5.1
- l’AOB fait le rapprochement du CFDC et prépare un rapport mensuel à l’intention de ses organismes membres. Le rapport porte sur tout le mois.
- chaque titulaire de licence fait le rapprochement de son compte de loterie en fiducie désigné et prépare un rapport mensuel à l’intention de son conseil d’administration. Le rapport porte sur tout le mois.
5.2 Après chaque activité de jeux de bienfaisance, les titulaires de licence fournissent à l’AOB un rapport financier indiquant les résultats détaillés de chaque activité. Ce rapport doit renfermer au moins les renseignements suivants :
- les recettes brutes et les prix du bingo
- les recettes brutes et les prix des billets à fenêtres
- les droits de licence
- les menues dépenses remboursées.
5.3 L’AOB prépare à l’intention des autorités compétentes et du registrateur un rapport financier mensuel (Rapport de l’association d’organismes de bienfaisance). Ce rapport est fourni 30 jours après la fin du mois et renferme au moins les renseignements suivants :
- les recettes brutes pour chaque genre de loterie mise sur pied
- les prix décernés pour chaque genre de loterie mise sur pied
- les droits de licence pour le mois
- les menues dépenses remboursées pour chaque activité
- les dépôts totaux pour la période
- les déficits pour chaque activité
- l’information sur le fonds de commercialisation
- les frais d’administration
- la TVH
- les autres recettes attribuées à l’exploitant de salle de bingo (y compris les commissions provenant de la vente de produits de la Société des loteries et des jeux de l’Ontario (OLG), de nourriture et de boissons, les recettes générées par la vente d’autres biens ou services fournis aux clients et des recettes découlant de la présence des joueurs, notamment les revenus tirés de la publicité)
- le montant versé à l’exploitant déduction faite de la part des autres recettes (décrites précédemment) qui revient à l’AOB
- le montant mis à la disposition des organismes membres de l’AOB.
- la liste des organismes membres de l’AOB et les parts fournies à chacun.
Sur demande, le rapport est accompagné de copies des relevés bancaires, des bordereaux de dépôt, des copies des chèques libellés à l’ordre des organismes membres de l’AOB et d’un dossier papier pour tous les TÉF.
5.4 L’AOB fournit annuellement à l’autorité chargée de la délivrance des licences un état financier vérifié par un cabinet d’experts comptables financiers indépendant, conformément au chapitre 5815 du Manuel de CPA Canada, « Rapports spéciaux – rapports d’audit sur la conformité à des dispositions contractuelles, légales ou réglementaires ». Les états financiers sont signés au nom du conseil d’administration de l’AOB et renferment des détails sur toutes les activités de jeux de bienfaisance administrées par l’AOB. Les états financiers portent sur l’exercice de l’AOB.
5.5 Les organismes membres de l’AOB sont responsables de tout déficit résultant de l’exploitation d’une activité de jeux de bienfaisance par un des organismes membres, et le déficit est indiqué dans le rapport financier. Les déficits résultant d’actes posés par l’exploitant de salle de bingo ou ses employés sont la responsabilité de l’exploitant. Les montants manquants sont versés à l’organisme membre mettant sur pied l’activité de jeux de bienfaisance et sont inclus dans le dépôt net pour l’activité en question.
5.6 L’administrateur de l’AOB s’assure que les titulaires de licence sont en mesure de verser les prix à décerner pour chaque activité de jeux de bienfaisance mise sur pied.
5.7 Le titulaire de licence fournit à l’autorité chargée de la délivrance des licences un rapport mensuel vérifié par le conseil d’administration du titulaire de licence, qui précise toutes les dépenses payées à même les produits générés par l’activité de jeux de bienfaisance, comme le prescrit le registrateur. Le rapport mensuel est déposé dans les 30 jours de la fin du mois sur lequel porte le rapport.
5.8 L’AOB et les titulaires de licence tenus de le faire déposent leurs états financiers auprès de l’autorité chargée de la délivrance des licences dans les 180 jours de la fin de l’exercice.
5.9 Chaque titulaire de licence dépose auprès de l’autorité chargée de la délivrance des licences les rapports sur le respect des modalités, conformément aux modalités régissant les licences de loterie, dans les 180 jours de la fin de l’exercice du titulaire de licence.
5.10 Dès que l’AOB a déposé les rapports auprès de l’autorité chargée de la délivrance des licences, elle en met des copies à la disposition de ses organismes membres.