Liste de vérification pour une tombola électronique réussie

Lisez et respectez vos obligations telles qu’elles sont décrites dans les documents suivants :

• les Modalités régissant les licences de loterie
• les Modalités Licence de tombola (tirage)
• les Conditions d’utilisation de la tombola électronique
• les Normes du registrateur :Modalités de gestion et d’administration financières des salles de bingo sans mises en commun
• Systèmes de tombola électronique normes techniques minimales (section « Autres exigences techniques »)

Remarque : Tous les portails de vente de tombolas électroniques, y compris les modifications subséquentes, doivent satisfaire aux normes techniques applicables et être approuvés par la CAJO.

• À quel endroit la tombola aura-t-­elle lieu?
• Combien de jours durera la tombola?
• Quel type de tombola vais-je exploiter?
• Quels sont les prix?

Mettez en place vos politiques et procédures, en décrivant comment vous allez :

• mener et gérer votre tombola
• assurer la conformité aux conditions d’utilisation de la tombola électronique
• résoudre les problèmes techniques
• protéger le personnel, l’équipement et les biens de la tombola
• vous assurer que seuls les billets valides sont dans la tombola
• atténuer les risques cernés

• Les billets de tombola seront-ils vendus en ligne, en personne ou les deux?
• Ma solution de tombola électronique a-t­-elle été examinée et approuvée par la CAJO?
  • Si vous soumettez votre propre solution, consultez l’étape 1 de la page Demande de licence de tombola. 
  • Vous pouvez également utiliser une solution technologique approuvée par la CAJO.
• Comment les prix seront-ils distribués?

Veillez à ce que le personnel de la tombola électronique reçoive une formation sur ses rôles et responsabilités.

Assurez-vous :

• Indiquez des messages sur le jeu responsable dans les Règles de jeu, dans toute la publicité imprimée et sur tous les billets de talon.  
• De veiller à ce que les publicités faisant la promotion de votre activité répondent à toutes les exigences de la CAJO.

Votre organisme de bienfaisance doit ouvrir et maintenir un compte de loterie en fiducie distinct pour gérer l’argent lié à la mise sur pied et à la gestion de votre tombola électronique. Consultez la section Questions bancaires et financières du document Modalités Licence de tombola (tirage).

Lisez la page Demande de licence de tombola pour en savoir plus sur l’admissibilité, où obtenir une licence et comment en faire la demande.

Vous devez respecter ces détails pour l’activité :

1. Vos règles du jeu approuvées par la CAJO sont à la disposition de tous les acheteurs de billets
2. Votre licence de tombola électronique est à la disposition du public
3. Deux (2) membres de bonne foi supervisent votre tombola
4. Vous retirez les billets annulés du tirage
5. Vous annoncez le montant réel du prix de tombola à gagner pour votre tirage (c’est-à-dire dans le cas d’une tombola 50/50, pas le montant total de la vente)
6. Vous suivez les directives de jeu responsable.
7. Vous ne vendez pas de billets à des mineurs de moins de 18 ans
8. Vous savez comment reconnaître les acheteurs non admissibles
9. Vous ne permettez pas les ventes à ceux qui sont en état d’ébriété
10. Prenez note de tout problème lié à la tombola et soyez prêt à en aviser la CAJO. (Utilisez la Matrice de notification de la CAJO pour repérer, noter et signaler à la CAJO tout problème qui se produit.)
11. Vous êtes prêt à ce qu’un inspecteur de la CAJO, qui pourrait avoir besoin d’un accès pour vérifier votre tombola, examine les exigences de votre licence

1. Annoncez le montant exact du prix et le numéro de billet gagnant dès la première occasion disponible
2. Assurez-vous que tous les résultats de la tombola sont clairement affichés pour les acheteurs de billets de tombola
3. Obtenir tous les prix non réclamés pendant six mois en lieu sûr; tout prix non réclamé après six mois doit être compris dans le produit brut de l’activité de loterie.

• Soumettez à la CAJO dans les délais prescrits votre :
• Formulaire de conformité à la suite de l’activité
• Rapport financier 
• Les notifications de tout problème conformément à la matrice d’avis concernant les tombolas électroniques

Rapport financier

Vous devez joindre les documents suivants au rapport financier :

• une ventilation des frais d’administration
• une ventilation des dons par bénéficiaire  
• signalez les problèmes de conformité à l’aide de la Matrice d'avis concernant les tombolas électroniques

Il se peut également qu’on vous demande de fournir une liste des gagnants.  

Veuillez noter :

• Le rapport financier doit être présenté dans les 30 jours suivant la date du dernier tirage. La CAJO ou la municipalité peut demander des documents supplémentaires. Ils peuvent comprendre les reçus de dépenses liées à l’activité.
• Vous devez indiquer dans le rapport financier tous les prix qui ont été donnés, le cas échéant. Ne déduisez pas la valeur des prix donnés des recettes brutes.
• Lorsque vous le demandez, vous devez fournir un état financier vérifié à la CAJO ou à la municipalité dans les 180 jours suivant la demande. 
• Communiquez à la CAJO les renseignements sur l’utilisation des produits nets.
• Mettez tous les produits dans le compte de loterie en fiducie désigné.  

La CAJO délivre aux organismes de bienfaisance et religieux admissibles des licences qui les autorisent à vendre des billets de tombola, à sélectionner des gagnants ou à distribuer des prix par voie électronique à l’aide d’ordinateurs. Reportez-vous à la vidéo et à la liste de vérification suivantes pour vous assurer que votre tombola est un succès.