Pour mieux s’orienter dans le processus de présentation de rapports, se reporter à la figure C.

1. Rapport sur une activité de jeux de bienfaisance
Il incombe aux organismes de bienfaisance titulaires d’une licence (organismes membres) de consigner les résultats de chaque activité dès qu’elle se termine et de remettre une copie du Rapport sur une activité de jeux de bienfaisance à l’administrateur de l’AOB, qui coordonne les rapports mensuels en leur nom. Le rapport renferme au moins les renseignements suivants :

  • les recettes brutes et les prix du bingo;
  • les recettes brutes et les prix des billets à fenêtres;

  • les recettes brutes et les prix des tombolas;

  • les droits d’autorisation;

  • le remboursement des menues dépenses

2. Rapport sur des jeux de bienfaisance

Les organismes de bienfaisance titulaires d’une licence sont également tenus de préparer tous les mois un Rapport sur des jeux de bienfaisance, qui indique :

  • les recettes;

  • les dépenses;

  • l’utilisation des produits;

  • le solde.

Ce rapport est remis à l’autorité compétente municipale pour lui permettre d’établir régulièrement des rapports sur l’utilisation des produits.

3. Rapport sommaire sur les jeux de bienfaisanceL’administrateur de l’AOB regroupe les rapports individuels sur chaque activité de jeux de bienfaisance au nom de l’organisme membre en un Rapport de l’association des organismes de jeux de bienfaisance. Il doit remettre le rapport aux deux autorités compétentes 30 jours après la fin du mois et y joindre les renseignements suivants:

  • l’argent misé par genre de loterie;

  • les prix décernés pour chaque genre de loterie;

  • le total des recettes tirées des activités de jeu et des recettes non relatives au jeu;

  • les droits d’autorisation pour le mois;

  • les menues dépenses remboursées pour chaque activité;

  • le déficit (le cas échéant) pour chaque activité;

  • les dépôts totaux pour la période;

  • les frais d’administration payés pendant le mois;

  • la TVH et toutes les autres taxes applicables payées pour le mois;

  • les autres recettes attribuées au propriétaire ou à l’exploitant de la salle de bingo;

  • le montant total des recettes payé au propriétaire ou à l’exploitant de la salle de bingo;

  • la liste des membres de l’AOB et leur part de produits nets pour le mois;

  • l’information sur le fonds de commercialisation.

  • lorsque les devises américaines sont acceptées, la date du transfert des fonds accumulés dans le compte en devises américaines au compte en devises canadiennes, le taux de change et la prime ou la perte au cours acheteur (voir la section 3.6.5, « Comptes de loterie en fiducie pour les devises américaines »).

Ce rapport ainsi que le Rapport de l’exploitant de salle de bingo (se reporter au point 4) sont remis à l’autorité compétente municipale et au registrateur.

  • La municipalité se sert de ces renseignements pour surveiller les activités de mise et les versements aux organismes de bienfaisance.
  • Le registrateur se sert de ces renseignements pour veiller à ce que le pourcentage maximum des prix à attribuer prescrit par le registrateur n’a pas été dépassé.
    (Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 10.7.2.)

3. a) Droits de licence provinciaux

Les droits de licence provinciaux sont prescrits par le registrateur et représentent un pourcentage des mises brutes (bingo, billets à fenêtres et tombolas). Les droits sont versés tous les mois au moment où le Rapport de l’association des organismes de jeux de bienfaisance est déposé.

4. Rapport de l’exploitant de salle de bingo

Tous les mois, l’exploitant de salle de bingo remplit le Rapport de l’exploitant de salle de bingo et le remet à l’administrateur de l’AOB.

L’administrateur de l’AOB se sert des renseignements pour vérifier les recettes brutes tirées de la vente des produits non relatifs au jeu (p. ex., concessions, tamponneurs à encre, etc.). L’administrateur peut demander des renseignements supplémentaires au propriétaire ou à l’exploitant de salle de bingo.

Si le chiffre d’affaires brut des produits non relatifs au jeu déclaré dans le Rapport de l’exploitant de salle de bingo ne satisfait pas l’association d’organismes de bienfaisance, celle-ci peut ne pas verser les fonds tirés des recettes générées par les activités de loterie.

L’association d’organismes de bienfaisance doit signaler les conflits et les litiges au registrateur.

5. États financiers

Conformément aux modalités régissant les licences de loterie, les titulaires de licence et les AOB doivent préparer des états financiers sur toutes leurs sources de revenus (relatif et non relatif au jeu). Le type d’examen financier demandé dépend du revenu annuel brut, toutes sources confondues, du titulaire de licence.

Si le revenu brut est inférieur à 250 000 $, le conseil d’administration de l’organisme de bienfaisance prépare et approuve les états financiers. Si le revenu brut est supérieur à 250 000 $, des états financiers vérifiés sont obligatoires.

Si le revenu brut est inférieur à 250 000 $, mais qu’en vertu d’une autre loi (p. ex., Loi sur les personnes morales) des états financiers vérifiés sont obligatoires, les titulaires de licence et les AOB devront se conformer à la loi.

(Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter aux Modalités régissant les licences de loterie, « Présentation de rapports », 3.8 b).)

À la demande de l’autorité compétente, les états financiers ainsi que toute autre information que celle-ci juge nécessaire seront fournis.

Honoraires du vérificateur

Le titulaire de licence a le droit de se servir des recettes des activités de jeu pour payer la tranche des honoraires du vérificateur ayant trait aux activités de jeux de bienfaisance.

10.7.1 A) Rapport sur le respect des modalités

Le titulaire de permis doit présenter un rapport sommaire sur le respect des modalités régissant les licences de loterie, des autres modalités pertinentes prescrites par le registrateur, des normes et directives prescrites par le registrateur et de toute autre modalité imposée par l’autorité compétente.

Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter aux Modalités régissant les licences de loterie « Présentation de rapports », 3.8)

10.7.2. MAXIMUM POUR LE TOTAL DES PRIX À DÉCERNER

La manière dont les titulaires de licence (avec l’aide des exploitants de salle de bingo) gèrent le total des prix à décerner joue un rôle primordial dans le succès du bingo. Outre un cadre souple pour le bingo, le registrateur a prescrit un pourcentage maximum de la moyenne de l’argent misé qui peut être remis en prix.

Si les prix décernés dans le cadre d’une partie ou séance individuelle peuvent être supérieurs au pourcentage prescrit pour les prix, la moyenne totale des prix décernés au cours de chaque trimestre prescrit ne doit pas dépasser le maximum établi pour le total des prix à décerner.

10.7.2 A) Politiques relatives à la présentation de rapports sur les prix à décerner

Pour que la moyenne des prix décernés soit respectée dans toute la province, chaque AOB doit remettre au registrateur un rapport mensuel indiquant les sommes brutes misées et les prix décernés.

Une AOB doit tenir un grand livre séparé pour l’argent destiné au versement des prix à décerner ou s’accumulant à cette fin dans le cadre des jeux « progressifs », de façon à avoir l’argent nécessaire. Bref, il doit y avoir suffisamment de fonds dans le compte de loterie en fiducie pour payer les gagnants qui remportent un prix « progressif ».

Pour calculer le pourcentage des prix à décerner, le rapport mensuel ne doit faire état que des prix qui ont été gagnés et décernés.

Le registrateur examine la moyenne des prix à décerner tous les trimestres en tenant compte des fluctuations du compte dues aux prix décernés dans le cadre des jeux de style « progressif » et en prévoyant les fluctuations saisonnières.

10.7.2 B) Politiques relatives à la surveillance des prix à décerner

Le registrateur contacte les titulaires de licence et les exploitants de salle qui ne s’en tiennent pas au pourcentage établi pour s’assurer qu’ils prennent les mesures voulues pour réduire les prix décernés.

Lorsque le titulaire de licence et l’exploitant de salle ne se conforment pas à la règle, le registrateur peut alors prendre des mesures disciplinaires, émettre des directives, voire prendre des mesures d’exécution.

Le registrateur prend ses décisions en fonction de chaque cas, c’est-à-dire en tenant compte de la situation particulière de chaque titulaire de licence ou exploitant de salle.

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