4.0 Exigences relatives à la demande

A la fin de ce guide, vous trouverez les questions relatives à la demande de financement du Fonds pour l’information, la formation et la sensibilisation. Ces questions doivent être utilisées parallèlement aux exigences de la proposition figurant dans ce guide pour rédiger votre demande.

4.1 Détails du projet et plan de travail

Les demandeurs doivent fournir une description détaillée du projet et doivent faire la démonstration :

• du besoin du projet proposé;
• des objectifs du projet; et
• des détails sur la manière dont leur projet répond aux objectifs de financement du Fonds pour l’information, la formation et la sensibilisation de la CAJO, tels que décrits dans la section 2.0.

En plus de fournir des informations sur le projet, les demandeurs doivent soumettre un plan de travail qui décrit la manière dont le projet proposé sera réalisé. Le plan de travail doit démontrer une approche permettant de réaliser tous les aspects du projet. Le plan de travail comprend les éléments suivants :

• Les dates de début et de fin proposées ainsi que les étapes clés marquant l’achèvement des phases de travail, et la soumission du rapport final à la CAJO. De plus, les demandeurs doivent préciser toutes les dates qui ont été fixées à l’externe et dont le non-respect aurait une incidence sur le résultat du projet;
• les tâches et les activités qui seront réalisées pour mener le projet à terme ainsi que les échéances connexes; et
• une indication de la personne responsable de la réalisation des activités.

4.2 Évaluation des projets

Les demandeurs sont tenus de fournir un plan d’évaluation significatif dans le cadre de leur demande.
Le demandeur doit démontrer comment le projet entend atteindre ses objectifs déclarés, tels qu’ils sont décrits dans l’aperçu du projet et le plan de travail. Les demandeurs devront fournir les détails suivants :

• les mesures qui seront utilisées pour refléter le rendement du projet (par exemple, le taux de satisfaction, les téléchargements, le taux de fréquentation) et leurs objectifs prévus pour indiquer la réussite du projet;
• les paramètres spécifiques qui seront utilisés pour mesurer le rendement et la réussite du projet dans la réalisation de ses objectifs (par exemple, sondages, statistiques, autres processus de rétroaction).

Les demandeurs retenus doivent présenter des rapports à la CAJO sur les initiatives financées à des intervalles qui seront établis dans l’entente de financement pour que la CAJO puisse surveiller et évaluer l’efficacité, la pertinence et la valeur des projets financés par le Fonds pour l’information, la formation et la sensibilisation. Un rapport final d’évaluation du projet devra également être fourni à la fin de période de financement accordé au demandeur. Le rapport devra contenir des renseignements sur les mesures de rendement et les objectifs, les finances, l’utilisation des fonds ainsi que les réussites et les problèmes liés au projet.

4.3 Budget du projet et renseignements financiers

Les demandeurs doivent présenter un budget pour le projet. Le budget du projet doit montrer que les fonds alloués par la CAJO seront utilisés efficacement et que le projet est financièrement viable. La demande doit contenir les renseignements suivants :

• le coût des principales activités du plan de travail;
• de l’information sur les autres sources de financement, le cas échéant;
• de l’information sur les dépenses prévues; et
• une justification détaillée de chaque activité du plan de travail pour permettre à la CAJO d’évaluer tous les coûts et de déterminer si les fonds demandés sont pertinents pour la réalisation du projet.

Remarque : selon le projet proposé, le financement approuvé peut être alloué en versements périodiques en fonction de l’achèvement des étapes clés. Le paiement final, égal à 10 % du budget total, sera versé sur présentation du rapport d’évaluation final.

Coûts admissibles

Les coûts admissibles doivent être directement liés au projet. Ils doivent être raisonnables et nécessaires à la réalisation du projet. La décision définitive concernant l’admissibilité des coûts revient à la CAJO. Voici la liste des coûts admissibles :

• coûts d’administration du projet, y compris les salaires et les avantages de l’équipe du projet (ne doit pas dépasser 15 % du budget total);
• coûts de planification et d’élaboration (p. ex. coûts d’élaboration et de mise en œuvre du projet, une fois qu’il a été approuvé);
• coûts de production (p. ex. conception créative, conception graphique, impression, traduction)
• honoraires d’experts-conseils et dépenses connexes (p. ex. coûts de consultation en gestion, en formation ou en enseignement);
• coûts de marketing et de communication (p. ex. coûts associés à la promotion et à la tenue d’activités directement liées au projet);
• coûts des réunions nécessaires à la réalisation du projet;
• frais de déplacement, de repas et d’accueil conformes aux directives et aux politiques du gouvernement de l’Ontario;
• coûts des produits et des services liés au projet, y compris les coûts de location d’équipement (p. ex. pour les réunions, les ateliers et les activités);
• coûts pour l’achat d’espace dans les médias ou la publicité dans le cadre d’une campagne;
• coûts d’évaluation.

Coûts non admissibles

Les dépenses suivantes ne seront pas couvertes, même si elles sont liées au projet :

• coûts liés aux assemblées générales annuelles, aux déficits du budget de fonctionnement, aux droits d’adhésion, aux activités de financement et aux réunions de comités et politiques;
• dépenses en immobilisations;
• coûts d’achat de mobilier, d’agencements et d’autre équipement;
• coûts d’administration non liée au projet, y compris les coûts indirects de l’organisme (p. ex. hypothèque, loyer et assurance d’exploitation);
• coûts couverts par d’autres mesures financières gouvernementales;
• les dépenses imprévues ou les frais divers non justifiés; et
• dépenses engagées avant la réception de l’approbation écrite de financement de la CAJO.

4.4 Information et capacité de l’organisation

Les demandeurs doivent décrire l’activité principale ou le domaine d’activité de l’organisation. Veuillez inclure des informations sur le mandat opérationnel de l’organisation. Les informations supplémentaires à fournir comprennent le nom de l’organisation, son adresse, sa structure de gouvernance, des exemples de réalisation de projets similaires dans le passé, ainsi qu’une copie des derniers états financiers vérifiés de l’organisation.

4.5 Information et capacité de l’équipe de projet

Les demandeurs doivent inclure le nom d’un contact principal pour les aspects de financement et la communication avec la CAJO, en plus d’une description des rôles et responsabilités des personnes chargées de la réalisation de l’initiative proposée, y compris l’administration des fonds du Fonds des ordres de paiement d’amendes.

Les demandeurs sont également tenus de fournir des informations sur tout partenariat, collaboration ou engagement des intervenants supplémentaires dans le projet, y compris sur leur rôle et leur contribution, sur les éventuelles conditions contractuelles en vigueur entre les parties et sur la manière dont leurs partenaires seront reconnus pour leur contribution. Le demandeur doit clairement démontrer les avantages de la collaboration pour assurer le succès du projet.