8.0 Tenue de documents

8.1 Les titulaires de licence veillent à la tenue, à la conservation pendant au moins trois (3) ans ou plus longtemps si d’autres lois et règlements l’exigent, ainsi qu’à la mise à la disposition de la CAJO, conformément aux exigences de notification ou sur demande, des documents suivants, conformément aux exigences de notification (MODIFIÉE en juin 2022):

1. Dossiers des employés contenant leur nom, leur adresse, leurs principales responsabilités professionnelles, leur horaire de travail, leurs activités de formation, les résultats de la vérification auprès du Centre d’information de la police canadienne et leur période d’emploi.
2. Documents répertoriant tout le cannabis du magasin autorisé, y compris le cannabis acheté directement à la SOC et le cannabis transféré d’un autre magasin de détail autorisé exploité par le titulaire de licence. À tout le moins, ces documents contiennent des renseignements sur ce qui suit :
   
   1. Cannabis acheté et reçu par le titulaire de licence pour la vente dans le magasin autorisé.
   2. Cannabis retourné à la SOC ou à un producteur autorisé.
   3. Transactions de vente effectuées au magasin, en ligne ou par téléphone, autorisé et identité des employés responsables.
   4. Cannabis détruit. Les documents concernant le cannabis détruit contiennent, à tout le moins :
      
      1. le nom et l’adresse du magasin de vente au détail de cannabis autorisé
      2. la date et l’heure de la destruction
      3. le nom de la personne responsable de la destruction (si elle a été effectuée par le titulaire de licence) ou de l’entreprise responsable de la destruction (si elle a été effectuée par un tiers)
      4. un certificat de destruction si celle-ci a été effectuée par un tiers
      5. l’unité de gestion des stocks et la catégorie du produit détruit
      6. la quantité de produit détruite
      7. la raison de la destruction du produit
      8. la méthode de destruction.
3. Documents exigés du titulaire de licence pour qu’il figure dans un système de suivi du cannabis mis sur pied conformément à l’article 81 de la Loi sur le cannabis du Canada.
4. Documents pouvant être exigés en cas de rappel d’un produit de cannabis.
5. Documents démontrant que le titulaire de licence se conforme aux articles 7 et 8 de la Loi de 2017 sur le contrôle du cannabis, qui interdisent la vente de cannabis aux personnes de moins de 19 ans ainsi qu’aux personnes qui semblent être en état d’intoxication;
6. Documents concernant le cannabis utilisé à des fins de présentation. Ces documents précisent ce qu’il advient du produit une fois qu’il ne sert plus à la présentation.
7. Les titulaires de licence doivent s’assurer que le rapport fédéral mensuel et le rapport mensuel des ventes sont complets et mis à la disposition de la CAJO, conformément aux exigences de notification. (MODIFIÉE en décembre 2019)
8. Registre du nom et de l’adresse de l’acheteur ainsi que de l’adresse résidentielle à laquelle le cannabis a été livré. (MODIFIÉE en mars 2022)
9. Registres du (des) magasin (s) autorisé (s) dont un gérant de magasin est responsable. (Nouveau en mars 2021)
10. En cas de conclusion d’une entente ou de l’acceptation d’un article, d’un avantage ou d’un service conformément à la norme 6.5, les titulaires de licence veillent à la conservation des dossiers suivants (Nouveau en juin 2022) :
    
    1. une copie de l’entente;
    2. la description de l’article, de l’avantage ou du service;
    3. la date de réception de l’article, de l’avantage ou du service;
    4. le nom du producteur autorisé et de son représentant;
    5. la juste valeur marchande de l’article, de l’avantage ou du service.

8.2 Les titulaires de licence procèdent à l’inventaire complet du cannabis au moins une fois par mois ou à la demande de la CAJO.

Tenir un journal des résultats de l’inventaire et informer la CAJO de toutes les anomalies conformément à la matrice de notification et les mettre à la disposition de la CAJO sur demande.

8.3 Les titulaires de licence veillent à la mise en place de mesures raisonnables pour protéger les données et l’intégrité des données, y compris les systèmes de point de vente et de commerce électronique.

8.4 Les systèmes de point de vente et de commerce électronique sont certifiés par un organisme reconnu de l’industrie, comme PCI ou ISO, et intègrent des fonctions de consignation pour la surveillance de l’accès et des modifications au système.