Obligations des fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu (fournisseurs de services relatifs au jeu)

(1) veiller à ce que tous les billets à fenêtres vendus soient conformes aux parties 1 à 9 des présentes normes, avant leur remise aux organismes de bienfaisance autorisés, aux vendeurs de billets à fenêtres inscrits ou aux exploitants d’une salle de bingo;

(2) vérifier s’il existe bien un contrat écrit entre l’organisme de bienfaisance autorisé et le vendeur de billets à fenêtres, ce contrat pouvant être résilié par l’une ou l’autre des parties, sur préavis écrit donné au moins 90 jours civils avant l’expiration de la licence, la résiliation prenant effet à la date d’expiration de la licence, ou instantanément en cas de révocation ou de suspension de la licence de l’organisme de bienfaisance ou de l’inscription du vendeur de billets à fenêtres;

(3) veiller à ce que le contrat écrit mentionné à l’alinéa renferme une disposition aux termes de laquelle si un vendeur de billets à fenêtres cesse de vendre des billets au nom d’un certain organisme autorisé, il devra verser toutes les recettes perçues à l’organisme précédent avant de commencer à effectuer des ventes au nom d’un nouvel organisme;

(4) veiller à ce qu’en cas de changement d’organisme de bienfaisance tel que décrit à l’alinéa 3), le fournisseur de services relatifs au jeu présente un rapprochement complet à l’organisme de bienfaisance précédent;

(5) veiller à ce que le vendeur de billets à fenêtres respecte les exigences des parties 21 et 22 des présentes normes et les conditions de la licence de l’organisme de bienfaisance;

(6) consigner au moins les renseignements suivants et les communiquer à l’organisme de bienfaisance autorisé tous les mois :

1. les nom, adresse et numéro d’inscription de tous les vendeurs de billets à fenêtres dont le fournisseur de services assure la gestion au nom de l’organisme de bienfaisance;
2. le nombre de tranches de billets à fenêtres vendues par chaque vendeur de billets à fenêtres, par numéro de série et par genre et style de billets;
3. le nombre de tranches que chaque vendeur de billets à fenêtres a en stock à son point de vente.

(7) déposer auprès du registrateur un rapport de mission d’examen et les états financiers les plus récents au moment de leur renouvellement d’inscriptions(s);

(8) mettre en oeuvre un système de contrôle interne capable de garantir de façon raisonnable :

1. que les comptes et les rapports financiers sont exacts, fiables et établis à temps;
2. qu’il existe des mécanismes leur permettant d’assurer le suivi des tranches de billets à fenêtres vendues à leurs clients et de rendre compte de toutes les tranches de billets à fenêtres achetées, vendues ou en stock, ainsi que de toute quantité manquante;
3. que les risques d’erreur et de fraude sont réduits au minimum;
4. que les fonctions, tâches et responsabilités sont séparées comme il se doit;
5. que l’actif est protégé;
6. que tout est fait pour assurer un bon fonctionnement.

(9) Les fournisseurs de services relatifs au jeu peuvent être appelés à faire examiner leur système de contrôle interne par un expert-comptable, pour vérifier s’il est conforme aux critères énumérés à l’alinéa 8); le cas échéant, ils doivent présenter le rapport de l’expert-comptable au registrateur dans les trois (3) mois qui suivent. Dans son rapport, l’expert-comptable doit indiquer s’il a constaté la mise en oeuvre des mesures propres à réaliser les objectifs de contrôle interne exposés à l’alinéa et signaler toute insuffisance.