Vue d’ensemble

Les exploitants de magasins de vente au détail de cannabis doivent s’assurer de suivre et de présenter correctement les données d’inventaire et de vente requises. Ils sont tenus de soumettre un rapport mensuel sur la vente au détail dans un rapport intégré pour la vente au détail de cannabis concernant chaque magasin autorisé qui était opérationnel au cours du dernier mois terminé avant 23 h 59 le 5 du mois suivant. Ce rapport doit être effectué par le biais du portail en ligne iCAJO en utilisant le compte approprié associé à chaque licence qui était active à tout moment de la période de rapport.

Le rapport intégré pour la vente au détail de cannabis regroupe différents rapports réglementaires, qui sont contenus dans des onglets distincts (onglets de sous-rapport), en un seul rapport mensuel sur la vente au détail à soumettre. Chacun des onglets de sous-rapport suivant correspond à différentes exigences réglementaires et est requis par la CAJO en vue de soutenir l’assurance de conformité réglementaire :

  1. Fédéral
  2. Ventes mensuelles
  3. Rajustement des stocks
  4. Destructions
  5. Transferts inter-maga.-entrants
  6. Transferts inter-maga.-sortants

Ce rapport comporte des onglets supplémentaires, tels que « Page de renvoi », « Aperçu-détaillant » et « Détails-écarts », pour aider les opérateurs à évaluer et à examiner leurs données avant de les soumettre à la CAJO.

Vous pouvez télécharger le dernier modèle de rapport intégré pour la vente au détail de cannabis ici :

Rapport intégré pour la vente au détail de cannabis (fichier MS Excel)

Lignes directrices et spécifications générales en matière de rapports

Les titulaires de licence doivent se conformer aux lignes directrices et spécifications suivantes lorsqu’ils remplissent et soumettent un rapport intégré pour la vente au détail de cannabis :

  • Le modèle le plus récent doit être utilisé lors de la soumission d’un rapport (vous pouvez l’obtenir en utilisant le lien ci-dessus).
  • Ne modifiez pas les en-têtes/descriptions de colonnes dans les onglets (c’est à dire, ne modifiez pas la langue du rapport, n’ajoutez pas de colonnes ou ne fusionnez pas les cellules).
  • Ne supprimez ni n’ajoutez de lignes aux onglets du rapport.
  • Ne fournissez les informations qu’en respectant les exigences du rapport. Ne fournissez pas d’informations supplémentaires non requises.
  • Lors de la saisie de données, les caractères spéciaux ne doivent pas être utilisés dans les colonnes réservées aux valeurs (seuls les points décimaux sont acceptables, mais pas dans les colonnes des aux unités).
  • Indiquez tous les montants en dollars canadiens ($CAN).
  • Si la question à laquelle vous devez répondre comporte un menu déroulant, utilisez l’option de liste déroulante pour sélectionner une réponse sans avoir besoin de la saisir (lorsque vous cliquez dans la cellule, un petit bouton fléché apparaît sur le côté droit de la cellule pour permettre de sélectionner une réponse parmi les options proposées). Les cellules qui affichent « Sélectionnez AAAA/MM » et « Sélectionnez Oui/Non » font partie se ces types de réponses.
  • Le modèle contient une mise en forme conditionnelle. Si une cellule contient des informations non conformes aux exigences, elles seront surlignées en rouge. Les cellules rouges indiquent les zones qui doivent être examinées, ou qui nécessitent des corrections ou des rajustements jusqu’à ce que le surlignage disparaisse.

Lors du référencement et du suivi de leur inventaire, tous les titulaires de licence doivent se conformer aux directives ci-dessous :

  • Les magasins autorisés doivent suivre et déclarer toutes les transactions pertinentes liées aux produits de cannabis qu’ils achètent auprès de la Société ontarienne du cannabis (SOC).
  • Ainsi, les exploitants peuvent envisager d’utiliser un système de point de vente (PDV) qui intègre ou s’interface avec un système d’inventaire permanent électronique ou logiciel qui aide à suivre tous les produits qu’un magasin autorisé achète, stocke ou vend. 
  • Les exploitants de magasins de vente au détail titulaires d’une licence recevront l’unité de gestion des stocks (UGS) des produits de la SOC pour chaque produit qu’ils achètent auprès de la SOC dans le cadre d’un catalogue de produits régulièrement mis à jour. 
  • Les magasins autorisés doivent utiliser l’UGS des produits de la SOC comme référence clé dans leur système de PDV et de suivi des stocks. Le code-barres/code universel des produits (CUP) doit être utilisé comme identifiant secondaire.
  • Seuls les produits du cannabis doivent être déclarés. Tous les accessoires de cannabis doivent être exclus (en général, les UGS de produits de la SOC commencent par « 2 »).
  • Les magasins autorisés ne doivent déclarer et soumettre des informations que pour les produits du cannabis qu’ils avaient en stock au cours de la période de rapport donnée. Il n’est pas nécessaire de déclarer tous les produits du cannabis achetés au cours de ses activités, à chaque période de rapport.

Le calcul des valeurs mentionnées dans le rapport doit être effectué selon les directives suivantes :

  • Les titulaires de licence doivent déclarer les (UGS) dans la même quantité et la même mesure pour chacune des unités dans lesquelles elles ont été achetées. Une unité désigne l’unité de base d’un produit. Aucune UGS de pack ne sera utilisée pour ces mesures. Par exemple, si un produit est acheté par un détaillant comme une caisse de 12 unités, cette caisse aurait un total de 12 unités. Lors de la présentation du rapport à la CAJO à chaque période, les magasins autorisés doivent noter et soumettre leurs chiffres d’inventaire en fonction du nombre total d’unités ayant une UGS précise. Les quantités (en unités) doivent être saisies dans les colonnes Unités des onglets de rapport individuel du rapport intégré pour la vente au détail de cannabis.
  • Si un magasin autorisé ne dispose pas de chiffres à saisir dans le rapport, il doit entrer une valeur de zéro (0) dans la cellule. Par exemple, un magasin de vente au détail de cannabis n’a entré aucun retour de produits de la part des clients au cours d’une période de rapport précise. Dans ce cas, il n’existe pas de valeur à déclarer, et la valeur saisie dans la colonne « Retours des clients - Unités » doit être zéro (0).

Assurez-vous que le nom du fichier corresponde au format : « CRSA#_CAN_MMAA » (par exemple, « CRSA1234567_CAN_0121 »), comme il est indiqué sur la « Page d’accueil » du rapport, où :

  • CRSA# : Numéro d’autorisation du magasin de vente au détail de cannabis (AMVD).
  • MM : Mois (format numérique).
  • AA : Année (deux derniers chiffres de l’année).

Exigences en matière de rapidité

Les magasins de vente au détail de cannabis titulaires d’une licence doivent soumettre leurs rapports mensuels de vente au détail dûment remplis dans un rapport intégré pour la vente au détail de cannabis par le biais de leur compte iCAJO au plus tard à 23 h 59 le 5e jour de chaque mois civil. Toutes les données contenues dans ce rapport doivent s’étendre de 0 h 1 le premier jour de la période de rapport (mois civil) à 23 h 59 le dernier jour de la période de rapport.

Les exploitants de magasins de vente au détail titulaires d’une licence doivent veiller à ce que leurs magasins de vente au détail de cannabis autorisés soumettent un rapport une fois que leurs autorisations ont été délivrées, quel que soit leur statut (p. ex., suspendu ou révoqué).

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