Les présentes modalités s’appliquent aux associations d’organismes de bienfaisance relativement à l’administration des fonds mis en commun de leurs comptes de loterie en fiducie. S’il y a divergence entre les présentes modalités et toute autre modalité s’appliquant aux associations d’organismes de bienfaisance, les présentes modalités ont préséance.
Définitions
Association d’organismes de bienfaisance (AOB), association formée de tous les titulaires de licence qui mettent sur pied des activités de bingo et d’autres loteries dans un site de jeu de bienfaisance.
Autorité compétente, personne ou autorité définie comme une autorité compétente par le lieutenant-gouverneur en conseil en vertu l’article 207 du Code criminel du Canada.
Fichier de transfert électronique de fonds, liste générée par ordinateur qui est transmise régulièrement par une association d’organismes de bienfaisance à une institution financière pour lui fournir des instructions quant au transfert électronique de produits de loterie. Le fichier doit renfermer le numéro des comptes d’où les fonds proviennent, le montant devant être déposé dans les comptes de chaque organisme membre et le numéro des comptes des organismes membres. Le fichier doit également indiquer le montant total transféré à des fins de dépôt et le nombre de dépôts.
Membre véritable, membre en règle du titulaire de licence qui a d’autres fonctions, au sein de l’organisme, que celle de mettre sur pied des loteries.
Registrateur, registrateur des alcools et des jeux.
Registres, documents renfermant les détails financiers des loteries, notamment les grands livres, les grands livres auxiliaires, les carnets de chèques, les talons de chèque, les livrets de dépôt, les bordereaux de dépôt, les relevés bancaires, les chèques oblitérés, les reçus, les factures, les feuilles de contrôle, ainsi que les fichiers et les rapports relatifs au TEF.
Titulaire de licence, organisme à qui on a délivré une licence pour mettre sur pied une loterie en vertu de l’article 207 du Code criminel du Canada, notamment une association d’organismes de bienfaisance.
Transfert électronique de fonds (TEF), s’entend d’un système qui permet de transférer par voie électronique, en toute sécurité, les produits de loterie mis en commun se trouvant dans les comptes de loterie en fiducie d’une association d’organismes de bienfaisance aux comptes de loterie en fiducie de ses organismes membres.
Les associations d’organismes de bienfaisance qui se servent du système de transfert électronique de fonds pour virer des produits de loterie mis en commun de leurs comptes de loterie en fiducie aux comptes de loterie en fiducie de leurs organismes membres sont assujetties aux modalités suivantes et peuvent faire l’objet d’une vérification et d’une enquête par une autorité compétente. Toute violation de ces modalités peut entraîner l’annulation ou la suspension de la licence ou des poursuites.
(1) Instaurantion et gestion di système de transfert électronique de fonds
1.1 L’association d’organismes de bienfaisance décide, en fonction de son acte constitutif et de ses règlements et sous réserve d’un accord avec son institution financière, si elle désire instaurer le système de TEF.
1.2 L’association d’organismes de bienfaisance détermine, conjointement avec son institution financière, le montant maximal pouvant être transféré de chaque compte de loterie en fiducie au cours d’une certaine période.
1.3 L’association d’organismes de bienfaisance avise l’autorité compétente du montant maximal, établi conformément à 1.2, qui peut être transféré électroniquement de chaque compte de loterie en électroniquement de chaque compte de loterie en fiducie.
1.4 Pour que le TEF puisse être instauré, tous les organismes membres de l’association d’organismes de bienfaisance doivent participer.
1.5 L’association d’organismes de bienfaisance obtient de chaque organisme membre une autorisation écrite relativement au TEF.
1.6 L’association d’organismes de bienfaisance est responsable de l’établissement du système de transfert électronique de fonds pour chaque compte de loterie en fiducie désigné d’où des fonds seront transférés électroniquement.
1.7 Chaque organisme membre fournit à l’association d’organismes de bienfaisance l’information bancaire pertinente sur une formule prescrite, signée par deux signataires autorisés, pour chaque compte de loterie en fiducie où des fonds seront versés électroniquement.
1.8 La formule prescrite servant à fournir l’information bancaire est jointe aux présentes modalités et en fait partie intégrante.
1.9 L’association d’organismes de bienfaisance conserve une copie des formules signées fournies par les organismes membres conformément à ce qui est énoncé à 1.7.
(2) Exigences relatives au transfert électronique de fonds
2.1 L’association d’organismes de bienfaisance s’assure que le système de TEF de son institution financière possède les caractéristiques suivantes :
- sécurité cryptographique (fournie par l’institution financière);
- mode de vérification qui consigne tous les changements apportés au fichier de transfert électronique de fonds des comptes de loterie en fiducie, évitant ainsi que des changements soient camouflés ou que des comptes soient fermés sans qu’il y ait de piste de vérification;
- double autorisation électronique;
- envoi automatique d’une confirmation électronique lorsque des fonds sont transférés à un membre véritable désigné tel que décrit à 3.10;
- procédures et services de secours à des fins de vérification.
(3) Responsabilités de l’association d’organismes de bienfaisance
3.1 Quatre (4) membres véritables désignés conformément à l’article 9 des modalités portant sur la mise en commun des recettes des bingos par les associations d’organismes de bienfaisance établies aux termes de l’alinéa 2.2 e) des modalités régissant la licence de bingo ordinaire et de circonstance administrent les fonds transférés électroniquement et sont les signataires autorisés de l’association d’organismes de bienfaisance.
3.2 L’association d’organismes de bienfaisance se sert des applications logicielles fournies par son institution financière ou des logiciels exigés par celle -ci pour transférer des fonds électroniquement.
3.3 L’association d’organismes de bienfaisance crée des fichiers de transfert électronique de fonds à l’aide des logiciels mentionnés à 3.2.
3.4 L’association d’organismes de bienfaisance veille à ce qu’il y ait suffisamment de fonds dans un compte avant de procéder au transfert de produits de loterie.
3.5 L’association d’organismes de bienfaisance fournit régulièrement les fichiers de transfert électronique de fonds à l’institution financière.
3.6 Le transfert de fonds est autorisé électroniquement par deux (2) des signataires autorisés mentionnés à 3.1.
3.7 Le fichier de transfert électronique de fonds est fourni à l’institution financière dans les 48 heures de sa création en vue de procéder au TEF. L’association d’organismes de bienfaisance conserve dans ses dossiers un document confirmant le transfert de fonds.
3.8 L’association d’organismes de bienfaisance obtient de l’institution financière des rapports résumant l’information des fichiers. Ces rapports renferment au moins les renseignements suivants :
- Le nombre de paiements acceptés ou refusés et la valeur en dollars de chacun.
- Un rapport des paiements retournés précisant la raison de ce retour et la valeur en dollars de chacun.
- Un rapport des opérations redirigées précisant les paiements destinés à des succursales ou d’autres institutions financières ayant fermé leurs portes.
- Un rapport des paiements retournés précisant les paiements ayant été refusés et la raison du refus.
3.9 L’association d’organismes de bienfaisance veille à ce que, dans les 72 heures de leur réception, les rapports provenant de l’institution financière soient vérifiés et signés par un des signataires autorisés décrits à 3.1 et n’ayant pas autorisé initialement le transfert des fonds conformément à ce qui est décrit à 3.6.
3.10 Le signataire autorisé décrit à 3.9 prépare un résumé de toute anomalie relevée dans le rapport fourni par l’institution financière et le présente au conseil d’administration de l’association d’organismes de bienfaisance lors d’une réunion tenue à l’intérieur d’une période de 60 jours.
3.11 Les organismes membres sont responsables d’aviser l’association d’organismes de bienfaisance de tout changement apporté à leurs comptes de loterie en fiducie.
3.12 L’association d’organismes de bienfaisance fournit à l’autorité compétente, dans les 30 jours de sa réception, une copie du rapport décrit à 3.8 pour chaque période faisant l’objet d’un rapport.
3.13 L’association d’organismes de bienfaisance fournit à chaque organisme membre, dans les 30 jours du transfert, un document sur papier résumant les fonds qu’elle a transférés électroniquement.
3.14 L’association d’organismes de bienfaisance conserve une copie de tous les dossiers et rapports fournis par l’institution financière pendant quatre (4) ans.
(4) Devises américaines
4.1 Les associations d’organismes de bienfaisance ne se servent pas du système de TEF lorsqu’il s’agit de fonds en argent américain.