signification de chaque message d’erreur et leurs explications est publié sur la page Web : Erreurs de rapprochement des données (anglais seulement) de la Société ontarienne du cannabis (SOC).
Q. Que dois-je faire si je reçois une notification d’erreur de données?
R. Si vous recevez une notification d’erreur de données, examinez l’erreur et apportez les modifications nécessaires dès que possible afin de garantir l’exactitude de vos données.
- Pour résoudre une erreur, vous (ou votre fournisseur de PdV) devrez peut-être soumettre des données à la plateforme de soumission des données sur les points de vente.
- Dans certains cas, vous devrez peut-être contacter votre fournisseur de PdV ou la SOC (p. ex. en cas de transfert invalide) pour résoudre une erreur de données.
- En cas de doute, contactez votre fournisseur de PdV pour obtenir des réponses à vos questions ou de l’aide pour résoudre les messages d’erreur.
Q. Y a-t-il des erreurs de données que je peux résoudre moi-même, sans l’aide de mon fournisseur de point de vente?
R. Dans certains cas, vous pouvez résoudre un problème vous-même. Cependant, vous aurez souvent besoin de l’aide de votre fournisseur de point de vente pour résoudre des erreurs telles que les erreurs de transfert.
Q. Quelles sont les erreurs de données les plus fréquentes?
R. Les erreurs fréquentes dans les données comprennent :
- Erreurs de qualité des données (p. ex. impossibilité de faire correspondre le code-barres UGS et CUP, transfert UGS non valide)
- Erreurs de continuité des données (p. ex. stock négatif, transferts non équilibrés, quantité en stock ne correspondant pas à la quantité observée, UGS manquant dans le stock)
Q. Une fois l’erreur corrigée, existe-t-il un moyen de confirmer que la correction a bien été effectuée?
R. Pour résoudre une erreur, le détaillant de cannabis (en collaboration avec son fournisseur de point de vente) doit soumettre les données à la plateforme de soumission des données sur les points de vente. Une fois les nouvelles données traitées et validées, l’erreur devrait être résolue et son statut passera de « Nouvelle/Existante » à « Résolue » dans le prochain courriel de notification d’erreur.
Q. Quelles mesures dois-je prendre pour remédier à l’accumulation d’erreurs non résolues?
R. Contactez votre fournisseur de point de vente pour corriger chaque erreur séparément. Si votre fournisseur de point de vente ne parvient pas à les résoudre, contactez le service à la clientèle de la SOC pour obtenir de l’aide en appelant le 1 877 627-1627 ou en discutant avec eux via le clavardage .
Q. Que dois-je résoudre en premier : les très anciennes erreurs qui continuent d’apparaître dans mon rapport d’erreurs hebdomadaire ou les nouvelles?
R. Si vous recevez une notification d’erreur de données, examinez l’erreur et effectuez les ajustements nécessaires dès que possible afin de garantir l’exactitude de vos données.
Pour éviter une accumulation d’erreurs, résolvez d’abord les erreurs les plus anciennes.
Q : Plusieurs personnes peuvent-elles recevoir les courriels d’erreur de rapprochement des données?
R : À l’heure actuelle, une seule personne-ressource peut recevoir les courriels d’erreur de rapprochement des données pour chaque autorisation de magasin de vente au détail (AMVD). Si vous souhaitez mettre à jour votre personne-ressource principale pour la réception des courriels d’erreur de rapprochement des données, veuillez contacter le service à la clientèle au 1 877 627-1627 ou via le clavardage .
Q : Que se passe-t-il si je ne résous pas les messages d’erreur?
R : Tous les détaillants de cannabis titulaires d’une licence sont soumis aux normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis , qui définissent vos obligations réglementaires en matière de tenue de registres.
Afin de garantir l’exactitude de vos données, nous vous encourageons à examiner les erreurs de rapprochement des données que vous recevez et à apporter les ajustements nécessaires dès que possible.
Q. Quelles sont mes obligations réglementaires en matière de tenue de documents sur le cannabis?
R. Pour de plus amples renseignements sur les exigences réglementaires relatives à la tenue de documents sur le cannabis, veuillez consulter la page Registres du cannabis : Exigences et plateforme de soumission des données des point de vente et la section 8.0 : Exigences en matière de tenue de documents des normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis sur le site Web de la CAJO.
Pour toute question concernant les exigences réglementaires, veuillez contacter la CAJO à l’adresse customer.service@agco.ca.
Q : J’ai reçu l’erreur de rapprochement des données « Transfert non valide (expéditeur/destinataire non approuvé pour le transfert) ». Comment puis-je résoudre ce problème?
R : Pour résoudre cette erreur, veuillez contacter la CAJO à l’adresse customer.service@agco.ca. Afin de garantir l’exactitude de vos données, nous vous encourageons à vérifier les erreurs de rapprochement des données que vous recevez et à effectuer les ajustements nécessaires dès que possible.
Q. Comment puis-je résoudre une erreur de continuité des données causée par un transfert entre magasins?
R. Les erreurs de continuité des données sont souvent causées lors d’un transfert entre magasins (c’est-à-dire lorsqu’un produit est déplacé entre différents magasins de détail selon les canaux acceptables approuvés par la CAJO).
Pour aider à résoudre une erreur de continuité des données causée par un transfert entre magasins, n’oubliez pas que :
- Un transfert entre magasins n’est effectué qu’une fois que le magasin destinataire a accusé réception du produit transféré.
- Les produits transférés ne doivent pas être retirés de l’inventaire tant que le magasin destinataire n’a pas terminé le transfert.
- Les produits doivent toujours être comptabilisés dans un système de point de vente. Les stocks ne peuvent pas être déduits du système de point de vente d’un magasin de détail sans être ajoutés simultanément au système de point de vente d’un autre magasin de détail actif. Les stocks doivent toujours être associés à un magasin de détail spécifique.
- Les transferts intermagasins sortants doivent pouvoir être rapprochés du côté du magasin destinataire. Cela signifie que la quantité envoyée doit correspondre à la quantité reçue.
- Si un envoi sortant n’est pas accepté par le magasin destinataire et est renvoyé au magasin expéditeur, le stock ne doit pas être enregistré comme un transfert.
Q. Comment puis-je résoudre les erreurs liées au rapprochement mathématique des données de mon système de point de vente?
R. Contactez la SOC pour identifier la date à laquelle la quantité de votre UGS n’était plus conforme. Effectuez ensuite un inventaire physique et effectuez une transaction d’ajustement en utilisant la date à laquelle le nombre est devenu asymétrique (OTHER_ADDITION / OTHER _REDUCTION) représentant la différence entre le total que vous avez soumis et le total attendu afin d’aligner les deux côtés.
Q. Si une notification d’erreur est envoyée à deux détaillants (p. ex. pour un transfert), vais-je continuer à recevoir une notification d’erreur si l’autre détaillant n’a pas apporté ses corrections?
R. Oui, les corrections d’erreurs impliquant deux détaillants nécessitent que les deux détaillants résolvent l’erreur.
Ressources utiles
- Page Web de la CAJO : Registres du cannabis : Exigences et plateforme de soumission des données des points de vente
- Page Web de la CAJO : Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis
- Page Web de la CAJO : Section 8.0 : Exigences en matière de tenue de documents
- Page Web de la OCS Wholesale (anglais seulement) : Erreurs de rapprochement des données
Messages d’erreur de rapprochement des données :
| Message d’erreur | Définition du message d’erreur | Résolution |
|---|---|---|
Impossible de trouver la référence Impossible de trouver la référence [<UGS>]. | Ce message d’erreur indique que nous ne sommes pas en mesure de trouver la correspondance pour cette référence. | Veuillez valider l’UGS et mettre à jour les données dans votre système. |
Le code-barres CUP n’a pas pu être trouvé Le code-barres CUP [<UPC_BARCODE>] n’a pas pu être trouvé. | Ce message d’erreur indique que nous ne sommes pas en mesure de trouver de correspondance pour ce code CUP. | Veuillez valider le code CUP et mettre à jour les données dans votre système. |
L’UGS et le code-barres CUP n’ont pas pu être mis en correspondance L’UGS [<UGS>] et le code-barres CUP [<UPC_BARCODE>] n’ont pas pu être mis en correspondance. | Ce message d’erreur signifie que l’UGS et/ou le code-barres CUP ne sont pas valides. | Veuillez valider l’UGS et le code CUP et mettre à jour les données dans votre système. |
Stock négatif Stock négatif observé pour l’UGS [<SKU>] à partir du [<POS_TRANSACTION_DATE>]. | Ce message d’erreur indique que l’agrégation de vos données affiche un statut de stock négatif. | Veuillez vérifier votre stock disponible et mettre à jour votre système. |
Transferts non équilibrés (expéditeur) Déséquilibre de transfert observé pour la référence [<SKU>] à compter du [<POS_TRANSACTION_DATE>] envoyé à l’AVMD [<COUNTER_PARTY_CRSA>]. | Ce message d’erreur indique que le transfert n’a pas été reçu par le destinataire. | Veuillez vérifier que l’AVMD réceptrice est correcte. Si des modifications doivent être apportées, veuillez contacter votre fournisseur de PdV pour obtenir de l’aide. |
La quantité en stock ne correspond pas à la quantité observée Déséquilibre observé dans la position de stock pour la référence [<SKU>] à partir du [<POS_TRANSACTION_DATE>]. | Ce message d’erreur indique que l’agrégation des événements ne correspond pas aux valeurs de la position de stock. | Veuillez vérifier votre stock disponible et mettre à jour les données dans votre système. |
Transfert d’UGS non valide (CROL inattendu) Transfert inattendu vers CROL observé pour la référence [<SKU>] à partir du [<POS_TRANSACTION_DATE>]. | Ce message d’erreur indique que nous ne pouvons pas effectuer la transaction de transfert, car l’AVMD réceptrice ne peut pas être validée. | Veuillez vérifier que les données de l’AVMD réceptrice sont correctes. Si des modifications doivent être apportées, veuillez contacter votre fournisseur de PdV pour obtenir de l’aide. |
Transfert UGS non valide (même AVMD) Transfert observé entre la même AVMD pour l’UGS [<SKU>] à partir du [<POS_TRANSACTION_DATE>]. | Ce message d’erreur indique que le transfert a lieu avec votre propre emplacement, ce qui n’est pas autorisé. | Veuillez vérifier que les renseignements de transfert sont corrects. Si des modifications sont nécessaires, veuillez contacter votre fournisseur de PdV pour obtenir de l’aide. |
Transfert d’UGS non valide (AVMD non valide) Transfert observé vers un AVMD non valide pour l’UGS [<SKU>] à partir du [<POS_TRANSACTION_DATE>]. | Ce message d’erreur indique que nous ne pouvons pas effectuer la transaction de transfert, car l’AVMD réceptrice ne peut pas être validée. | Veuillez vérifier que les données de l’AVMD réceptrice sont correctes. Si des modifications doivent être apportées, veuillez contacter votre fournisseur de PdV pour obtenir de l’aide. |
Transferts non équilibrés (destinataire) Un déséquilibre de transfert a été observé pour l’UGS [<UGS>] à partir du [<POS_TRANSACTION_DATE>] reçu de l’AVMD [<COUNTER_PARTY_CRSA>]. | Ce message d’erreur indique que le transfert n’a pas été envoyé par l’expéditeur. | Veuillez vérifier que les données de l’AVMD réceptrice sont correctes. Si des modifications doivent être apportées, veuillez contacter votre fournisseur de PdV pour obtenir de l’aide. |
Incohérence entre l’UGS et le code-barres CUP L’UGS [<SKU>] et le code-barres CUP [<UPC_BARCODE>] ont été associés à deux produits différents. | Ce message d’erreur indique que l’UGS et le CUP de cette transaction font référence à des produits différents. | Veuillez valider l’UGS et le code CUP et mettre à jour les données dans votre système. |
UGS manquant dans la position de stock L’UGS [<SKU>] n’a pas de position d’inventaire associée | Ce message d’erreur indique que la position d’inventaire pour cet UGS n’existe pas dans le système. | Veuillez vérifier que l’UGS indiqué est bien inclus dans le fichier de position d’inventaire. |
Transfert non valide (expéditeur non approuvé pour le transfert) Transfert observé depuis une AVMD inattendue pour la référence [<SKU>] à partir du [<POS_TRANSACTION_DATE>]. | Ce message d’erreur indique que le magasin de transfert de l’expéditeur n’est pas approuvé pour ce type de transfert avec la CAJO. | Veuillez vérifier que le magasin de transfert de l’expéditeur est correct. Veuillez contacter la CAJO pour obtenir de l’aide. |
Transfert non valide (destinataire non approuvé pour le transfert) Transfert observé vers une AVMD inattendue pour la référence [<SKU>] à partir du [<POS_TRANSACTION_DATE>]. | Ce message d’erreur indique que le magasin de transfert destinataire n’est pas approuvé pour ce type de transfert avec la CAJO. | Veuillez vérifier que le magasin de transfert destinataire est correct. Veuillez contacter la CAJO pour obtenir de l’aide. |