3.1 L’AOB conserve une copie des rapports préparés par ses organismes membres comme cela est exigé à “5.2”.
3.2 L’AOB ouvre un compte en fiducie désigné consolidé (CFDC) au nom de ses organismes membres pour l’administration de tous les fonds générés par les activités de jeux de bienfaisance mises sur pied dans la salle de bingo. Le CFDC doit posséder les caractéristiques suivantes :
- il s’agit d’un compte-chèques pour lequel des relevés mensuels sont envoyés
- tous les chèques ou des images électroniques du recto et du verso des chèques sont renvoyés avec le relevé mensuel
- tous les chèques ou les autres retraits exigent la signature d’au moins deux signataires autorisés qui sont des membres véritables de deux organismes membres de l’AOB.
3.3 L’AOB fournit des détails sur le CFDC aux autorités compétentes.
3.4 Pour chaque CFDC, l’AOB tient au moins les comptes du grand livre général suivants :
- un compte en fiducie désigné consolidé
- un compte de recettes pour chaque genre de loterie
- un compte pour les prix pour chaque genre de loterie
- un compte pour l’affectation de 5 % des mises brutes pour les billets à fenêtres aux organismes membres de l’AOB, affectation faite avant le calcul de la part des recettes des activités de jeux de bienfaisance revenant à l’exploitant de salle de bingo
- un compte pour la part des produits générés par les loteries faisant l’objet d’une licence qui reviennent à l’exploitant de salle de bingo
- un compte provisoire pour les recettes de l’exploitant de salle de bingo
- un compte pour les droits de licences pour chaque genre de loterie
- un compte pour les frais d’administration pour chaque genre de loterie
- un compte pour le fonds de commercialisation
- un compte pour les frais bancaires
- un compte pour les dépenses liées à la tenue de livres
- un compte pour les dépenses liées aux vérifications ou à la comptabilité
- un compte pour le remboursement des menues dépenses aux membres véritables
- un compte pour le versement des produits aux organismes membres de l’AOB the HCA.
3.5 En plus de tenir un journal général, l’AOB prépare un journal des recettes quotidien. Ce journal doit renfermer au moins les renseignements suivants :
- la date et l’heure de l’activité de jeux de bienfaisance
- le nom du titulaire de licence
- les recettes brutes pour chaque genre de loterie mise sur pied
- les prix décernés pour chaque genre de loterie mise sur pied
- les droits de licences
- les menues dépenses payées par chaque titulaire de licence
- les excédents ou les déficits dont chaque titulaire de licence est responsable
- le montant d’argent comptant réel déposé, étayé par un bordereau de dépôt, pour chaque genre de loterie mise sur pied.
À la fin de chaque mois, l’information financière figurant dans chaque journal des recettes quotidien sert au calcul des chiffres pour le journal général.
3.6 Le rapprochement bancaire est effectué à l’aide du relevé bancaire du CFDC reçu à la fin de chaque mois. Il faut vérifier tous les dépôts, ainsi que tous les chèques tirés sur les comptes et les retraits effectués. Il faut pouvoir rendre compte de tous les éléments du relevé bancaire.
3.7 Quatre membres véritables de différents titulaires de licence qui sont des organismes membres de l’AOB sont désignés pour administrer le CFDC.
3.8 Le rapprochement bancaire doit être examiné et approuvé chaque mois par au moins deux membres véritables de différents titulaires de licence qui sont des organismes membres de l’AOB.
3.9 L’AOB fournit aux autorités compétentes les rapports de l’association d’organismes de bienfaisance.
3.10 Le titulaire de licence et l’AOB veillent à ce que tous les retraits de leurs comptes de loterie en fiducie désignés respectifs ou des CFDC soient faits par chèque ou par transfert électronique de fonds pour le paiement des dépenses comme l’autorise le registrateur ou pour l’utilisation des produits nets selon ce qui est approuvé dans la demande de licence.
3.11 Le titulaire de licence et l’AOB s’assurent qu’il n’y a pas de transferts entre un compte de loterie en fiducie désigné ou un CFDC et un compte général de résultats.