En décembre 2023, la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario (CAJO) vous a informé de l’élaboration de nouvelles normes liées aux exigences réglementaires en matière de rapports, dont l’entrée en vigueur est prévue pour le 1er avril 2024.
Nous vous écrivons aujourd’hui pour vous informer que la date d’entrée en vigueur sera reportée au 1er juillet 2024, afin de donner aux détaillants de cannabis agréés de l’Ontario plus de temps pour se mettre en conformité.
Contexte
La CAJO et la Société ontarienne du cannabis (SOC) ont lancé une nouvelle approche améliorée de la déclaration des données relatives au cannabis afin d’accroître l’efficacité, de favoriser une mise en conformité rapide et de réduire les charges qui pèsent sur vous en tant que détaillant de cannabis titulaire d’une licence.
Plus précisément, la CAJO et la SOC mettent en œuvre une nouvelle plateforme de données sur les points de vente (PdV), afin d’aider les magasins à répondre plus efficacement à leurs exigences en matière de déclaration. La solution est conçue pour aider à réduire la charge de la collecte manuelle des données pour les détaillants et améliorer l’efficacité opérationnelle de ces derniers.
Cette plateforme extrait, normalise et automatise automatiquement les rapports mensuels requis, directement à partir des données déjà stockées dans les points de vente des détaillants, fournissant des rapports automatisés à la demande et éliminant la nécessité de préparer et de soumettre manuellement les rapports mensuels. Il permet également d’améliorer la précision des données afin de mieux répondre aux exigences réglementaires des gouvernements provinciaux et fédéral en matière de rapports.
Ce que cela signifie pour vous
La CAJO a introduit un nouvel ensemble de normes, les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente, relatives aux nouvelles exigences réglementaires pour les magasins de cannabis.
D’ici le 1er juillet 2024, tous les détaillants de cannabis de l’Ontario devront se conformer aux nouvelles normes, ce qui inclut l’utilisation d’un système de point de vente compatible et la transition complète vers la nouvelle plateforme. Chaque détaillant sera avisé par la CAJO du moment où il sera assujetti aux nouvelles normes. Pour les détaillants qui sont prêts à effectuer la transition dans les mois précédant juillet 2024, cette notification peut avoir lieu avant le 1er juillet 2024.
Les nouvelles normes entreront en vigueur le 1er juillet 2024. À cette date, les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente seront renommées les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis. Les Normes actuelles du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis qui coexistent actuellement avec les nouvelles normes, cesseront d’être en vigueur.
Une fois que vous aurez intégré avec succès la nouvelle plateforme, la CAJO vous confirmera par courriel direct que vous pouvez cesser de soumettre vos rapports Excel manuels. Votre système de point de vente collectera et soumettra automatiquement les données requises pour votre magasin. En attendant, vous devrez continuer à soumettre les rapports Excel jusqu’à ce que vous receviez par courriel la confirmation de la CAJO que la transition est terminée.
Tous les détaillants de cannabis de l’Ontario doivent être passés à cette nouvelle plateforme au plus tard le 1er juillet 2024.
La SOC a veillé à ce que de nombreuses mesures de sécurité soient mises en place pour garantir la protection des données. Ces mesures comprennent des tests de sécurité et de vulnérabilité effectués par une tierce partie afin d’évaluer en profondeur la plateforme et l’utilisation du cryptage et des meilleures pratiques en matière de sécurité.
Comment puis-je m’assurer que mon système de PdV est compatible ?
- Si vous ne l’avez pas encore fait, contactez votre fournisseur de PdV dès que possible pour confirmer qu’il travaillera avec la SOC pour mettre en place la plateforme de déclaration des données des points de vente.
- Si votre fournisseur de PdV ne travaille pas actuellement avec la SOC pour vous fournir la plateforme de communication des données des points de vente, vous devrez trouver un autre fournisseur de PdV intégré qui soit en mesure de le faire. Pour ce faire, vous pouvez consulter la liste des fournisseurs de points de vente prêts à intégrer les détaillants.
- Remarque : pour passer entièrement à la plateforme de déclaration des données de PdV, vous devez d’abord résoudre tous les problèmes de données en suspens liés à vos anciens rapports Excel soumis manuellement. Nous vous encourageons à résoudre ces problèmes dès que possible.
Pour plus d’informations
Si vous avez des questions sur les exigences en matière de déclaration des données relatives au cannabis en Ontario, veuillez contacter cannabisreporting@agco.ca.
Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur l’engagement continu des fournisseurs de points de vente, veuillez contacter OntarioCannabisDataReporting@ocs.ca.