La CAJO délivre des licences aux organismes religieux et de bienfaisance admissibles les autorisant à vendre des billets de tombola, à sélectionner les gagnants et à distribuer les prix électroniquement à l’aide d’ordinateurs. Servez-vous de la liste de vérification suivante pour assurer le succès de votre tombola.
Avant votre tombola
Voir les list-de-verification-pour-un-tombola-electronique-reussi
Assurez-vous de faire ce qui suit :
- Lire les documents suivants et respecter les obligations qui y sont indiquées :
- Modalités – Licence de loterie
- Modalités - Licence de tombola (tirage)
- Conditions d’utilisation de la tombola électronique moitié-moitié
- Normes du registrateur : Gestion et administration financières des salles de bingo où les produits ne sont pas mis en commun
- Normes techniques minimales pour les systèmes de tombolas électroniques (section « Autres exigences techniques »)
Remarque : Tous les portails de vente de tombolas électroniques, y compris toute modification subséquente, doivent respecter les normes techniques (en anglais seulement) pertinentes et être approuvés par la CAJO.
- Avoir des politiques et des procédures en place qui décrivent la façon dont vous :
- mettrez sur pied et administrerez votre tombola
- assurerez la conformité aux Conditions d’utilisation de la tombola électronique
- vous occuperez des problèmes techniques
- protégerez le personnel, le matériel et les actifs de la tombola
- vous assurerez que seuls des billets valides sont inclus dans la tombola
- limiterez tout risque repéré
- Inscrire un message portant sur le jeu responsable sur le billet de tombola
- Faire en sorte que le personnel chargé de la tombola électronique connaisse bien son rôle et ses responsabilités
- Utiliser une technologie (solution) approuvée par la CAJO
- Veiller à ce que les annonces faisant la promotion de votre événement respectent toutes les exigences de la CAJO.
Pendant votre tombola
Assurez-vous que :
- Vos règles du jeu approuvées par la CAJO sont mises à la disposition de toutes les personnes achetant des billets.
- Votre licence de tombola électronique est mise à la disposition du public.
- Deux (2) membres en bonne et due forme supervisent votre tombola.
- Vous retirez les billets annulés du tirage.
- Vous annoncez le montant réel du prix de la tombola à gagner lors du tirage (p. ex., dans le cas d’une tombola moitié-moitié, vous n’annoncez pas le montant total des ventes).
- Vous respectez les lignes directrices de jeu responsable.
- Vous ne vendez pas de billets à des mineurs de moins de 18 ans.
- Vous savez comment identifier les acheteurs inadmissibles.
- Vous n’autorisez pas la vente de billets à des personnes en état d’ébriété.
- Vous prenez note de tout problème lié à la tombola et vous vous préparez à en aviser la CAJO.
- Vous êtes prêt à recevoir un inspecteur de la CAJO, qui peut avoir à vérifier si vous respectez les exigences de votre licence pendant votre tombola.
Après votre tombola
Assurez-vous :
- D’annoncer le montant exact du prix et le numéro du billet gagnant le plus tôt possible.
- Que tous les résultats de la tombola sont clairement affichés à l’intention des personnes ayant acheté des billets.
- De conserver dans un endroit sûr les prix non réclamés pendant six mois; tout prix non réclamé après la période de six mois doit être ajouté au prix d’une tombola subséquente.
- D’utiliser la Matrice d’avis de la CAJO pour déceler tout problème, en prendre note et le signaler à la CAJO.
- De soumettre à la CAJO dans les délais exigés les documents suivants :
- Formulaire Rapport de conformité à la suite d’une tombola électronique
- Rapport financier accompagné d’une copie de tous les bordereaux de dépôt relatifs à l’événement et liste des gagnants
- Avis de tout problème conformément à la Matrice d’avis concernant les tombolas électroniques.
Pour plus d’information sur la réussite d’une tombola, veuillez vous rendre à la page Tombolas électroniques. Vous pouvez aussi soumettre vos questions en ligne à iCAJO.