8.0 Tenue de documents

8.1 Les titulaires de licence veillent à la tenue, à la conservation pendant au moins trois (3) ans ou plus longtemps si d’autres lois et règlements l’exigent, ainsi qu’à la mise à la disposition de la CAJO, conformément aux exigences de notification ou sur demande, des documents suivants, conformément aux exigences de notification (MODIFIÉE en juin 2022) :

1. Dossiers des employés contenant leur nom, leur adresse, leurs principales responsabilités professionnelles, leur horaire de travail, leurs activités de formation, les résultats de la vérification auprès du Centre d’information de la police canadienne et leur période d’emploi.
2. Documents répertoriant tout le cannabis du magasin autorisé, y compris le cannabis acheté directement à la SOC et le cannabis transféré d’un autre magasin de détail autorisé exploité par le titulaire de licence. À tout le moins, ces documents contiennent des renseignements sur ce qui suit :
   
   1. [Supprimé en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].      
   2. [Supprimé en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].
   3. Transactions de vente effectuées au magasin, en ligne ou par téléphone, autorisé et identité des employés responsables.
   4. Cannabis détruit. Les documents concernant le cannabis détruit contiennent, à tout le moins :
      
      1. [Supprimé en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].
      2. [Supprimé en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].
      3. [Supprimé, mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la plateforme de rapport de données sur les points de vente].
      4. un certificat de destruction si celle-ci a été effectuée par un tiers
      5. [Supprimé en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].
      6. [Supprimé en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].
      7. la raison de la destruction du produit
      8. la méthode de destruction.
3. [Supprimé en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].
4. Documents pouvant être exigés en cas de rappel d’un produit de cannabis.
5. Documents démontrant que le titulaire de licence se conforme aux articles 7 et 8 de la Loi de 2017 sur le contrôle du cannabis, qui interdisent la vente de cannabis aux personnes de moins de 19 ans ainsi qu’aux personnes qui semblent être en état d’intoxication;
6. [Supprimé en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].
7. [Supprimé en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].
8. Registre du nom et de l’adresse de l’acheteur ainsi que de l’adresse résidentielle à laquelle le cannabis a été livré. (MODIFIÉE en mars 2022)
9. Registres du (des) magasin (s) autorisé (s) dont un gérant de magasin est responsable. (NOUVEAU en mars 2021)
10. En cas de conclusion d’une entente ou de l’acceptation d’un article, d’un avantage ou d’un service conformément à la norme 6.5, les titulaires de licence veillent à la conservation des dossiers suivants (NOUVEAU en juin 2022) :
    
    1. une copie de l’entente;
    2. la description de l’article, de l’avantage ou du service;
    3. la date de réception de l’article, de l’avantage ou du service;
    4. le nom du producteur autorisé et de son représentant;
    5. la juste valeur marchande de l’article, de l’avantage ou du service.

8.2 Les titulaires de licence procèdent à l’inventaire complet du cannabis au moins une fois par mois ou à la demande de la CAJO.

 Tout rajustement apporté aux registres d’inventaire après la tenue d’un inventaire doit être consigné dans le système de point de vente. [Modifié en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente]

.8.3 Les titulaires de licence veillent à la mise en place de mesures raisonnables pour protéger les données et l’intégrité des données, y compris les systèmes de point de vente et de commerce électronique.

8.4 Les systèmes de point de vente et de commerce électronique sont certifiés par un organisme reconnu de l’industrie, comme PCI ou ISO, et intègrent des fonctions de consignation pour la surveillance de l’accès et des modifications au système.

8.5 Les titulaires de licence doivent avoir un système de point de vente en place qui, au minimum, saisira les enregistrements de tout le cannabis et de toutes les transactions de cannabis dans le magasin autorisé, et qui saisira les enregistrements requis pour permettre au titulaire de licence de participer à tout système national de suivi du cannabis établi en vertu de l’article 81 de la Loi sur le cannabis du Canada. [Nouveau en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].

8.6 Le système de point de vente du titulaire de licence doit être configuré pour la Solution de collecte de données automatisée et intégré à celle-ci. [Nouveau en mai 2023 dans les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis utilisant la Plateforme de soumission des données pour les points de vente].