Étapes à suivre pour obtenir une autorisation préliminaire :
- Le demandeur soumet une lettre d’intention au registrateur déclarant son intention d’exploiter un hippodrome.
- Le registrateur fait parvenir au demandeur les formulaires de demande requis ainsi que l’information et les exigences relatives à l’obtention d’une autorisation préliminaire.
- Le demandeur soumet tous les documents requis pour l’étape 1 décrits à l’annexe A.
- Les documents sont évalués par l’administration pour :
- déterminer une estimation préliminaire des droits de licence comme l’exige le paragraphe 12(3) de la Loi;
- faire une évaluation préliminaire de l’exhaustivité des documents.
- Le demandeur est avisé par lettre des droits exigés et de toute autre exigence en matière de dépôt de documents. Remarque : les droits constituent une estimation des frais des demandes de renseignements. À toute étape de l’enquête, en particulier à la réception de nouveaux documents soumis sur la propriété et le financement, le registrateur peut déterminer que toute partie inutilisée des droits payés sera remboursée au demandeur à la fin de l’enquête.
- Une fois tous les documents nécessaires soumis et les droits reçus, le dossier est acheminé à l’Unité des enquêtes de la CAJO qui réalise une enquête de diligence raisonnable.
- À partir des documents soumis et des résultats de l’enquête, le registrateur prend une décision sur l’aptitude du demandeur à recevoir une licence. S’il est approuvé, le demandeur recevra une autorisation préliminaire de licence d’exploitation d’un hippodrome.
Si le registrateur décide de ne pas autoriser la demande, il émettra un avis d’ordonnance envisagée déclarant son refus de délivrer une licence, et le demandeur dispose alors de 15 jours pour demander une audience relativement à ce refus.
Diffusion de la demande
Une fois le registrateur convaincu de la capacité du demandeur à détenir une licence, la demande est diffusée dans l’industrie. Les participants de l’industrie sont invités à fournir des commentaires (par écrit) avant une date établie. Tous les commentaires sont soumis au demandeur. Le registrateur peut aussi déterminer d’autres moyens d’obtenir des commentaires, comme la tenue d’un forum public.
L’objectif de cette diffusion publique est de fournir au registrateur plus d’information afin qu’il puisse prendre sa décision quant à l’autorisation finale et à la délivrance d’une licence au demandeur.
Émission de l’autorisation préliminaire
L’autorisation préliminaire est émise sous forme de lettre et précise certaines conditions qui doivent être respectées avant l’émission d’une autorisation finale de licence d’exploitation d’un hippodrome. Le demandeur doit également accepter les conditions de l’autorisation préliminaire qui comprennent notamment :
- la soumission d’une partie ou de la totalité des documents énumérés à l’étape 2 de l’annexe A, Documents requis;
- le consentement du demandeur à ce que la demande fasse l’objet d’un forum public;
- l’engagement à construire de nouvelles installations selon les normes et à la satisfaction l’administration;
- la déclaration de tout nouvel investisseur ou propriétaire en vue d’une enquête de diligence raisonnable;
- l’approbation des dates de courses;
- l’approbation des plans de sécurité de la zone de l’avant-dernier droit par l’administration;
- l’approbation du plan d’entretien de l’hippodrome par l’administration;
- l’état de préparation de la piste – les documents attestant que la piste est prête pour les courses et qu’elle a été inspectée et approuvée par les groupes locaux de professionnels du cheval et par l’administration.
Le registrateur collabore avec le demandeur pour fixer la date de soumission de certaines exigences selon les conditions relatives aux jalons du plan de projet soumis à la CAJO.
Étapes à suivre pour obtenir une autorisation finale
Le demandeur travaille avec le registrateur et l’administration pour satisfaire aux conditions établies dans la lettre d’autorisation préliminaire. Le registrateur peut à tout moment exiger d’autres documents, au besoin, pour s’assurer de la capacité du demandeur à détenir une licence.