Tous les titulaires de licence doivent conserver le produit de loteries dans un compte de loterie en fiducie et l’utiliser aux fins précisées dans la demande de licence de loterie et approuvées par l’autorité compétente. Cette dernière peut limiter le montant pouvant être conservé dans le fonds en fiducie. Le produit de loteries doit servir aux fins approuvées par l’autorité compétente et ne peut être accumulé à d’autres fins ni pendant une période n’ayant pas été approuvée par l’autorité compétente..

3.6.1. COMPTES DE LOTERIE EN FIDUCIE DÉSIGNÉS

Un organisme titulaire d’une licence doit ouvrir et conserver un compte de loterie en fiducie distinct, désigné comme étant un compte en fiducie par la succursale d’un établissement financier reconnu, dans la province de l’Ontario. Les fonds du compte de loterie en fiducie désigné doivent être en devises canadiennes. Si le titulaire de licence (sauf pour une association d’organismes de bienfaisance dans une salle de bingo sans mise en commun des fonds) met sur pied plus d’un genre de loteries, il peut déposer le produit de loteries dans un même compte de loterie en fiducie désigné ou ouvrir un compte distinct pour chaque genre de loterie.

Une association d’organismes de bienfaisance dans une salle de bingo sans mise en commun des fonds peut avoir soit un compte de loterie en fiducie désigné distinct pour chaque genre de loteries afin d’y verser le produit de toutes les loteries soit au moins deux (2) comptes de loterie en fiducie désignés, comme l’autorise les Modalités – Comptes de loterie en fiducie désignés consolidés.

Les titulaires de licence qui sont autorisés à accepter des devises américaines doivent également conserver un compte en fiducie pour les devises américaines comme cela est indiqué à 3.6.5 « Comptes de loterie en fiducie pour les devises américaines ».

Si le titulaire de licence n’a qu’un seul compte de loterie en fiducie, il doit conserver un grand livre distinct pour chaque genre de loterie et chaque licence délivrée. Les exigences relatives à la tenue de livres et la comptabilité pour chaque genre de loterie sont expliquées en détail dans les modalités régissant les licences de loterie.

Le ou les comptes en fiducie doivent :

  • être des comptes de chèques;
  • exiger au moins deux signatures autorisées;
  • être des comptes en fiducie établis au nom du titulaire de licence;
  • prévoir un double des bordereaux de dépôt afin que le titulaire de licence puisse en conserver une copie dans ses dossiers;
  • prévoir des relevés mensuels;
  • prévoir l’envoi avec les relevés mensuels soit de tous les chèques, soit des images balayées par scanner du recto et du verso de chaque chèque oblitéré.

Il doit être indiqué au recto des chèques qu’il s’agit d’un compte en fiducie. Si les chèques d’un titulaire de licence ne portent pas cette mention à l’heure actuelle, le titulaire de licence devra faire en sorte que ce renseignement soit indiqué sur les chèques lorsqu’il en commandera de nouveaux.

Le titulaire de licence doit conserver tous ses dossiers pour une période minimale de quatre ans. En plus de consigner les renseignements sur le compte, le titulaire de licence doit tenir un grand livre pour toutes les dépenses justifiées à l’aide d’un reçu ou d’une facture originale.

Les règles suivantes s’appliquent aux comptes de loterie en fiducie :

  1. Le titulaire de licence doit payer par chèque ou par transfert électronique de fonds (TÉF) toutes les dépenses admissibles (sauf les dépenses liées aux membres véritables) et le produit de loteries utilisé à des fins approuvées. Toutes les dépenses doivent être justifiées à l’aide d’un reçu et d’un chèque oblitéré ou d’un rapport TÉF.

Veuillez vous reporter à 3.6.10 « Transfert électronique de fonds (TÉF) ».

  1. Le titulaire de licence doit conserver tous les bordereaux de dépôt; les récépissés bancaires provenant des guichets automatiques ne sont pas acceptés.
  2. Le titulaire de licence ne peut pas faire de retraits en espèces.
  3. Le titulaire de licence peut payer en espèces les dépenses des membres véritables. Dans ce cas, ces derniers doivent indiquer par écrit qu’ils ont été remboursés en espèces.
  4. Le titulaire de licence peut encaisser un chèque afin d’obtenir des espèces uniquement lorsqu’il a besoin d’un fonds de caisse pour la mise sur pied et l’administration de loteries, notamment pour payer les dépenses engagées par un membre véritable et des prix ou pour faire de la monnaie.
  5. Tout intérêt couru sur le compte en fiducie doit être traité de la même façon que le produit de loteries.
  6. Le titulaire de licence doit payer le produit de loteries par chèque, ou par TÉF uniquement aux fins admissibles approuvées par l’autorité compétente.
  7. Les organismes ne sont pas autorisés à transférer des fonds par quelque moyen que ce soit du ou des compte(s) de loterie en fiducie désigné(s) dans leur compte au titre du fonctionnement ou un compte général.
  8. Toutes les dépenses (sauf les dépenses liées aux membres véritables) doivent être payées directement par chèque ou par TÉF tiré sur le ou les comptes de loterie en fiducie. Si des fonds étaient transférés à un autre compte, tel que le compte au titre du fonctionnement du titulaire de licence ou le compte bancaire du bureau principal, il serait plus difficile de rendre des comptes quant au produit de loteries. Ce genre de transaction est interdit.
  9. Le titulaire de licence peut effectuer des placements temporaires dans des instruments assurés par la Société d’assurance-dépôts du Canada s’il reçoit l’approbation préalable de l’autorité compétente et s’il maintient soigneusement une piste de vérification. Le principal et l’intérêt couru sur l’investissement doivent être retournés au ou aux comptes de loterie en fiducie et utilisés aux fins de bienfaisance approuvée pour le titulaire de licence. Ces placements ne peuvent dépasser le montant maximal assuré par la Société d’assurance-dépôts du Canada.

Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 9.12.1 « Comptes de loterie en fiducie pour les activités de bingo ». Pour les salles de bingo avec mises en commun, veuillez vous reporter à, 10.8.1 « Comptes de loterie en fiducie ».

3.6.2. FRAIS INITIAUX POUR LES LOTERIES

Un titulaire de licence doit se servir du compte de loterie en fiducie désigné pour payer les frais  initiaux, appelés communément « capitaux de démarrage », pour la mise sur pied et l’administration d’une loterie faisant l’objet d’une licence. S’il n’y a pas de fonds dans le compte ou si les fonds y sont insuffisants, il peut retirer des fonds de son compte au titre du fonctionnement et les déposer à l’aide d’un chèque ou d’un TÉF dans son compte de loterie en fiducie désigné.

Une fois que la loterie en question sera terminée, le titulaire devra rembourser les fonds du compte au titre du fonctionnement à l’aide d’un chèque ou d’un TÉF tiré sur le compte de loterie en fiducie désigné. Dans un cas semblable, l’autorité compétente doit surveiller le remboursement des frais initiaux et veiller à ce qu’il soit effectué à l’intérieur d’une période appropriée.

3.6.3. INDEMNITÉS ET ASSURANCE DE RESPONSABILITÉ CIVILE

L’autorité compétente peut autoriser qu’une partie du produit de loteries serve à payer les primes d’assurance ou à indemniser les dirigeants, les directeurs ou les fiduciaires dans certains cas. Cette autorisation doit être obtenue avant l’affectation de montants à ces fins. L’autorité compétente examine le bien-fondé de chaque demande au cas par cas. Pour que cette utilisation soit considérée comme étant admissible, l’organisme de bienfaisance doit démontrer que les dépenses en question sont nécessaires pour faire avancer ses objectifs et sont conformes à la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance. Dans le cas d’une association d’organismes de bienfaisance, il faut démontrer que les dépenses sont nécessaires pour la mise sur pied et l’administration de loteries faisant l’objet d’une licence.

Si l’utilisation des fonds à ces fins est autorisée, les primes d’assurance ou les indemnités peuvent être payées en respectant la limite établie pour les dépenses administratives admissibles par le registrateur.

3.6.4. ACCUMULATION DU PRODUIT DE LOTERIES

En général, le produit de loteries ne peut s’accumuler. Il vise à profiter au public et doit servir de manière opportune à cette fin. Cependant, un organisme qui obtient l’approbation préalable de l’autorité compétente peut accumuler le produit de loteries, sous réserve des modalités imposées par l’autorité en question.

L’autorité compétente veille à ce que les organismes se conforment aux politiques relatives aux licences de loterie et aux modalités régissant ces licences en contrôlant l’utilisation faite des recettes et l’importance des fonds se trouvant dans le ou les comptes de loterie en fiducie.

Un organisme qui désire accumuler le produit de loteries doit présenter une demande à l’autorité compétente et démontrer que :

  • les activités de bienfaisance de l’organisme justifient l’accumulation de fonds.
    • (Il peut arriver par exemple que certaines activités soient saisonnières et qu’un organisme doive accumuler des fonds pour assurer son fonctionnement pendant les périodes où ces activités, dans le cas par exemple d’une association de hockey pour les jeunes, ne se déroulent pas.)
  • l’accumulation de fonds serait autorisée par la Loi sur les fiduciaires.
  • si les fonds sont sortis du ou des comptes de loterie en fiducie pendant la période où ils s’accumulent :
    • ils ne sont placés que dans des instruments assurés par la Société d’assurance-dépôts du Canada,
    • le principal et l’intérêt couru sur le placement doivent être retournés au ou aux comptes de loterie en fiducie et utilisés aux fins de bienfaisance approuvées pour le titulaire de licence,
    • ces placements ne peuvent dépasser le montant maximal assuré par la Société d’assurance-dépôts du Canada, le titulaire de licence doit maintenir soigneusement une piste de vérification, et les revenus générés ne peuvent servir qu’aux fins autorisées par l’autorité compétente.

3.6.5. COMPTES DE LOTERIE EN FIDUCIE POUR LES DEVISES AMÉRICAINES

Les organismes admissibles qui mettent sur pied des bingos dans des villes frontalières avec les États- Unis peuvent accepter des devises américaines dans le cadre des bingos, y compris les ventes de billets à fenêtres.

Si les clients achètent des feuilles de bingo en devises américaines, les prix décernés doivent être payés en devises américaines. Par contre, lorsque les feuilles sont achetées en devises canadiennes, les prix doivent être payés dans cette devise. Il est possible d’appliquer des règles internes selon lesquelles les clients peuvent être tenus ou non d’acheter toutes les feuilles de bingo, y compris les feuilles spéciales, dans la même devise. Ces règles doivent être affichées bien en évidence.

Les organismes admissibles qui acceptent des devises américaines doivent conserver un compte de loterie en fiducie pour les devises canadiennes et un autre pour les devises américaines, ces comptes étant désignés comme étant des comptes en fiducie par la succursale d’un établissement financier, reconnu en Ontario, et doivent déposer les fonds dans le compte pertinent. Les associations d’organismes de bienfaisance dans les salles de bingo sans mises en commun doivent conserver un compte en fiducie en devises américaines distinct pour chaque genre de loterie pourvue d’une licence.

Toutes les dépenses liées aux loteries et les produits admissibles doivent être payés à partir du compte en devises canadiennes. Le compte en devises américaines ne peut servir qu’au dépôt des devises américaines recueillies au cours de l’activité, à l’exception des retraits effectués pour les fonds de caisse nécessaires à la mise sur pied d’un bingo. Il est interdit de retirer des fonds de ce compte pour le paiement des dépenses, le versement des dons ou autre à moins d’avoir obtenu l’autorisation de l’autorité compétente.

Le montant maximal qui peut être accumulé dans ce compte ne doit pas dépasser la valeur totale des prix estimés. Lorsque les fonds accumulés dans le compte en devises américaines dépassent la valeur des prix à attribuer, ceux-ci doivent être transférés sur le compte de loterie en fiducie désigné en devises canadiennes. La date du transfert, le taux de change et la prime ou la perte (au cours acheteur), ainsi que les dépenses admissibles (utilisation des produits) faits à partir du compte en devises canadiennes doivent être indiqués dans le Rapport sommaire sur des jeux de bienfaisance et dans les grands livres.

Les fonds peuvent être transférés du compte en devises américaines au compte en devises canadiennes sans avoir à obtenir l’approbation préalable de l’autorité compétente; il est tenu de transférer des fonds si l’autorité compétente en fait la demande.

3.6.6. ÉTATS FINANCIERS RELATIFS AUX COMPTES DE LOTERIE EN FIDUCIE

3.6.6 A) États financiers annuels

Selon les modalités régissant les licences de loterie, les organismes doivent fournir à l’autorité compétente pertinente un état financier vérifié dans les 180 jours faisant suite à la fin de leur exercice. Le genre d’examen financier exigé dépend des revenus annuels bruts du titulaire de licence provenant de toutes les sources.

Les titulaires de licence dont les revenus annuels bruts sont inférieurs à 250 000 $ préparent les états financiers conformément aux normes établies dans le Manuel de CPA Canada.

Les titulaires de licence dont les revenus annuels bruts sont de 250 000 $ ou plus préparent les états financiers conformément aux normes établies dans le Manuel de CPA Canada, ceux-ci ayant été vérifiés par un expert-comptable.

L’autorité compétente peut exiger, en tout temps, un état financier vérifié dont les frais doivent être assumés par le titulaire de licence.

Les organismes qui font vérifier leurs états financiers par un cabinet d’experts-comptables indépendant peuvent soumettre ces états vérifiés. Ils doivent de plus fournir un rapport de mission d’examen ou un rapport du vérificateur portant sur la conformité avec les modalités et les règlements régissant leur ou leurs licences de loterie. Un expert-comptable doit préparer le rapport de conformité vérifié conformément à l’article 5815 du Manuel de CPA Canada.

Les organismes qui obtiennent moins de 250 000 $ de toutes les sources au cours de leur exercice sont tenus de fournir un état financier annuel vérifié par les deux signataires autorisés du ou des comptes de loterie en fiducie et par le conseil d’administration de l’organisme. L’autorité compétente peut, à sa discrétion, demander un rapport de conformité. Ce rapport doit être vérifié par le conseil d’administration du titulaire de licence.

Pour les salles de bingo avec mises en commun fonctionnant selon le modèle de recettes de bingo, veuillez vous reporter au chapitre 10 « Activités de jeux de bienfaisance – dans les salles de bingo avec mises en commun », 10.7.1 « Présentation des rapports ».

3.6.6 B) États financiers vérifiés sur demande

L’autorité compétente peut exiger des renseignements détaillés sur la situation financière du titulaire de licence quant à ses activités de jeu avant la date prévue de livraison d’un état financier annuel ou elle peut exiger un examen détaillé par une tierce partie. L’autorité compétente peut également exiger que le titulaire de licence lui fournisse sur demande des états financiers vérifiés au cours de la période précisée sur la licence ou selon d’autres instructions.

3.6.7. CAUTIONNEMENTS FINANCIERS

Dans le but de protéger les intérêts du public et des titulaires de licence, et de garantir que tous les prix seront attribués, l’autorité compétente peut demander aux organismes de lui fournir un cautionnement financier couvrant la valeur totale des prix.

L’autorité compétente doit exiger un cautionnement financier pour les loteries donnant droit à des prix d’une valeur fixe totale de 10 000 $ ou plus, y compris les taxes. Lorsque la valeur fixe totale des prix est de 10 000 $ ou plus, l’autorité compétente exige une lettre de crédit de soutien irrévocable comme cautionnement financier. (Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 3.6.8 « Lettres de crédit ».)

Lorsque cela est jugé approprié, l’autorité compétente peut également exiger un cautionnement financier pour les loteries donnant droit à des prix d’une valeur fixe totale inférieur à 10 000 $ lorsque les prix représente un pourcentage des ventes de billets bruts.

Les formes acceptables de garanties financières sont :

  • une lettre de crédit de soutien irrévocable d’un établissement financier reconnu acceptable par l’autorité compétente;
  • une traite bancaire ou un mandat.

Le registrateur peut préciser la forme de cautionnement financier qui doit être fournie.

Un cautionnement se rattachant à une licence municipale doit être libellé à l’ordre de la municipalité en question et un cautionnement se rattachant à une licence provinciale doit être libellé à l’ordre du ministre des Finances. Le cautionnement doit être en vigueur à partir de la date de la demande de licence et pendant au moins 45 jours après la date de’expiration de la licence. Le cautionnement financier doit indiquer le but pour lequel il est émis et prendre une forme acceptable pour l’autorité compétente.

Si un titulaire de licence est dans l’impossibilité de décerner les prix approuvés dans le cadre de la licence, l’autorité compétente peut se servir du cautionnement financier pour assurer l’attribution des prix.

L’autorité compétente retournera le cautionnement financier à l’organisme lorsqu’il aura attribué tous les prix et fourni la liste des gagnants et les rapports financiers exigés. Les organismes ont tout intérêt à s’acquitter de ces obligations au plus tôt.

Dans le cas des licences municipales, si un titulaire de licence ne peut pas attribuer les prix prévus, la municipalité concernée doit en aviser le registrateur, car cela pourrait avoir une incidence sur l’admissibilité du titulaire à une autre licence.

3.6.8. LETTRES DE CRÉDIT

Sauf pour les tirages 50/50, les autorités compétentes doivent obtenir des lettres de crédit de soutien irrévocables pour les licences accordées pour des loteries donnant droit à des prix d’une valeur totale de 10 000 $ ou plus, y compris les taxes. Des lettres de crédit peuvent également être exigées pour des prix d’une moins grande valeur. Une lettre de crédit ou autre cautionnement financier peut être nécessaire pour tirages 50/50 lorsque cela est jugé approprié.

La lettre de crédit doit :

  • être émise par un établissement financier reconnu;
  • être payable sur présentation de l’original à l’établissement financier l’ayant émise;
  • couvrir la valeur intégrale de tous les prix à attribuer, y compris tout prix offert en prime;
  • autoriser les tirages partiels;
  • être en vigueur pour un minimum de 45 jours après la date d’expiration de la licence;
  • porter une mention indiquant dans quel but elle a été émise.

L’autorité compétente peut accepter une lettre de crédit émise et payable par une tierce partie qui autorise les tirages pour l’exécution des obligations du titulaire de licence. Une lettre de garantie n’est pas un cautionnement financier acceptable. La lettre de crédit doit être payable indépendemment de tout défaut du titulaire de licence.

Le Ministère ou l’autorité compétente ne doit pas être tenu, lorsqu’un paiement est tiré sur la lettre de crédit, de déclarer que les montants payés seront conservés ou utilisés pour l’exécution de toute obligation ou de toute entente entre l’autorité compétente et le titulaire de licence.

L’autorité compétente retournera la lettre de crédit au titulaire de licence une fois qu’il aura attribué les prix et fourni la liste des gagnants et un rapport financier. Si un titulaire de licence ne peut pas attribuer les prix approuvés dans le cadre de la licence, l’autorité compétente peut se servir de la lettre de crédit pour l’attribution des prix.

Si un titulaire de licence ne peut pas attribuer les prix prévus, la municipalité concernée doit en aviser le registrateur. L’incapacité du titulaire de licence à attribuer les prix pourrait avoir une incidence sur son admissibilité à toute autre licence.

3.6.9. RAPPORTS FINANCIERS NORMALISÉS

Les titulaires de licence doivent préparer avec soin des rapports financiers normalisés pour chaque genre de loterie. Ces rapports doivent être déposés auprès de l’autorité compétente, conformément aux exigences relatives à la présentation de rapports dans les modalités régissant la licence de loterie. Les autorités compétentes doivent en signaler les incohérences à la CAJO.

Le titulaire de licence est tenu de remettre à l’autorité compétente un rapport mensuel qu’aura vérifié son conseil d’administration. Le rapport doit indiquer toutes les dépenses payées avec les produits tirés des activités de jeux de bienfaisance, selon les prescriptions du registrateur, et être déposé dans les 30 jours suivant la fin du mois qu’il vise.

Lorsqu’il existe une association d’organismes de bienfaisance (AOB), elle doit remettre aux autorités compétentes et au registrateur un rapport financier mensuel dans les 30 jours suivant la fin du mois. Le rapport doit fournir les renseignements voulus, notamment toutes les activités de loterie pourvues d’une licence qui ont eu lieu dans la salle de bingo. De plus amples détails sont fournis au chapitre 10.

3.6.10. TRANSFERT ÉLECTRONIQUE DE FONDS (TÉF)

Le TÉF permet de transférer électroniquement des fonds d’un compte à l’autre. Peuvent se servir du TÉF :

  • par un titulaire de licence pour payer des dépenses, déposer de l’argent dans son compte en fiducie désigné ou répartir les produits nets générés par les loteries entre les bénéficiaires admissibles;
  • par l’AOB pour payer des dépenses, déposer de l’argent dans son compte en fiducie désigné consolidé (CFDC) ou répartir les produits nets générés par les activités de jeux de bienfaisance entre ses organismes membres.

Les dispositions s’appliquant aux titulaires de licence et aux AOBs qui choisissent d’avoir recours au TÉF se trouvent dans les Modalités de gestion et d’administration financières des salles de bingo avec mises en commun (4242). En général :

  • les titulaires de licence décident, en fonction de leurs actes constitutifs, d’avoir recours ou pas au TÉF.
  • Une AOB obtient l’autorisation par écrit de chaque organisme membre qui est d’accord avec l’utilisation du TÉF. Chaque organisme participant qui désire recevoir des fonds par voie électronique fournit à l’AOB son information bancaire, approuvé par deux (2) signataires autorisés, pour chaque compte de loterie en fiducie désigné.
  • L’AOB désigne quatre (4) membres véritables pour administrer les fonds transférés par voie électronique et être les signataires autorisés de l’AOB. Les quatre (4) membres véritables représentent quatre (4) organismes membres de l’AOB. Chaque titulaire de licence désigne au moins trois (3) membres véritables pour administrer les fonds transférés par voie électronique et être les signataires autorisés du titulaire de licence.
  • Le titulaire de licence ou AOB veillent à ce que le système de TÉF de leur institution financière puisse accepter une double autorisation électronique, car deux des membres véritables qui ont été désignés pour administrer le TÉF doivent autoriser le transfert de fonds.
  • Le titulaire de licence ou l’AOB obtiennent auprès de l’institution financière des rapports confirmant le transfert électronique de fonds et résumant les anomalies, le cas échéant.
  • Ces rapports sont examinés et signés par un des membres véritables désignés pour administrer les TÉF qui n’a pas apposé sa signature sur l’autorisation initiale du transfert de fonds. Le signataire autorisé prépare un rapport sommaire indiquant toute anomalie dans le rapport reçu de l’institution financière et le soumet au conseil d’administration du titulaire de licence ou de l’AOB.

3.6.10 A) Services bancaires électroniques interdits

Le titulaire de licence et l’AOB ne doivent pas se servir d’autres services bancaires électroniques, comme :

  • les guichets automatiques bancaires,
  • les cartes de débit,
  • les services bancaires en ligne,
  • le service bancaire par téléphone.

3.6.10 B) Utilisations inappropriées du transfert électronique de fonds

Un transfert électronique de fonds ne doit pas servir à payer certaines dépenses, dont :

  • le remboursement des menues dépenses d’un membre véritable,
  • les droits de licence,
  • la salaire de l’administrateur de l’AOB.

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