Pour participer au Système de suivi du cannabis du gouvernement du Canada - les exploitants de magasins de vente au détail titulaires d’une licence doivent s’assurer qu’ils suivent, déclarent et soumettent des données relatives aux ventes et aux stocks de cannabis à la CAJO sur une base mensuelle. Pour ce faire, les exploitants peuvent envisager d’utiliser un système de point de vente (PDV) qui s’intègre ou s’interface avec un système d’inventaire permanent électronique ou logiciel qui suit tous les produits de cannabis qu’un magasin autorisé achète, stocke ou vend.

EXIGENCES DE RAPPORT

Les lignes directrices énumérées ci-dessous doivent être suivies lors du calcul des valeurs soumises sur le modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis :

  • Les produits de cannabis commandés ou achetés au cours d’un mois civil de déclaration, mais qui n’ont pas été physiquement reçus par le magasin autorisé avant le mois suivant, ne peuvent être déclarés que lorsque le produit est effectivement signé et physiquement reçu dans les stocks du magasin autorisé.
  • Les produits de cannabis retournés à la Société ontarienne du cannabis (SOC) sont la responsabilité et la propriété du magasin autorisé jusqu’à ce que la SOC les reçoive physiquement. Si un magasin autorisé retourne des produits de cannabis à la SOC et que la SOC ne les reçoit pas avant la fin du mois civil de déclaration, le magasin autorisé doit rendre compte de ces produits et les déclarer à la rubrique « Retours à la SOC » du mois suivant, au cours duquel la SOC les a reçus et en a accusé réception.
  • Les produits du cannabis doivent être déclarés dans le modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis dans la même quantité et la même mesure pour chacun des produits dans lesquels ils ont été achetés;
    • Une unité est un terme utilisé pour décrire l’unité de base d’un produit. Par exemple, si un produit est acheté par un détaillant sous la forme d’une caisse de 12 unités, cette caisse aurait un total de 12 unités. Lorsqu’ils font rapport à la CAJO chaque mois, les magasins autorisés doivent consigner et soumettre leurs chiffres d’inventaire en fonction du nombre total de chacun d’entre eux ayant une UGS spécifique. Les quantités (par unité) doivent être inscrites dans les colonnes Unités du modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis.
  • Si un magasin autorisé n’a pas de chiffre à entrer dans le rapport, il doit inscrire une valeur de zéro (0) dans la cellule. Par exemple, un magasin de vente au détail de cannabis n’a reçu aucun retour de produits de la part des clients au cours d’un mois civil donné. Dans ce cas, il n’y a pas de valeur à rapporter, donc la valeur entrée dans la colonne «Retours des clients» est zéro (0).
  • Un magasin autorisé n’est tenu de déclarer et de soumettre que les renseignements sur les produits de cannabis ou les unités de gestion de stock (UGS) qu’il a en stock dans le mois civil donné. Il n’est pas tenu de déclarer tous les produits ou UGS de cannabis qu’il a achetés au cours de l’historique de ses activités, chaque mois.

Veuillez-vous assurer que le nom de fichier respecte le format CRSA#_FED_MMAA, selon lequel :

CRSA# : le numéro d’autorisation du magasin de vente au détail;

MM: le mois;

AA: l’année.

EXIGENCES DE SOUMISSION

Les magasins de vente au détail de cannabis titulaires d’une licence doivent soumettre leurs rapports dûment remplis par l’intermédiaire de leur compte iCAJO au plus tard le 5e jour de chaque mois civil. Toutes les données contenues dans le modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis doivent s’étendre de 0 h 01 le premier jour du mois civil à 23 h 59 le dernier jour du mois civil.
Les rapports doivent être soumis peu importe qu’il y ait eu des ventes ou des variations de stocks au cours du mois civil.

DÉFINITIONS DES DONNÉES

Les magasins de vente au détail autorisés doivent faire le suivi de toutes les transactions pertinentes concernant les produits du cannabis qu’ils achètent auprès de la SOC et en faire rapport. Les magasins autorisés devraient utiliser l’unité de gestion des stocks de produits (UGS) de la SOC comme référence clé dans leur système de PDV et de suivi des stocks. Les exploitants titulaires d’une licence recevront l’UGS des produits de la SOC pour chaque produit qu’ils achètent de la SOC dans le cadre d’un catalogue de produits fréquemment mis à jour. Les systèmes de point de vente et d’inventaire dans les magasins de vente au détail de cannabis autorisés devraient utiliser le code à barres/code universel de produit (CUP) comme identificateur secondaire.

Les magasins autorisés doivent faire le suivi de toutes les transactions pertinentes concernant les produits du cannabis qu’ils achètent auprès de la SOC et en faire rapport. Le modèle de rapport mensuel fédéral sur le cannabis comprend deux ensembles de renseignements :

  • Renseignements généraux (entrés dans le deuxième onglet du modèle sur Excel du rapport mensuel fédéral sur le cannabis) : Il s’agit d’éléments de données qui ne suivent pas directement le mouvement des stocks de cannabis, mais qui sont requis aux fins de la déclaration fédérale. Ces renseignements sont propres au nombre d’employés employés à la fin du mois civil par le magasin autorisé. Les employés sont définis comme des personnes qui, au cours de la période de référence, étaient employées à l’installation déclarante, quel que soit le nombre d’heures travaillées. Les définitions des champs de données requis sont les suivantes :
Élément de donnée Définition
Gestion Comprend les cadres supérieurs et intermédiaires
Administration Comprend les employés des services financiers, commerciaux, administratifs, de bureau, de supervision et de soutien
Ventes Comprend les ventes au détail et en gros et les employés du service à la clientèle
Production Comprend les employés de supervision, de production et de main-d’œuvre générale
Autres Comprend tous les autres employés
  • Renseignements mensuels sur les produits (entrés dans le premier onglet du modèle sur Excel du rapport mensuel fédéral sur le cannabis) : Il s’agit des éléments de données associés aux produits ou aux stocks de cannabis reçus par un magasin autorisé. Le tableau de la (des) page(s) suivante(s) détaille les éléments de données requis figurant dans le modèle de rapport fédéral mensuel sur le cannabis, en plus des définitions et des formules :
Élément de donnée Définition Formule
Nom du magasin de détail déclarant - Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel fédéral sur le cannabis
Numéro d’autorisation de magasin de détail - Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel fédéral sur le cannabis
Ville - Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel fédéral sur le cannabis
Période de rapport (AAAA/MM) Il s’agit du « code universel de produit », code unique attribué aux produits de cannabis achetés à la SOC. Le système du magasin autorisé doit faire référence au code à barres du produit fourni par la SOC dans son système d’inventaire permanent. Note : entrez ces données dans la ligne au-dessus du modèle du rapport mensuel fédéral sur le cannabis
Code à barres/CUP Il s’agit du « code universel de produit », code unique attribué aux produits de cannabis achetés à la SOC. Le système du magasin autorisé doit faire référence au code à barres du produit fourni par la SOC dans son système d’inventaire permanent. -
UGS de la SOC Il s’agit de l’identificateur de produit unique attribué aux produits de cannabis achetés auprès de la SOC. Les magasins autorisés doivent faire référence aux UGS fournies par la SOC dans leur système d’inventaire permanent. -
Stock initial - Unités Il s’agit du niveau de stock ou du volume de produit, dans chaque cas, d’un produit ou d’une UGS en particulier au début d’un mois civil. Stock initial = Stock de clôture du mois dernier (Remarque: Basé sur le rapport final du mois précédent soumis à la CAJO)
Stock initial - Valeur Il s’agit de la valeur totale comptable, nette de la taxe de vente, des stocks ou de chacun des stocks d’un produit ou d’une UGS en particulier au début d’un mois civil. Stock initial = Stock de clôture du mois dernier (Remarque: Basé sur le rapport final du mois précédent soumis à la CAJO)
Quantité achetée - Unités Il s’agit du nombre total de chaque UGS achetées et effectivement signées et physiquement reçues dans les stocks au cours d’un mois civil pour une UGS donnée. Ce chiffre ne doit pas comprendre les stocks commandés/achetés, mais non physiquement reçus par le magasin autorisé à la fin du mois de déclaration.

(Quantité achetée) = (Toutes les UGS achetées d’une UGS donnée au cours du mois civil déclaré.)

Les retours, destructions et pertes de produits ne doivent pas être pris en compte pour ce calcul. Cela comprend tous les achats des mois précédents.

Quantité achetée - Valeur Il s’agit de la valeur totale comptable, excluant la taxe de vente, de chacun des articles achetés et effectivement et physiquement reçus et signés dans les stocks au cours d’un mois civil pour une UGS donnée. Ce chiffre ne doit pas inclure les stocks commandés ou achetés mais non physiquement reçus par le magasin autorisé à la fin du mois de déclaration.

(Quantité achetée) = (La valeur totale comptable de tous les articles achetés d’une UGS ou d’un produit donné au cours du mois civil déclaré.)

Les retours, destructions et pertes de produits ne doivent pas être pris en compte pour ce calcul. Cela comprend tous les achats des mois précédents.

Retours des clients - Unités

 

Il s’agit du nombre total d’UGS retournées par les clients à un magasin de détail au cours d’un mois civil donné, en unités. Cette valeur ne doit tenir compte que des retours de clients et non des retours vers la SOC.

(Retours des clients) = (Tous les retours en unités, d’un produit donné, au cours d’un mois civil.)

Tout retour à la SOC ne doit pas être pris en compte dans ce calcul et, étant donné qu’un retour du client doit entraîner une destruction, le retour initial doit être pris en compte dans ce calcul.

Retours des clients - Valeur Il s’agit de la valeur totale au détail, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée retournée par les clients à un magasin de détail au cours d’un mois civil donné. Cette valeur ne doit tenir compte que des retours de clients et non des retours vers la SOC.

(Retours des clients) = (La valeur au détail de tous les produits retournés en unités, d’un produit donné au cours d’un mois civil.)

Tout retour à la SOC ne doit pas être pris en compte dans ce calcul et, étant donné qu’un retour du client doit entraîner une destruction, le retour initial doit être pris en compte dans ce calcul.

Autres ajouts - Unités

Le nombre total d’une UGS donnée dans chaque unité ajoutée au stocks d’un magasin de vente au détail de cannabis qui ne relève pas de la portée de l’achat ou des retours des clients, plus la variance liée à l’excédent du stock physique. Il peut s’agir, par exemple, de produits livrés à un point de vente autorisé à la suite d’une expédition excédentaire, ou la réception de produits transférés depuis un autre magasin autorisé appartenant au même exploitant titulaire d’une licence (transfert entrant entre magasins).

 

Les écarts d’excédent de stocks non comptabilisés ou non rapprochés détectés à partir des résultats de l’inventaire hebdomadaire des stocks doivent également être déclarés comme faisant partie de ce nombre total.

(Autres ajouts) = (Tous les produits unitaires, d’un produit de cannabis donné, qui sont reçus par un magasin de vente au détail de cannabis et qui ne sont pas un achat ou un retour.)
Autres ajouts - Valeur

La valeur comptable totale, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée dans chaque unité ajoutée au stocks d’un magasin de vente au détail de cannabis qui ne relève pas de la portée de l’achat ou des retours des clients, plus la variance liée à l’excédent du stock physique. Il peut s’agir, par exemple, de produits livrés à un point de vente autorisé à la suite d’une expédition excédentaire, ou la réception de produits transférés depuis un autre magasin autorisé appartenant au même exploitant titulaire d’une licence (transfert entrant entre magasins.

(Autres ajouts) = (Toutes les unités d’un produit donné qui sont comptabilisés dans un magasin de vente au détail et reçus par des moyens légaux.)
Quantité vendue - Unités

Il s’agit du nombre total d’une UGS donnée vendue aux clients par un magasin autorisé au cours d’un mois civil donné.

Les stocks de cannabis d’une UGS donnée utilisée à l’interne pour des présentations sensorielles doivent être comptabilisés et déclarés comme faisant partie de la quantité vendue, conformément aux Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

(Quantité vendue) = (Toutes les unités d’UGS vendues au cours d’un mois civil + produits de cannabis utilisés dans les magasins de vente au détail pour les étalages sensoriels.)
Quantité vendue - Valeur

Il s’agit de la valeur totale au détail, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée vendue aux clients par un magasin autorisé au cours d’un mois civil donné.

Les stocks de cannabis d’une UGS donnée utilisée à l’interne pour des présentations sensorielles doivent être comptabilisés et déclarés comme faisant partie de la quantité vendue, conformément aux Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

(Quantité vendue) = (Toutes les unités d’une UGS, enregistrées dans le nombre total d’unités vendues au cours d’un mois civil + produits de cannabis utilisés pour les présentations sensorielles.)
Quantité détruite - Unités

Il s’agit du nombre total de chacune des UGS qui ont été détruites conformément aux Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

Les produits de cannabis détruits qui ont été utilisés pour des présentations sensorielles ne devraient pas être inclus dans la quantité partielle détruite pour éviter un double comptage. Veuillez noter que les produits de cannabis utilisés pour les étalages sensoriels doivent être déclarés à la rubrique Quantité vendue.

(Quantité détruite) = (Toutes les unités d’un produit ou d’une UGS donnée détruites dans les locaux d’un magasin de détail de cannabis au cours d’un mois civil.)
Quantité détruite - Valeur

Il s’agit de la valeur totale comptable, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée qui a été détruite conformément aux Normes du registrateur pour les magasins de vente au detail de cannabis.

Les produits de cannabis détruits qui ont été utilisés pour des présentations sensorielles ne devraient pas être inclus dans la quantité partielle détruite pour éviter un double comptage. Veuillez noter que les produits de cannabis utilisés pour les étalages sensoriels doivent être déclarés à la rubrique Quantité vendue

(Quantité détruite) = (Valeur totale comptable de toutes les unités d’une UGS ou d’un produit détruit dans les locaux d’un magasin de détail de cannabis au cours d’un mois civil.)
Quantité perdue/volée - Unités Le nombre total d’unités d’une UGS donnée qui sont volées ou perdues au cours d’un mois civil. (Quantité perdue/volée) = (Quantité de chacun des produits ou UGS volés au cours d’un mois civil) + (Quantité d’un produit ou UGS perdu au cours d’un mois civil.)
Quantité perdue/volée - Valeur La valeur comptable, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée qui fait l’objet d’un vol ou qui est perdue au cours d’un mois civil. (Quantité perdue/volée) = (La valeur comptable de chacun des produits ou UGS volés au cours d’un mois civil) + (Chacun des produits ou UGS perdus au cours d’un mois civil.)
Retours à la SOC - Unités Le nombre total d’UGS d’un produit admissible qui est retourné à la SOC et physiquement reçu et accusé de réception par la SOC, enregistré numériquement par unité, par un magasin autorisé au cours d’un mois civil.

(Retours) = (Nombre total de chaque UGS retournée à un magasin de détail de cannabis, au cours d’un mois civil.)

Ce calcul devrait tenir compte de tous les produits admissibles au retour à la SOC, tel qu’indiqué dans le Guide du détaillant de la SOC.

Retours à la SOC - Valeur

Valeur comptable totale, excluant la taxe de vente, d’une UGS donnée d’un produit admissible qui est retournée à la SOC, qui la reçoit physiquement et en accuse réception, enregistrée numériquement comme telle, par un magasin autorisé dans un mois civil.

(Retours) = (Chaque unité d’un produit donné ou d’une UGS qui est retourné à un magasin de vente au détail de cannabis.)

Ce calcul devrait tenir compte de tous les produits admissibles au retour à la SOC, comme l’indique le Guide du détaillant de la SOC.

Autres réductions - Unités

Cela comprend toute réduction des stocks de produits d’un magasin autorisé (c.-à-d. les UGS, les ruptures de stocks physiques), comptabilisée numériquement dans chaque cas, qui ne fait pas partie de la portée des produits vendus, des produits détruits, des produits perdus ou volés, ou des retours à la SOC.

 

Les écarts de stocks manquants non comptabilisés décelés à partir des résultats du dénombrement physique hebdomadaire des stocks et des transferts de produits à un autre magasin autorisé appartenant au même exploitant titulaire d’une licence (transfert sortants entre magasins) doivent également être déclarés comme faisant partie de ce nombre total.

(Autres réductions) = (Toutes les unités d’un produit donné qui ne sont pas comptabilisées dans un magasin de vente au détail dans un mois civil.)
Autres réductions - Valeur

La valeur comptable totale, excluant la taxe de vente, de toute réduction d’UGS d’un magasin autorisé pour un produit donné qui n’entre pas dans la portée du produit vendu, détruit, perdu ou volé, ou retourné à la SOC.

 

Les écarts de stocks manquants non comptabilisés ou non rapprochés décelés à partir des résultats du dénombrement physique hebdomadaire des stocks et des transferts de produits à un autre magasin autorisé appartenant au même exploitant titulaire d’une licence (transfertste sortants entre magasins) doivent également être déclarés comme faisant partie de ce nombre total.

(Autres réductions) = (La valeur totale comptable de tous les articles d’un produit donné qui ne sont pas comptabilisés dans un magasin de détail dans un mois civil.)
Stock final - Unités Il s’agit du niveau de stocks ou du volume de produit, en unités, d’un produit ou d’une UGS en particulier à la fin d’un mois civil. Stock final = (stocks d’ouverture du mois courant) + (achats du mois courant) + (retours du mois courant) + (retours du mois courant) - (retours du mois courant à la SOC) - (ventes du mois courant) - (destructions du mois courant) - (vols ou pertes de produits du mois courant) + (autres ajouts du mois courant) - (autres réductions du mois courant)
Stock final - Valeur Il s’agit de la valeur totale comptable, excluant la taxe de vente, des stocks ou de chacun des stocks d’un produit ou d’une UGS en particulier à la fin d’un mois civil. Stock final = (stocks d’ouverture du mois courant) + (achats du mois courant) + (retours du mois courant) + (retours du mois courant) - (retours du mois courant à la SOC) - (ventes du mois courant) - (destructions du mois courant) - (vols ou pertes de produits du mois courant) + (autres ajouts du mois courant) - (autres réductions du mois courant)
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